醫(yī)院檔案管理中檔案資料的收集

林信光

摘 要：醫(yī)院檔案管理屬于檔案管理工作的一個重要部分，其中最關鍵環(huán)節(jié)就是檔案資料收集，檔案資料收集是檔案工作順利開展的重要前提。因此檔案管理工作的加強可以使醫(yī)院相關管理工作順利有序地進行。本文重點分析醫(yī)院檔案管理中檔案按資料的收集，為檔案管理工作和醫(yī)院相關工作起到借鑒作用。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；檔案資料；收集

醫(yī)院檔案管理是用科學合理的手法，對日常工作中積累下來的工作資料進行整理。這些工作資料記錄了重大事件的發(fā)生、重大決策以及日常工作的詳細情況，這些資料的收集是后續(xù)工作順利盡享的基礎，因此在醫(yī)院檔案管理工作中要對檔案資料的收集給予足夠的重視。

1 綜合性檔案資料的收集

綜合性檔案包括很多內(nèi)容，主要為日常工作中的工作質(zhì)量、任務完成情況以及重大事件及決策。這些檔案在記錄過程中應采取定期移交的方法，即在日常工作中派專人對材料進行收集分析，然后按季度或月份進行報告，之后進行整理篩選分類，以滿足醫(yī)院的不時之需。此類檔案資料在日常工作中通常是復雜、多樣、瑣碎的，這就對審查篩選人員提出了相當高的技術水平要求。

2 人事檔案資料的收集

人事檔案是對員工日常行為就重要突出表現(xiàn)的記載，這是人力資源管理中一項重要資料。在人事檔案資料收集的過程中有諸多需要注意的地方，如數(shù)據(jù)集的準確性、時效性以及保密性。人事檔案中保密性是極其重要的，這涉及到個人權益問題，因此在人事檔案資料收集過程中相關人員應做到盡職盡責、嚴格控制，對個人信息嚴格審查。對于不合范圍的檔案信息，不應計入檔案資料庫，手機后應再次審核，知道完全符合標準后方可進行錄入。

3 財務檔案資料的收集

財務管理指醫(yī)院在運營過程中產(chǎn)生的經(jīng)濟數(shù)據(jù)資料，這個檔案充分反映了醫(yī)院的收支問題。財務管理檔案是一個專業(yè)性很強的專業(yè)，因此需要就有高素質(zhì)高技術的專業(yè)人員對其進行收集，文書人員與檔案人員兩部門協(xié)調(diào)開展工作，各盡其責，互利互補。財務報表的收集是財務檔案收集的一項重要工作，在日常工作中認真收集財務報表，與此同時重視客觀性與科學性，年終移交給檔案管理人員保管。

4 科室檔案資料的收集

科室檔案是醫(yī)院在研究過程中收集的各項資料數(shù)據(jù)或圖表等，這是醫(yī)院科研活動中一個重要的憑借。科室檔案專業(yè)性強，對工作人員專業(yè)技術水平要求較高，在收集過程中存在諸多難題，是一項高難度的收集項目。在收集過程中，可以在一段時期內(nèi)移交給管理部門，或向相關管理部門所要相關數(shù)據(jù)。為達到理想效果，醫(yī)院應選擇多種不同方式進行對科室檔案資料進行收集。

5 基建檔案和設備檔案的手收集

基建檔案是醫(yī)院基礎建設過程中的各項工作的記錄，這戲檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的導向作用，這下資料包括了建設過程中工作的計劃、總結和評估，同時也包括重要的施工執(zhí)照與文件。這類檔案資料的收集應交給醫(yī)院專門的機構專門的人員完成，收集完成后統(tǒng)一交給檔案管理部門。設備檔案的收集應交給醫(yī)院相關設備的維修護理人員。檔案收集完成后進行統(tǒng)一的歸類整理。

