加強醫院人事檔案規范化管理的對策

潘宏媛

摘 要：當前醫院規模逐步擴大，人力資源流動越來越頻繁，人事制度改革與人員模式出現了巨大變化，為醫院人事檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。醫院人事檔案管理人員必須盡快轉變思想觀念，不斷對人事檔案管理工作進行規范，這樣才能跟上時代發展步伐，為醫院的發展作出應有的貢獻。本文將簡述醫院人事檔案的作用，并提出了加強醫院人事檔案規范化管理的對策。

關鍵詞：醫院；人事檔案；規范化管理

在醫院人事管理活動中會形成大量的人事檔案，能夠將醫務工作者經歷、德才表現等情況如實反映出來，具有重要的保存和使用價值。醫院人事檔案主要包括文字、聲音、圖像和照片等形式的資料，是醫院檔案管理工作中的重要內容，里面詳細記錄了醫務工作者思想品德、工作經歷、專業能力、工作業績及科研水平等信息。只有實行對人事檔案的規范化管理，才能提升醫院人力資源管理工作成效。

1 醫院人事檔案的作用

醫院人事檔案能夠將醫務工作者各方面的情況反映出來，具備如下作用：一是為選拔人才與晉升提供依據。從當前醫院人事工作來看，需要加大對人才資源潛能的開發、培養力度，而人事檔案應服務于人力資源管理工作。只有將醫院人事檔案信息資源充分利用起來，才能更好的服務于人力資源工作。二是為人力資源需求預測提供參考。利用人事檔案信息，能夠了解醫院人才儲備情況，并通過人事流動的檔案信息，對醫院人才需求作出合理預測。這樣有利于制定更加科學的人力資源計劃，確保醫院領導作出更加正確的決策[1]。三是能夠發揮出人才激勵的作用。通過使用人才業績檔案，便于更加全面、直觀了解人才綜合素質，為日常考核提供依據，這樣醫院可以更好的使用人才，并加強對人才的管理工作，為人才隊伍建設創設良好的條件。同時，人事檔案還是醫務工作者崗位津貼發放、職稱評定、競聘上崗、成果獎勵及申報各種先進等的重要依據，要根據要求對檔案資料進行歸檔，保證個人業績檔案歸檔的安全性與完整性。

2 加強醫院人事檔案規范化管理的對策

（一）強化檔案管理意識

增強檔案意識，可以保證醫院人事檔案管理工作的正常進行。為提升醫院人事檔案管理工作成效，領導與檔案管理人員都要提高重視程度，逐步加大資金投入力度，盡快購置人事檔案管理工作所需的設施設備，如計算機、復印件、打印機、掃描儀等。同時，要在重要議事日程中納入人事檔案管理工作，利用會議、院報和院內網等多種途徑加大檔案相關法律法規的宣傳力度，讓醫院領導、中層干部和職工等提高重視。這樣他們才能意識到人事檔案與自身利益密切相關，關系著自己職位的調動、提拔、晉升和調資等，切實增強他們的歸檔意識，為醫院人事檔案管理工作提供更大的支持。此外，檔案管理人員也主動提供服務，明確自身職責，保證人事檔案信息的完整性、全面性與及時性，提升工作責任感與緊迫感，認真開展人事檔案的收集、鑒別和歸檔等工作，確保檔案管理工作效率不斷提升。

（二）規范檔案管理模式

一方面，醫院要建立完善的人事檔案管理制度，讓人事檔案管理工作更加規范與科學。要結合《檔案法》、《干部檔案工作條例》中相關規定，與醫院實際情況結合起來，建立人事檔案的歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉入轉出和銷毀制度，并保證其系統性和科學性。同時還要嚴格實行檔案責任制，這樣醫院人事檔案管理工作才有法可依、有章可循。另一方面，要盡快購置先進網絡設備，提升信息化管理水平。醫院要通過對計算機的有效應用，打造人事檔案信息管理系統，以此統計、分析及預測各項數據，讓醫院能夠快速獲得所需人員的具體信息。除了要在數據庫錄入醫務工作者信息以外，還要打造醫務人員檔案信息平臺，將姓名、崗位、工作牌號等當成標簽，確保實現快速查詢與檢索，提升人事檔案管理工作的便捷性。醫院要加快人事檔案管理工作的信息化建設步伐，不僅能夠對個人資料進行完善，還可以解決傳統人事檔案管理中存在的問題，能夠對人事檔案內容進行動態化管理。

（三）明確檔案管理規范

要做好人事檔案資料收集工作，提升歸檔材料的可靠性與完整性。建立完善的人事檔案收集協調機制，和相關部門做好溝通，確保及時補充新的資料，確保人事檔案資料可以將最新、最全的個人檔案信息反映出來，促進醫院人才建設取得更大成效。要對醫院人事檔案內容與分類進行規范，合理確定人事檔案材料的歸檔時間與范圍，重點是能夠將醫務工作者工作能力、業績等反映出來的檔案資料上[2]。檔案管理人員在收集人事檔案的過程中，必須嚴格開展審核與鑒定工作，對紙張規格、字體等作出明確規定，如果人事檔案材料不規范或缺少簽字和公章，則不能接受。此外，要將人事檔案各項管理制度落到實處，對于人事檔案的查詢、流轉等工作上，需要根據相關規章與程序進行辦理。

（四）提升檔案人員素質

人事檔案管理工作有著很強的專業性，為提升人事檔案管理工作效率，需要安排足夠的檔案管理人員，并提升他們的專業技術能力。醫院要采取專業培訓、繼續教育、進修學習和學術交流等形式，不斷提升檔案管理人員的綜合素質與專業技能。檔案管理人員也要主動參與到接受培訓，努力學習檔案管理理論知識，做一個復合型人才。檔案管理人員要充分認識到學習的重要性，利用空余時間進行學習，豐富自身知識儲備，及時掌握新知識、新技術，用好各種先進的技術與手段，真正才能讓人事檔案管理工作更加高效化、科學化和規范化，發揮出促進醫院健康、穩定發展的作用。

3 結語

總之，加強人事檔案管理工作，能夠為醫院人力資源管理創造良好的條件，卻并不醫院人才開發工作順利進行。在新形勢下，醫院領導要盡快轉變思想理念，高度重視人事檔案管理工作，建立完善的人事檔案管理制度，增加資金投入力度，讓人事檔案管理工作的開展有良好的基礎設施。此外，醫院還要重視培養人員素質與能力，夯實人事檔案管理人才基礎，這樣才能提升人事檔案管理工作水平，確保醫院人事檔案資料得到有效利用。

參考文獻

[1]吳言，吳昊.談談如何加強醫院人事檔案的規范化管理[J].辦公室業務，2016，（14）：152.

[2]吳瓊.淺談如何加強醫院人事檔案管理[J].科技創新導報，2014，（04）：189.