關于強化電子檔案管理工作的探討

孫玉磊

摘 要：近年來計算機技術和互聯網技術取得了較快的發展，并在各行各業中進行廣泛應用。信息技術在檔案工作中的應用，催生了電子檔案。電子檔案的出現，給傳統檔案工作帶來了顛覆式的革命。在電子檔案管理工作中，不僅有效的避免了傳統檔案管理工作中的一些弊端，而且檔案管理工作效率和工作質量大幅度提升，為檔案資源的有效利用起到了積極的促進作用。文中分析了電子檔案管理工作的優缺點，并進一步對強化電子檔案管理工作的策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：電子檔案管理；優點；弊端；管理規范；安全

一直以來我國檔案載體都是以紙質為主，隨著信息化技術的快速發展，電子檔案出現，硬盤、光盤及磁性介質成為電子檔案的載體，這也使檔案信息依托于計算機和網絡技術實現了有效存儲，檔案信息資源實現了數字化的傳送和處理。電子檔案管理以其便捷性和高效性的特點獲得人們的青睞，使人們獲取檔案信息更加便利、快捷。可以說電子檔案的出現，為檔案信息資源的有效利用創造了良好的條件。

1 電子檔案管理的優缺點分析

（一）電子檔案管理的優點

在電子檔案管理工作中，無紙化辦公作為其最顯著的特點，這在一定程度上降低對于紙質文件的使用數量，實現了資源的節約。而且電子檔案數字存儲形式，有效的節約了存儲空間。電子檔案在檔案信息歸檔、存儲和查詢等方面都實現了數字化，利用計算機和網絡技術有效的提高了檔案管理工作的效率，檔案信息查詢更具便利性和時效性，為檔案信息的傳遞和共享奠定了良好的基礎。電子檔案能夠向使用者提供拷貝，使用者能夠隨時隨地進行檔案信息查詢，不僅方便快捷，而且辦事效率全面提升。電子檔案在使用過程中還可以利用網絡實現檔案信息的遠程傳輸，打破了時空的限制。日常檔案信息查詢時，只需要輸入關鍵字就能夠找到自己所需要的檔案信息，實現了檔案信息的高效利用。

（二）電子檔案管理的弊端

電子檔案存儲過程中，信息載體存在老化和變質的情況，使存儲的檔案信息無法讀取。因此需要重視電子檔案信息的備份工作，并充分的利用云技術來實現對檔案信息的有效保護。在電子檔案管理工作中，由于具體操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的技能和素質提出了更高的要求。因此在電子檔案管理工作中，需要重視檔案管理人員的日常技術和素質的培訓，以此來提高電子檔案信息的真實性和可靠性。另外，電子檔案信息一直面臨著嚴重的安全問題。網絡具有較強的開放性特點，電子檔案信息在面臨黑客攻擊和病毒的侵襲，電子檔案在數據傳輸和共享過程中檔案信息安全受到較大的威脅，因此需要加快提升電子檔案信息安全技術水平，實現對電子檔案信息的有效保護。

2 強化電子檔案管理的措施

（一）制定科學合理的電子檔案管理規范

科學合理的電子檔案管理規范是解決當下電子檔案管理問題的關鍵。電子檔案的突出特點是信息含量大，信息分類清晰而明確，所以在電子檔案管理規范的制定過程中一定要將管理工作細化到每個環節，不論是檔案的建立與處理，還是檔案的保管與更新都要進行詳細的規定，從而能夠有效避免客戶信息的丟失或者信息錄入錯誤以及惡意篡改客戶信息，進而保證電子檔案的真實性。通過建立健全電子檔案管理規范，有效地對檔案管理的相關工作人員的工作行為進行約束，對檔案管理部門的職能進行有效限制，從而為電子檔案管理工作營造一個良好的環境。此外，為了能夠為檔案原件提供更好的保護，要優化電子計算機以保證軟件的兼容性，要完善網絡系統保密驗收方式以保證文件安全，要制定嚴密的密集電子文件的特殊管理規定，這樣能夠柜檔案文件的原始性和真實性以及安全性進行三維保障。

（二）統一電子檔案管理軟件

近年來我國信息技術的快速發展，有效的推進了檔案管理的信息化進程。在當前電子檔案管理工作中，離不開軟件的支持。因此電子檔案管理工作中，需要統一電子檔案管理軟件，及時對電子檔案管理軟件進行升級，這樣不同檔案管理系統中檔案信息資源能夠實現有效的共享。要想實現電子檔案管理軟件的統一，需要政府相關部門要積極進行引導，加大對檔案電子化進程的監督。同時還要重視檔案管理人員的日常培訓和學習，針對于軟件的升級要不斷的提升檔案管理人員的技能，從而更好的實現對電子檔案的有效管理。在實際工作中，檔案管理人員還要進一步對不同種類的文件和規程和畫質進行規范，這樣不同電子檔案系統之間能夠實現信息有效交流，為檔案信息資源共享的實現創造良好的條件。

（三）提高電子檔案的保存質量

一是物理層面，即對電子檔案的光盤和磁盤等進行保存。這些光盤或者磁盤是有化學材料制成的，在不同的溫度和濕度以及磁場中會發生不同的化學變化，例如，高溫下容易變形，強磁場中會消磁，其結果都是一樣的，即磁盤信息無法讀取。為了提高電子檔案的保存質量，要對其物理環境進行保護，具體的保護方法可以參考光盤或者磁盤的使用說明書。科學技術和信息化程度的急速發展下，光盤和磁盤的材料也在發生變化，所以其所需要的適宜的物理環境也在變化，保存時要嚴格按照相應的說明書來進行。

二是信息安全層面，即保護檔案文件免于黑客和電腦病毒的襲擊。互聯網在將信息在虛擬空間實現信息互通和共享的同時，也將大量信息暴露在公共空間，部門不法分子運用高科技手段盜取個人或者企業信息以威脅其安全。檔案管理部門要對檔案信息的安全進行全力保障，對檔案系統的文件傳輸技術和文件傳輸環境進行高度慮化和清潔。

（四）加強電子檔案的安全

通過建立檔案信息備份和恢復系統，這是針對電子檔案安全隱患的重要技術性措施。同時還要強化網絡安全管理工作，通過對用戶信息驗證、訪問和調閱權限設置、安裝防毒殺毒軟件、建立防火墻等一系列技術措施來有效的防范病毒和黑客對電子檔案的破壞和威脅。對于部分重要檔案信息，可以采用雙重歸檔法，即在對電子檔案信息進行保存的同時，還要將電子文件制成拷貝進行存檔案保管，有效的保證重要檔案信息的安全。

3 結束語

相較于傳統檔案管理模式，電子檔案管理工作效率有了較大程度的提升，其具有傳統檔案管理無法比擬的優勢。但在當前較長一段時間內，電子檔案和紙質檔案還會處于共存的局面，因此要處理好電子檔案管理與紙質檔案管理工作之間的關系。并在實際工作中努力提高電子檔案管理工作水平，更好的發揮出電子檔案管理的優勢，為檔案事業的健康、有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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