檔案管理人員在新時期下應具備的素質

傅育利

摘 要：檔案管理工作對企業生產、經營具有重要的指導價值，當前檔案工作的任務以及管理的方式與以往相比已發生了變化，所以對檔案管理人員的業務水平和政治素質也就相應提高了要求。本文重點對檔案管理人員需要具備的素質進行了探討，并提出了提高管理人員素質的幾點建議。

關鍵詞：管理；人員；素質

隨著人們對檔案日益增長的需求和信息化時代的高速發展，電子檔案逐漸成為更普遍的保護形式。檔案管理網絡資源共享逐漸為日常所見 。這對檔案工作來說是迎來了前所未有的機遇與挑戰，對檔案從業人員也有更高的要求。因此，在新時期提高檔案管理人員的業務水平和加強政治素質培養是發展的必然趨勢 。

1 檔案管理現狀

檔案管理工作中，各單位的檔案管理工作還是朝著健康有序的方向發展。堅持從現實出發，認真分析，發現問題，是尋求解決方案，提高管理水平，滿足科學合理的檢索要求，更好地發揮檔案服務社會，服務企業的功能。

（一）檔案意識不足

檔案管理工作中由于受到傳統觀念的影響，檔案工作在日常工作中常常被視為補充工作。再加上部分單位的領導對檔案管理意識又不強，影響了檔案管理人員對該工作的認同感，工作中缺乏積極主動性，工作責任感不強。

（二）專業人才和技能缺乏

實際工作中，有不少檔案從業人員在上崗之前沒有參加過相關培訓，就算取得上崗證后也沒再參加之后的繼續教育培訓等。那些能靜下心對檔案信息進行深層次研究開發的人才并不多。許多單位的檔案管理人員都是“兼 職”負責這項工作，他們當中有些人既沒有檔案管理的經驗，更別提有進行過專業的檔案培訓，在收集歸檔材料不及時也不全面，而且整理不規范。這些“兼職”檔案人員要在完成自身“專職”工作的同時，再抽出時間來考慮檔案的收集，分類，識別工作 ，難以保證檔案整理的質量。目前大多數檔案管理員的知識結構單一，又不具備現代科技知識和專業知識，新科技的不斷發展與進步改變了很多模式，檔案管理人員應該學會及時更新知識，儲備新的技能，并且與時俱進。

（三）當前對檔案工作的挑戰

受當前網絡技術不斷更新以及隨手可觸大量信息的影響，對傳統檔案管理的服務模式和手段也帶來了新的變化及挑戰。例如：讀者只要鏈接互聯網就可以不受空間、地域的限制，登錄到網站檢索各類所需的資料。改變了原有檔案管理人員和讀者之間必須面對面接觸的方式，原有的服務形式能力被削弱。另外，檔案管理人員要也更加熟悉網絡數據庫的應用。

2 新時期檔案管理人員應具備的素質

檔案工作的區域化的拓展與知識經濟體系的帶動有著很大的關系，檔案數量和種類很大幅度增加新型載體的多元化進程，檔案開放程度管理模式對檔案工作的法制建設和服務水平提出了更高苛責的要求。所以一定要提高檔案管理人員的素質，因為這是促進檔案健康發展的關鍵。就個人的意見，在新時期下檔案管理人員應具備以下素質和能力：

（一）職業道德素質

檔案管理人員在從事這項工作的同時，就應該在心里樹立起一種信念，那就是要有一種無私奉獻的精神。檔案管理人員要做到：在日常工作中要保持對資料的敏感性，對有保存價值的文件資料要及時收集；對所收集到的文件資料要認真甄別。作為具有專業素質的檔案管理人員，我們應該為檔案事業樹立高度的責任心，銳意進取，勇于創新。檔案工作不僅具有管理功能，而且具有服務功能，檔案管理人員應更多的將服務意識滲透到檔案工作中。

（二）創新的意識與開拓新思維的能力

我們都知道，任何一項事業在新時期，如果沒有了創新也談不上會有什么活力。檔案工作在理論上或實踐中與傳統的檔案工作有很大的不同，如果檔案管理人員還是依據過去傳統的思維模式，不能及時的發現問題和解決問題，這會使檔案工作缺乏活力影響檔案事業的健康發展。檔案管理人員要緊跟時代的潮流，將創新變為新時期下檔案工作的要點切入點，勇于發現自身問題，運用不同的方式方法去研究探索解決問題，才能推進檔案事業的發展。在新時期，檔案管理人員要樹立創新意識，不斷提高創新能力。

（三）心理素質

良好的心理素質是我們每個從業者應該擁有的。那些有保持積極向上心態的人，身處多惡劣的環境或多簡陋的條件下都能保持健康和平衡的心態。有一部分檔案管理人員會因為工作的原因，而帶來強烈自卑感和工作倦怠感。在一個漫長而枯燥索然無味的環境中工作，拿著不高的收入，在商品經濟新時代的快速發展的時代，心理落差難免會有。黑格爾說：“自嘲，常常伴隨著松懈”。 這兩種不良的情緒都是檔案管理員要盡量避免的。要努力克服并增強自信，摒棄自卑。要明確檔案工作是“立在當代，功在千秋”的事業，要將自豪感是融入到工作當中去。

（四）政治思想素質

檔案管理工作對從業人員在政治性、保密性上也提出了非常高的要求。其工作性質決定檔案管理人員在紛擾充滿誘惑的社會環境中，必須堅持正確的政治方向和清醒的頭腦。新時期下的檔案管理人員在要加強政治思想素質的培養，做好檔案工作的重要條件之一就是要具有較高的政治素質。檔案的政治素質應包括：高度的政治責任感，政治敏感性，以及嚴格的政治紀律和法律觀念。

（五）檔案管理專業知識和現代信息技術

檔案管理工作的基礎最重要的是必須擁有堅實的知識作為保證。檔案人員除了要熟悉各種檔案的管理理論及方法，還要將其他等相關學科的滲透整合，使信息化發展與檔案管理結合起來。21世紀的檔案管理是將現代信息技術與傳統的檔案技術相結合的工作。這要求檔案管理員精通文件管理知識，有堅實的基礎理論知識。除了基本的工作方法，還要學習并熟練掌握計算機網絡技術和多媒體技術，學會處理文件的數字化，電子信息資源的轉移等等。文獻檢索從單一手動檢索到計算機檢索，它將手動和計算機檢索與新的搜索模式相結合，使檔案實現信息化管理和新服務形式跨越發展，為讀者用戶提供更方便快捷的信息服務。

3 結束語

檔案管理工作必須要秉著對現在負責對歷史負責的態度。而檔案管理人員肩負著管理、保護、開發、利用檔案的職責。因此檔案管理人員的業務素質能力直接影響到這項工作的質量和整體水平。各種新型載體的檔案隨著計算機技術和網絡技術的出現，檔案管理工作也需要適應新形勢與時俱進，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。當前在對檔案人員進行業務水平培訓的同時，也要注重其他方面的學習，如現代化管理知識等等。作為檔案主管部門，應當以實用性和先進性為原則，研究制定出更為科學的培訓計劃及方法，以理論結合實踐，切實做好檔案管理人員的培訓，從而提升檔案管理團隊的綜合素質。

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