6 影像學檔案和病理標本檔案資料的收集

影像學檔案是在醫(yī)院在就診過程中的影像檢查資料，其中包括核磁共振、CT、CR、X光相片、超聲影像、心電圖、內(nèi)窺影像等。影像資料是輔助醫(yī)院就診疾病請分析的重要依據(jù)，也是醫(yī)院檔案收集工作的重要項目，對之后的教研、教學、醫(yī)療工作具有著相當大的意義。對于影像資料的收集分為兩個方面，一是傳統(tǒng)影像資料收集，以膠片或打印的形式存在，需要相關管理人員按照檢查時間、病人病號逐一整理確保資料的準確性、完整性；二是數(shù)字化影像資料的收集，借助計算機等現(xiàn)代化技術保存處理影像資料，這種方法較為簡單，只需做到定期備份，有序排版即可。病理標本檔案是病理科在醫(yī)療過程中制作的標本圖片等，需要病理科安排相關人員進行收集。

7 病例檔案的收集

病例檔案的收集是十分常見且有必要的，是處理醫(yī)療糾紛最直接最重要的書面依據(jù)。病歷檔案的收集范圍很廣，起不僅僅包括住院病歷，還包括門診日志、手術記錄、手術同意書、急診搶救記錄、體檢中心職工的健康記錄等，其內(nèi)容的記錄常常有多個部門組成，對醫(yī)院的治療工作至關重要，因此醫(yī)院規(guī)定，記錄收集人員定期向檔案室移交檔案，對病例上交期限作出嚴格的規(guī)定，以確保病例的完整性可靠性。

8 檔案資料收集質(zhì)量控制

檔案資料收集質(zhì)量的提高是增加其應用效益與準確性的重要條件。其質(zhì)量的提高，手段眾多，實際復雜繁瑣。

1、強化意識

在收集工作開始之前，應充分進行嚴格的崗位培訓，提高收集人員的質(zhì)量意識、技術水平，將質(zhì)量意識貫徹到檢驗的各個項目與細節(jié)中。除此之外，應設立嚴格的監(jiān)管考核制度，使收集者清晰自身發(fā)展水平，禁止考核不達標者參與收集工作，鼓勵積極者，營造有序和諧的檢驗環(huán)境。

2、嚴格審核檢驗標準

檢驗標準是檢驗收集工作的基礎且主要內(nèi)容，其合理性與嚴謹性直接決定了收集工作的進行與整體質(zhì)量。提高檔案資料收集的嚴謹與細致程度，并在設立完成后進行嚴格的審查工作，使其更具和理性。必要時，也可聘請專家組進行會審，主要從檔案收集的準確性、全面性、及時性等層面進行審核與完善。檔案收集工作具有細節(jié)繁多、內(nèi)容復雜多樣等特點，在某些情況下還需應用國外先進技術進行統(tǒng)計處理工作。收集過程中還應根據(jù)具體情況，對收集標準進行細微改動，切合實際，使收集工作的效益性得到進一步提高。

3、加大監(jiān)管力度，提高質(zhì)量評估水平

在監(jiān)管審查過程之中，各部門應做到一絲不茍，細心檢收集質(zhì)量、審核檢驗、檢驗資料質(zhì)量以及檔案的完整科學狀況。質(zhì)量評估作為檔案收集工作檢驗的基本且重要組成內(nèi)容，應合理運用現(xiàn)代科學技術，全方位評估檢驗質(zhì)量。例如：可靠性分析，資料完整可靠性的具體判定。

4、提高問題解決的效率

檔案的任何一點偏差都有可能對后續(xù)的治療工作以及未來的醫(yī)學發(fā)展造成不可估量的傷害。因此，對于收集過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題，必須詳細記錄，立即處理，將事故發(fā)生幾率降至最低。切實保證檔案的科學性與準確性，更不可有玩忽職守的現(xiàn)象發(fā)生。提高問題解決效率，也是提高醫(yī)學發(fā)展的重要前提，是我國醫(yī)學事業(yè)進步解決醫(yī)學難題的必要條件。

9 結束語

綜上所述，醫(yī)院的檔案收集工作是相當繁瑣的工作，其中涉及廣泛內(nèi)容，其所用到的收集方法以及管理方法也是多種多樣，檔案的手機管理人員必須認真落實各項工作嚴格細致的檢查，遮陽才能為檔案管理工作進展甚至醫(yī)療建設打下堅實的基礎，從而促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，為解決百姓民生問題開辟新思路。

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