基于TPI平臺的“民大文庫”數據庫建設實踐

摘 要：文章概述了TPI系統(tǒng)技術及功能，闡述了利用TPI建立內蒙古民族大學圖書館文庫的方法及步驟。

關鍵詞：TPI；民大文庫；學位論文；數字圖書館

內蒙古民族大學文庫是專門為收集民大教師科研成果和博碩士畢業(yè)論文而建立的數據庫。現已收錄了自1994年至今，本校教師在國內7000余種期刊上公開發(fā)表的論文3000多篇，碩士論文紙質及電子版1000余篇。在網絡化信息資源需求迅猛增加背景下，把傳統(tǒng)紙質學位論文向數字化的管理模式轉變并充分提高利用率已是迫在眉睫，同時也是圖書館數字化建設的一個重要組成部分[1]。

1 TPI系統(tǒng)

清華同方數據庫建設與管理系統(tǒng)（簡稱TPI）是清華同方知網技術有限公司研發(fā)的一套基于網絡平臺的專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)，主要用于數字圖書館的創(chuàng)建與管理。該系統(tǒng)提供全文檢索，電子書制作，元數據標引，內容動態(tài)發(fā)布等功能。特點是檢索工能強大，操作方便，管理界面規(guī)范，能夠實現對word文檔、圖形圖像、音視頻等種類資源的管理，支持網頁的動態(tài)發(fā)布。具有很強的穩(wěn)定性，可用于數字圖書館特色數據庫建設[2]。

2 基于TPI 平臺民大文庫數據庫的構建

2.1 平臺構建

建立學位論文數據庫之前，工作人員首先要在TPI系統(tǒng)后臺分別建立兩個數據庫：以系統(tǒng)管理員身份進入CPS管理器進行數據庫管理，建立教師與學生信息管理數據庫和論文全文數據庫。把整理好的學生信息提前導入數據庫，使提交論文的學生可通過網絡上傳電子文檔。同時分配給工作人員不同功能的賬號進行系統(tǒng)管理與維護。論文全文數據庫主要存放學生提交上來的電子版論文及相關信息，數據庫字段根據著錄規(guī)范進行設計，主要包括姓名、學號、專業(yè)、學位年度、分類號、導師、學位授予時間、院系、學科方向、中英文題名、摘要、關鍵詞、中文文摘、外文文摘、目錄和全文、研究方向等。最后還要加上提交者的電子郵箱地址，聯(lián)系電話等，對于有版權或涉密相關問題時能與作者取得聯(lián)系。以后可根據需求添加或刪除字段。兩個數據庫在TPI系統(tǒng)中互有聯(lián)系，只有在學生信息庫中有記錄才可登錄系統(tǒng)進行論文提交。通過TPI系統(tǒng)的后臺設置可以實現“三個自動”： 一，TPI系統(tǒng)會根據論文的不同分類和學科自動對應到相應的節(jié)點，免去了工作人員的手工分類。二，學生提交的論文按類別自動分配到審查工作人員的工作機上，進行及時的查檢。對于不合格的論文說明原因發(fā)E-mail給作者進行改正。三，工作人員對提交的數據質量進行把關。對提交記錄逐條審查，進入TPI系統(tǒng)的“內容加工與發(fā)布”項下的“元數據加工工具”，選中“分配任務”里的“檢查”項，沒有問題的記錄給出的“通過”評定，系統(tǒng)會自動轉換成CAJ或PDF格式論文導入數據庫并發(fā)布到網上，供讀者查閱[3]。

