提升辦公室文書檔案管理工作的思考

李淑云

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息化水平的不斷提高，相應(yīng)的對于辦公室文書檔案管理工作提出了更高的要求。同時與以往相比，文書檔案管理工作的難度也越來越大。怎樣提高辦公室文書檔案管理水平，這是一個亟待解決的問題，也是現(xiàn)代化管理所注重的問題。筆者對目前我國辦公室文書檔案管理工作存在的具體問題做了初步分析，在此基礎(chǔ)上提出了解決策略，希望能為提升辦公室文書檔案管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室文書檔案管理；工作思考

通常情況下，對于文書檔案管理工作來說，不僅要能良好地把握大局，還要嚴(yán)格控制每一個工作環(huán)節(jié)，不忽視細(xì)節(jié)部分。因此，文書檔案管理部門要采取行之有效的措施來提升辦公室工作者的文書檔案管理業(yè)務(wù)水平，不斷完善文書檔案管理制度，加強(qiáng)相關(guān)工作銜接的合理性[1]。

1 辦公室文書檔案管理存在的問題

1.相關(guān)制度不夠完善

通常情況下，文書檔案一般都放置在綜合庫房當(dāng)中，部分檔案能夠放置在檔案室中。某些工作人員因?yàn)楦鞣N因素，不能將文書檔案做到及時歸檔。客觀上受存放區(qū)域的限制，存放后再次使用不方便；主觀上，由于工作任務(wù)較為繁重、或工作人員沒有較高的責(zé)任心，使得大多文書檔案管理工作存在松散的現(xiàn)象，導(dǎo)致文書檔案使用效率不高。在出現(xiàn)問題的時候，由于相關(guān)部門相互推諉、逃避責(zé)任，不能確保改進(jìn)和提高，又嚴(yán)重制約著文書檔案的管理[2]。此外，部分單位沒有重視文書檔案管理工作，以為是可有可無的一件事情，致使檔案管理制度不夠完善。制度缺失，使得工作人員職責(zé)分工不夠明確，責(zé)任沒有匹配到位，管理意識較弱，導(dǎo)致文書檔案管理工作所取得的成果不盡人意，不能達(dá)到相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)、也難以實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。

2.管理方式較為單一

目前，相當(dāng)一部分單位管理者，沒有認(rèn)識到辦公室文書檔案管理工作的重要性，文書檔案管理存在三方面問題：沒有專人負(fù)責(zé)，文書檔案形成后隨意存放，不能規(guī)范整理和歸檔；沒有設(shè)置專門存放設(shè)施，有的文書檔案放置在廢棄的辦公室中，遺失損毀嚴(yán)重；沒有相應(yīng)資金投入，文書檔案的整理、存放、管理等需要投入足夠的人力物力，資金投入力度不足，導(dǎo)致文書檔案管理工作一直停留不前。

3.管理工作者業(yè)務(wù)水平較低

對于文書檔案管理工作來說，需要工作人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)。目前，部分文書檔案管理人員因?yàn)閷I(yè)素質(zhì)差異較大，業(yè)務(wù)水平較低，部分工作者不能做到“及時充電”，新知識儲備更新不足，工作素養(yǎng)有待提升。由于文書檔案管理人員沒有較為扎實(shí)的專業(yè)技能，沒有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，致使在實(shí)際工作過程中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量沒有達(dá)到預(yù)期值，存在文件材料管理分散的問題，不僅不方便今后檔案的管理，也不方便日后的查閱。此外，某些檔案工作人員的責(zé)任意識不夠強(qiáng)，因此，他們不能做到及時整理相關(guān)檔案文件并做好相應(yīng)的記錄，對于檔案文件的真實(shí)性具有不良的影響，嚴(yán)重制約著文書檔案管理工作的發(fā)展[3]。

2 提升辦公室文書檔案管理水平的策略

1.提高辦公室文書檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)

