探究信息化條件下的檔案管理

趙明赫

摘 要：社會不斷發展，科技不斷進度，傳統檔案管理模式已經無法滿足現代檔案信息資源應用的多元化需求，需要及時的對檔案管理模式進行轉變。要應用先進的信息化技術對檔案管理進行改革，有效提升檔案管理工作效率和工作質量。信息化技術應用對檔案管理工作開展注入了新的生命力，可以更深層次的挖掘檔案信息資源的價值，使得檔案信息可以更為良好的為社會經濟發展而服務。本文就是對信息化條件下的檔案管理進行探究，希望對相關人員有所啟示。

關鍵詞：信息化；檔案管理；科技

信息技術產生對眾多領域發展也起到了積極的促進作用，對于我國的檔案管理領域也是如此。應用信息化技術對檔案管理模式進行優化和改良，是檔案管理領域現代化發展的必然趨勢。各級檔案管理部門必須要明確信息技術與檔案管理領域融合優勢所在。立足于檔案管理的實際情況，切實提升檔案管理的質量和檔案管理效率，保證檔案管理服務可以獲得社會的認可，使得檔案管理領域向更高的層次發展。對信息化條件下的檔案管理進行探究是具有重要意義的，下面就對相關內容進行詳細闡述。

1 檔案信息化的特點

對以往檔案管理模式進行分析，傳統檔案管理模式主要是采用了紙質媒介，工作人員在對檔案信息資源進行找尋的過程中，只能通過手動翻閱的方式找尋相關資料，此過程中會消耗大量的時間，嚴重降低了檔案信息管理工作效率。檔案信息化管理可以進行檔案信息數據建設，通過檢索工具快速找尋需求的檔案信息數據，同時還能實現檔案信息自動化的存取，消除了資質媒介檔案信息儲存不安全這一情況。在信息化背景的影響下，一定要應用先進的科學技術對檔案管理模式進行優化和改良，檔案管理工作人員的工作壓力和工作負擔會較大程度的降低，不在需要花費更多的時間放在那些瑣碎的小事上，使得檔案管理工作人員可以將更多的精力投放在檔案信息資源開發中去。在先進信息技術的支持下，檔案信息資源開發也可以向更高層次發展，促使檔案信息開發可以呈現出智能化、先進化的特點，滿足客戶對檔案信息的多元化需求。檔案信息資源要具備良好的共享性，網絡技術快速發展使得檔案信息資源的獲取與共享更為便捷。檔案信息資源需求用戶可以不受時間與空間的限制，通過計算機系統快速找尋自己所需求的檔案信息資源。在該背景的影響下，數據化檔案庫、檔案信息管理系統也逐漸產生，進一步強化了檔案信息資源的共享性。檔案管理工作開展的主要目的就是對有價值的檔案信息數據進行收集、整理和儲存，為客戶提供優質的檔案信息資源服務。所以，相關工作人員一定要不斷加強研究力度，在較短的時間內完成檔案信息共享平臺建設，對基礎設施進行健全和完善，保證檔案信息資源應用的社會化。

2 實現信息化條件下檔案管理的有效策略

2.1 改革傳統檔案的管理模式

想要使得信息技術與檔案管理模式進行融合，促使檔案管理模式向現代化轉變，相關工作人員必須要從以下幾方面?。第一方面，要盡可能的將以往紙質媒介的檔案信息資源轉變成為數字化信息資源。主要是因為紙質媒介的檔案信息資源在實際應用過程中很有可能出現丟失和破損情況，對檔案信息資源價值守護以及檔案信息資源的再利用會造成非常不良影響。除了紙質媒介的檔案信息資源外，以往檔案信息資源收集和整理都是由檔案管理工作人員人工操作的，檔案管理工作人員工作壓力和工作負擔都比較沉重，很多崗位工作開展也過于繁瑣復雜，所以對檔案管理工作人員綜合素質有著較高要求。特別是如果需要管理的檔案信息資源數量較多，檔案管理工作人員需要花費較長的時間才能完成工作，而且工作質量和工作效率也不能得到良好保障。將傳統檔案信息資源進行數字化的轉變，可以有效降低檔案管理工作人員的工作壓力和工作負擔，同時還可以較大程度的提升檔案管理工作質量和工作效率。同時，電子檔案更加容易儲存和保管，可以良好保障檔案信息資源的安全性。客戶對檔案信息資源有所需求時，可以通過計算機客戶端進入檔案信息管理系統利用權限對需求的檔案信息資源進行下載，然后應用移動儲存裝置對信息資源進行儲存。傳統形式的檔案信息資源管理需要花費較多的人力、物力資源，同時還需要較大的場地支持。檔案信息資源數字化的轉變，工作人員的工作效率得到了提升，檔案信息資源也得到了最佳優化配置，從而可以更深層次的開發檔案信息資源的價值。

2.2 監理現代化的檔案信息管理系統

想要實現檔案信息資源的現代化管理，必須要積極建設檔案管理部門自身的信息平臺，從而對檔案信息管理水平提升奠定良好基礎。為此，需要檔案管理部門在建設網絡信息平臺時，注意以下幾個方面的內容：第一，建立科學的管理程序。計算機管理程序的設定，對于未來檔案管理工作的開展具有重要意義，因此相關管理設計人員在進行該模塊工作時，需要結合檔案管理工作的特點，以及檔案館的實際情況進行設計，保證檔案管理人員能夠迅速掌握，推動工作的順利開展。第二，根據檔案管理的工作內容，對網絡信息平臺的各項功能進行設定。在設計時主要以工作的高效開展為主要目標，進而為提升其工作效率和工作質量做出貢獻。第三，建立健全的安全防護系統。由于檔案工作具有較強的機密性，內容一旦被泄，后果不堪設想，因此需要相關設計人員一定要加強對該信息平臺的安全維護，保證檔案信息的安全。

2.3 完善檔案管理體制

隨著當前檔案管理方式的轉變，管理內容的變化，原有的檔案管理體制已經不能適應當前的檔案管理，需要對其進行完善。為此，相關部門需要從以下幾個方面進行改進，從而實推動信息化條件下的檔案信息的現代化的實現。首先，相關部門要根據當前發展的現狀以及檔案管理的實際情況，將現代化信息技術體現在當前的檔案管理原則以及條例之中，進而使檔案管理人員在開展工作時具有可遵循的依據，從而保證工作的有序開展，保證檔案管理工作的水平和質量；其次，加強各檔案館對數字化、現代化管理的重視。當前一些檔案管理部門雖然引進了相關的技術設備，但卻仍將人工操作作為主要的管理方式，從而導致資源的浪費。因此需要相關部門加強對檔案管理工作現代化的重視，積極將現代化的管理模式應用到檔案管理之中，從而避免造成資源的浪費，提升其檔案管理的水平。

3 結語

信息化條件下檔案管理現代化的實現，需要通過對傳統的檔案管理體制與檔案管理模式進行改進和完善，然后通過建立現代化的管理體系，增強檔案管理人員素質等措施，推動檔案管理的數字化、現代化，進而使其符合時代發展趨勢，提高檔案管理的效率。

參考文獻

[1]郭金瑞，欒天浩，翟季，等.吉林省農業科技檔案現狀及信息化發展的主要措施[J].農業科技管理，2015，1：33-35.

[2]盧冬花.新時期加強電力公司檔案現代化管理的實踐與探索[J].東方企業文化，2015，05：71.

[3]陳濤.淺談新時期事業單位檔案管理的創新思路及方法[J].赤子（上中旬），2015，9：179.