2.2 數據收集與錄入

不同于以往只提交光盤數據的形式，民大文庫的數據庫資源的收集有三種方式：第一種是紙質論文的數字化，我館從2007年開始收集紙質版的碩士學位論文，到2010采用紙質論文的數字化和網上電子資源的下載兩種方式來充實民大文庫的建設。第二種是網上數字資源的下載。從2013年開始，我館購入了清華TPI系統(tǒng)平臺后建立了博碩士學位論文網上提交制度，博碩士生通過論文答辯后須分別提交一份紙質學位論文和一份電子版論文到圖書館。第三種是通過Web瀏覽器進行電子文檔的網上提交。網上提交有以下幾步，第一步：提交者身份驗證。讀者信息提前采集錄入后，提交者可從內蒙古民族大學圖書館網站主頁中的“論文提交”點擊進入，根據頁面提示填寫信息，進行身份驗證。第二步：相關信息資料的填寫。按照表單上的要求填寫，帶*號的為必填項。其中館藏號的設定是為了把電子文檔與紙質文檔實現關聯(lián)。第三步：提交并上傳論文。表單填寫完畢后點擊“提交”，然后進行附件的上傳。系統(tǒng)會提示“文件正在發(fā)送請稍候”的字樣，因附件的大小不同上傳時間會有長短，需耐心等待。顯示上傳成功后附件清單處的顯示個數就會由“0”變成“1”。有的論文會有多個附件，重復以上步驟進行上傳。第四步：檢查、查看論文是否通過。再次登陸系統(tǒng)確認論文提交成功，如需修改則進入到填寫表單界面選擇更改存盤。在表單中有兩項內容需要注意，一是“記錄狀態(tài)”另一個是“描述”，在記錄狀態(tài)里顯示“通過”則表示論文已成功上傳，如果顯示的是“未通過”，那么描述狀態(tài)里會有說明，具體的是什么原因造成未通過。可以按照提示要求進行修改后再次提交。這里有兩點說明：其一，博碩士學位論文數據庫的建設應有一套規(guī)范的程序，學位論文上傳的格式要嚴格按學位論文的著錄規(guī)范填寫。其二，加涉密級的論文讀者只能查閱到摘要和關鍵詞，暫時無法查閱全文，到了公開年限，會將論文的保密級別改成“公開”，那時就可查閱全文。

3 建設民大文庫數據庫過程中應注意的問題

3.1 加強民大文庫的管理機制，不定期維護和更新數字資源

對系統(tǒng)的硬件設備及時升級，數據的錄入要嚴格按照基本程序和步驟進行操作，以免造成部分數據庫數據丟失現象。加強信息資源管理機制，責任到人，分工明確，發(fā)現問題及時解決，做到及時備份數據。

3.2 加強對民大文庫數據庫的宣傳和推廣

建設民大文庫的最終目的是供讀者查詢使用。要利用創(chuàng)新的推廣手段加宣傳推廣，如利用圖書館官方微信和微博將民大文庫的使用方法主動送到讀者手中。這樣信息不但可以及時地發(fā)布，更重要是能與讀者進行互動達到知識普及等。

3.3 加強讀者的信息素質教育和信息技術培訓

加強信息意識和信息能力的教育培訓，每位師生對于計算機的應用與網絡操作水平不同，培訓的內容和方法也要有針對性。經過培訓后，提交的學位論文數據質量明顯提高，這即減輕審驗周期又減輕了工作人員的工作量，避免了重復勞動。

4 結語

TPI系統(tǒng)已經是高校圖書館數字化建設的重要建設平臺，我校的教師科研成果和博碩士論文數據庫的建立與運用成為我館特色資源的重要組成部分，在師生中得到廣泛利用。構建民大文庫有利于充實數字化館藏資源，有利于高校的科研與教學，有利于提高學位論文的資源利用率，有利于特色館藏的充實和開展原文傳遞服務，有助于研究生確定論文的選題和研究方向。同時高校圖書館一定要加強建庫人員的素質培訓[3]，在民大文庫建立過程中要嚴格遵守知識產權方面的法律法規(guī)，以免發(fā)生侵權[4]；同時對數據庫加強日常管理，確保服務器穩(wěn)定運行，并及時更新數據庫文件，為讀者提供高效便捷的服務。

參考文獻

[1]張玉榮，陳亞珊. TPI系統(tǒng)在構建高校博碩士學位論文數據庫中的應用及探索[J] .科技情報開發(fā)與經濟》2013（4）：10-11.

[2]袁秀孫. 基于TPI的研究生學位論文數據庫建設—圖書館為例[J].情報探索，2008（4）：128-130.

[3]胡瑩，陳博. 高校圖書館學位論文數據庫建設探討[J]. 江西圖書館學刊，2011（2）：113-115

[4]楊莉. 研究生學位論文開發(fā)利用中的著作權歸屬問題研究[J]. 情報理論與探索，2010（1）：48-50

作者簡介

吳麟，內蒙古民族大學圖書館，館員，研究方向：數字圖書館。