辦公室文書檔案管理工作要求工作人員要有一定的專業(yè)素質(zhì)水平和較為扎實(shí)的技能，這就要求相關(guān)管理工作者不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)水平，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)。以企業(yè)為例，辦公室文書檔案管理工作者的整體素質(zhì)對公司內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量具有直接的影響。因此需要提升企業(yè)文書檔案管理工作者的專業(yè)技能，同時強(qiáng)化他們的職業(yè)素質(zhì)，這是提升公司內(nèi)部文書檔案管理工作質(zhì)量的前提條件[4]。提升辦公室文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從以下四方面著手：其一，從文書檔案管理職位的招聘工作來說，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格按照相關(guān)要求來進(jìn)行招聘，將文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能扎實(shí)、職業(yè)道素質(zhì)水平高的人放在文書檔案管理工作崗位上。其二，加大對文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，為他們定時進(jìn)行“充電”，及時儲備新知識，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)，為使檔案的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、保管以及利用打下牢固的基礎(chǔ)。其三，公司應(yīng)當(dāng)定期邀請相關(guān)專家對文書檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡可能豐富，著重新知識的培訓(xùn)，例如網(wǎng)絡(luò)知識以及信息技術(shù)以及計算機(jī)知識等，旨在全面提高企業(yè)文書檔案管理者的素質(zhì)，提升現(xiàn)代化科技的運(yùn)用能力，為日后工作打下基礎(chǔ)，滿足現(xiàn)代化管理的要求。其四，為使檔案管理人員具有較高的工作積極性，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)的競爭機(jī)制，加大獎懲制度的落實(shí)力度，功者褒獎，過者懲罰。

2.不斷完善檔案管理制度

文書檔案管理對于企業(yè)或事業(yè)單位來說，具有不可代替的作用。對于文書檔案管理工作，企事業(yè)單位要引起足夠的重視，不斷完善檔案管理制度，于此同時，要加大檔案管理制度的執(zhí)行力度，旨在提升檔案管理水平，全面滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求[5]。此外，為使工作人員主動落實(shí)檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)為文書檔案工作人員提供良好的工作環(huán)境，提供良好的工作待遇，促進(jìn)企業(yè)員工與與領(lǐng)導(dǎo)良好關(guān)系的形成，使他們可以安心工作，具有歸屬感。

3.科學(xué)化管理

工作人員在整理文書檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循那些已經(jīng)被確立材料的生成規(guī)律，隨著電子文件越來越多，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。企事業(yè)單位用人越來越精簡，檔案工作同樣要做到精簡，同樣需要科學(xué)化的管理方式。因此，應(yīng)當(dāng)投入更多精力到檔案管理工作中，全面滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，構(gòu)建高效的信息平臺。在實(shí)際工作過程中，歸檔文件應(yīng)當(dāng)合理分類，便于日后查閱、排列以及編目。

4.保證所制定范圍的實(shí)效性

在制定文書立卷的范圍時，對于與本部門工作活動的銜接性要加以充分考慮，確保它具有良好的參考價值。通常情況下，文件資料價值也會存在一定的差異。針對這種情況，應(yīng)合理劃分保管期限，使它能夠良好反映部門主要活動資料。部分資料的價值較大，對于經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要作用，相關(guān)研究工作也需要查考資料，要求它具有較大的保管周期，反之，可以適度縮短保存期限。

3 結(jié)語

文書檔案的開發(fā)與利用可以促進(jìn)企事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、高效、科學(xué)發(fā)展，因此，對于辦公室的文書檔案管理工作企事業(yè)單位要引起足夠的重視。在企事業(yè)發(fā)展過程中，不僅需要全面完善辦公室文書檔案管理制度，以期實(shí)現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理、滿足現(xiàn)代化管理的具體要求，更需要全面提高文書檔案管理工作者的專業(yè)技能水平、職業(yè)素養(yǎng)以及工作積極性，從根本上提升辦公室文書檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]周宏.談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].管理觀察，2013，29：179-180.

[3]郭小麗.如何提升辦公室文書檔案管理水平[J].城建檔案，2016，12：77-78.

[4]孫述剛.辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，19：114.

[5]白宇紅，侯明.談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，03：113+115.