略談檔案存放與查閱

王華

對檔案進行科學的存放，是做好檔案保管工作的基礎，也是保證迅速、準確提供利用的先決條件。本文想就檔案的存放與查閱問題，結合工作實踐，談一點看法。

檔案存放，是指把進館檔案按照一定的方法系統地排列在檔案架中，使每一個全宗的保管單位（即案卷），都有一個固定的位置（即定位）。

一、檔案的存放和全宗排列

單位檔案存放應按全宗進行，一個全宗內的檔案應集中在一起。庫房內各個全宗單位應進行系統排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內的案卷的排列次序時，必須嚴格地按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯系。

當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應根據檔案架（柜）及其“欄”、“格”的編號次序進行。

單位檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案（如卷皮質軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等），通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護檔案。

平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。

二、建立全宗卷

在單位檔案管理工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成專門案卷，即稱為“全宗卷”。

全宗卷是在單位檔案室本身的工作活動中形成的一種檔案。它與檔案室所保管的全宗有密切的聯系，是對全宗進行整理、鑒定、統計、提供利用以及進一步收集該全宗范圍內的檔案的重要依據，是檔案室管理全宗和保管工作人員掌握全宗情況的不可缺少的一種工具。因此，全宗卷應單獨集中，按全宗順序保管。

三、溫、濕度調節和清潔衛生管理

科學地控制溫度和濕度，保持庫房的環境和庫內衛生，是做好單位檔案保管工作的重要措施。為有效地完成這些任務，必須按照檔案保護的技術要求，建立庫房管理制度，堅持進行各種測定和防治，采取“九防”措施（防高溫、防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防光、有害氣體）。

四、保衛和保密管理

檔案是單位的文化財富，其中許多是機密性的。單位檔案工作人員必須時刻提高警惕，加強庫房的各項保衛保密工作以保證檔案的安全。檔案庫房一定要有嚴密的管理制度。庫房管理人員首先應做好防盜，必須堵塞一切可能失竊的漏洞。非庫房管理人員，未經批準，不得隨便入庫。珍貴的、絕密的檔案應放入保險柜，在專門的地點保存。出入庫房的檔案應進行仔細的清點和登記。

在檔案的查閱中，我們應該做到以下方面：

一、做好查閱工作

所謂查閱就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解，引導利用者查閱到所需的檔案信息。當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境，自己置身于很陌生的領域中時，如有人為其引導，那當然是利用者求之不得的好事情。需要查閱的對象常常是以下幾種類型：1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者；2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者；3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者；4、是按檔案館通常查閱方法，即查閱了全引目錄后，沒有查到所需檔案的利用者；5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后，都無法找到所需檔案的利用者。

接待室查閱的方法通常是：1、主動詢問式，即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索，如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式，主要包括本館現有查檔檢索工具介紹，其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式，即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式，也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時，作為接待人員，就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具，還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室，當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時，作為接待工作者，不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有，而是要認真分析檔案可能存在的位置，從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先，分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系，包括文件之間的流轉關系，如請示與批復、收文與發文的關系等；各文件之間的包含關系，如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容；文件之間的辦理程序關系，如會議記錄與發文，一般是先研究后發文的程序；信息不同載體之間的互補關系，如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次，梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況，如過去與現在隸屬關系的變更，內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三，掌握各級各類檔案館（室）的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員：一要自己熟知館藏信息和檔案業務；二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感；三是在檔案館閱覽室的接待工作者，對待每一位查檔利用者應一視同仁，要有足夠的耐心與細心，盡職盡責的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查可分為：1現場代查，這又分為兩種，一種是被動現場代查，即利用者因為查閱檔案業務上的障礙，而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現場代查，我們面對的利用者，多是老人，行動不方便，需檔案館工作人員主動代查，，對他們給予熱情關愛。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網絡委托式等形式。

作為一個民政檔案工作者，一定要體現“以人為本”的理念，管理科學化，技術化，標準化，使檔案存放與查閱更好為單位服務。