黨政機關(guān)秘書隊伍現(xiàn)狀調(diào)查

崔燕妮

摘 要：本文以山西省某縣黨政機關(guān)為例，從人員數(shù)量、專業(yè)知識、秘書隊伍的執(zhí)行力等方面分析秘書隊伍現(xiàn)狀，指出諸如人員配備不足、專業(yè)知識貧乏、秘書隊伍執(zhí)行力較低等幾個存在的問題以及造成秘書隊伍出現(xiàn)問題的原因，并就如何建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書隊伍提出具體建議。

關(guān)鍵詞：黨政機關(guān) 秘書 隊伍

采取抽樣調(diào)查的方式，主要對縣委、縣政府、人大、政協(xié)以及其他幾個黨政機關(guān)進行了調(diào)查。在分析其現(xiàn)狀和存在的問題基礎(chǔ)上，就如何加強秘書隊伍建設(shè)提出了自己的建議。

1 現(xiàn)狀與存在的問題

（一）秘書人員的基本狀況和特點

1.秘書人員女性化。一般來說，由于受世俗觀念的影響以及長期以來黨政領(lǐng)導秘書配備制度的要求，秘書隊伍中男性秘書往往在數(shù)量上占絕對優(yōu)勢，女性秘書相對較少。調(diào)查顯示：男性秘書占70.97%，女性秘書占29.03%，雖然男性秘書比女性秘書多，但是已呈現(xiàn)出秘書人員女性化的趨勢。女性具有先天優(yōu)勢，比如語言能力強，心思縝密，細致耐心，思維敏捷。這些優(yōu)勢在收集資料、文字處理、信息傳播、會務(wù)工作等方面都能夠幫助女性順利完成工作。男性秘書在這些工作方面一般難以超越女性秘書。

2.秘書人員年輕化。調(diào)查結(jié)果顯示，秘書人員年齡在40歲以下的占總數(shù)的93.10%，41歲至50歲之間的占4.68%，而51歲至60歲之間的僅占2.23%。秘書人員年輕、有活力、有朝氣，這正是單位所要選擇和看重的。同時，秘書這一職業(yè)對于年輕人的吸引力在于，秘書職業(yè)為他們提供了一個成長的平臺，最能鍛煉一個人全方位管理協(xié)調(diào)能力，有較大的升職空間?？梢哉f，年輕的秘書人員是平順縣黨政機關(guān)秘書隊伍的主力軍。

3.秘書人員的非秘書專業(yè)傾向。在一些人眼里，秘書人員應該是秘書專業(yè)出身，即秘書專業(yè)畢業(yè)。事實上并非如此。選用秘書、秘書人員，并不是非秘書專業(yè)不可，重要的是是否具有良好的文字運用能力、組織協(xié)調(diào)社交能力以及業(yè)務(wù)能力等。

（二）存在的問題

1.人員配備不足，秘書工作量大

黨政機關(guān)秘書人員主要通過事業(yè)單位考試和公務(wù)員考試進入工作單位，少部分人員通過推薦和調(diào)入等方式進入?？傮w來看其選拔任用的方式是正規(guī)合理的。但黨政機關(guān)與企事業(yè)單位略有不同，其人員相對穩(wěn)定。在縣委縣政府這些相對大一些的機關(guān)，他們雖有秘書，但工作量大，仍感人員配備不足帶來的工作壓力。

2.秘書專業(yè)知識貧乏

秘書人員多以本科學歷為主，學歷層次偏低。秘書隊伍素質(zhì)參差不齊，很多人認為秘書的工作難度不大，主要是處理日常的事務(wù)性工作，打打電話、發(fā)發(fā)通知，技術(shù)含量不高，不需要什么專業(yè)方面的知識，認為什么人都可以干秘書工作，不需要培訓，直接就可以上崗了。顯然這樣的認識片面的。

3.秘書隊伍執(zhí)行力較低

高效的秘書團隊，應具備共同的目標、互信的協(xié)作、明確的職責、較強的執(zhí)行力等條件。明確的團隊目標能激發(fā)團隊成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力，有助于團隊成員設(shè)定個人目標，從而使團隊成員在執(zhí)行計劃的過程中始終處于最佳狀態(tài)，并能盡量使實際進度略微領(lǐng)先于目標進度，進而幫助團隊獲得最佳工作績效只有把具有各種不同素質(zhì)、知識、能力的成員組合成一個彼此互補、優(yōu)化的團隊，發(fā)揮每個人的特長，使之產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應，才能產(chǎn)生“一加一大于二”的奇妙作用。執(zhí)行力較低是其問題之一。

2 造成秘書隊伍出現(xiàn)問題的原因

1.秘書人員的任用渠道單一

單位內(nèi)無論出現(xiàn)哪一方面的問題，首先想到的一定是秘書，因此秘書人員配備不足所帶來的各種壓力是始終客觀存在的。選拔、任用渠道單一，再加之一般機關(guān)秘書人員是依法履行公職、納入國家行政編制、由國家財政負擔工資福利的工作人員，受到工作人員凡進必考和單位編制的限制，全縣秘書隊伍進少出少，人員流動不活。

2.對秘書工作的重要性認識不足，缺乏必要的指導和培訓

對秘書業(yè)務(wù)培訓重視不夠，造成秘書管理方面的知識普遍不夠，往往以管理經(jīng)驗為主，缺乏運用現(xiàn)代化的管理理念來開展日常工作。在管理理念上跟不上新形勢的發(fā)展形勢，缺乏分析問題和解決問題的能力，更談不上向科學化、專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。秘書人員學歷層次偏低，素質(zhì)參差不齊，非專業(yè)化等情況，很大程度上降低了工作的質(zhì)量。又缺少入職培訓和定期的培訓學習，造成了秘書人員的業(yè)務(wù)能力低下。

3.角色分配不合理，待遇不優(yōu)厚，工作熱情不高

作為秘書人員每天除了要處理日常的事務(wù)性工作外，還要處理突發(fā)事件及領(lǐng)導交辦的工作。工作繁雜，然而工資待遇相對較低。秘書人員的工作內(nèi)容基本一致，但由于工作人員的編制不同，工資待遇也就不同，干相同的工作待遇卻不相同，極容易產(chǎn)生情緒，造成工作熱情不高，勢必影響到秘書工作的開展。

3 努力建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書隊伍

（一）多種渠道擴充秘書隊伍，不斷減輕工作壓力

現(xiàn)實中地方單位的確存在著諸多自身難處，比如人員編制上的政策性限制，從而導致秘書配備不足，但是不妨開闊思路、換個角度，樹立新時期選拔秘書人員的新模式、新觀念。積極適應人才競爭的形勢，降低門檻，優(yōu)化環(huán)境，改革黨政機關(guān)秘書人員準入機制，拓寬和疏通秘書隊伍進入渠道。一是創(chuàng)新觀念，放寬政策，積極從高等院校選拔綜合素質(zhì)優(yōu)秀的畢業(yè)生進入秘書隊伍。二是跟班培訓?？傊?，要變單一化為多樣化，多形式多渠道地選拔秘書人員，不斷減輕工作壓力。

（二）提高秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

機關(guān)秘書，尤其是個人秘書，必須與領(lǐng)導高度配合，凡是領(lǐng)導工作所涉及的范圍，秘書工作也必然要涉及，這就決定了秘書工作也是一項綜合性的工作。其次，它不分管某一方面的具體業(yè)務(wù)，卻和各職能部門發(fā)生經(jīng)常的聯(lián)系，因此它要綜合處理來自各部門各方面的信息，要了解各部門、各個方面的工作情況，要綜合協(xié)調(diào)各部門各方面的關(guān)系，還要處理機關(guān)的許多行政雜務(wù)，包括一些臨時性、突發(fā)性而又不屬于哪個職能部門管的事物。因此，秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項事業(yè)的興衰成敗。黨政機關(guān)對秘書人員的文字功底、書法水平、口頭表達能力和計算機操作運用水平有著較高的要求，在日常的工作中要打好基礎(chǔ)功底，努力做一個多專、多能的合格秘書。

（三）合理分配角色

一個高效的秘書團隊，應根據(jù)每位成員的氣質(zhì)（如膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)）和專業(yè)背景（如文科、理科、工科）以及能力結(jié)構(gòu)（如行動型、思考型、事務(wù)型）等個人體質(zhì)分配其在團隊中的角色。在設(shè)置好角色的同時，還必須對團隊成員進行崗位分工，定職定責。只有職責明確，才能使團隊成員迅速進入角色，將角色的職責演繹到位，保證工作的落實和任務(wù)的完成。切實提高秘書人員的執(zhí)行力，努力建設(shè)一支高質(zhì)量的秘書隊伍。

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