探討環境監測儀器設備檔案的管理

摘 要：從儀器設備檔案管理網絡的建立、確立歸檔范圍、收集資料、分類整理這幾個方面對環境監測設備的檔案管理提出見解。

關鍵詞：環境監測；儀器設備；檔案管理

環境監測儀器設備是否正常運行直接影響到環境監測數據的質量，因此必須對監測設備進行有效的管理，而建立設備檔案是對儀器進行系統性管理的一個重要手段。監測站對儀器設備檔案的利用程度越高，儀器設備的管理就越到位，所以，要充分認識到環境監測設備檔案管理的重要性，從而提高環境監測設備檔案的質量和管理水平，發揮其在環境監測、科研、教學等方面的作用。現就監測站設備檔案的管理，談談我的認識和看法：

1 環境監測儀器設備檔案含義

環境監測儀器設備檔案是指在引進、購買、驗收、使用、維修、調撥、報廢過程中形成的用于環保管理工作的儀器設備的文件材料[1]。

2 環境監測設備檔案歸檔的必要性

科技在不斷地發展，環境監測手段也不斷改進，越來越多的儀器設備投用到環境監測工作中。儀器設備的真實情況可以通過為其建立檔案并及時更新檔案內容而準確地反映出來，同時，跟蹤儀器設備檔案可以保證儀器的正常運行，從而讓儀器設備的投資效益具有重要的意義。

建立完整、系統的設備檔案，可以實現全過程管理儀器設備。儀器設備故障發生的規律可以通過查閱設備檔案中的儀器設備技術參數進行分析和比較得出，從而采取預防措施，避免故障再次發生，確保監測工作的正常進行，增強監測數據的準確性；通過不定期查閱設備檔案，可以總結出設備管理工作中存在的不足，不斷改進，提高工作效率；當機構、人員的調整或變動時，科學的檔案管理可以

保持設備管理的連續性，避免出現中斷的情況；當有儀器設備需借調時，完整的設備檔案材料，有利于和相關單位協作，可以維護自己的合法權益。

3 環境監測設備檔案的管理

3.1 建立完善的檔案管理網絡

我站成立由站長直接領導的檔案管理網絡小組，實行監測站、儀器設備管理科室、檔案工作人員三級管理網絡。質量管理室和業務室的分管領導應了解儀器設備檔案工作的情況，解決儀器設備檔案管理工作出現的問題，保證儀器設備檔案工作的正常運行。質量管理室注意設備檔案材料的形成和積累，把好儀器設備檔案進口關、歸檔關和安全使用關。業務室檔案管理員對接收來的設備檔案，進行登記、分類、編目、統計等整理程序。儀器設備負責人要樹立檔案意識，對需要歸檔保管的儀器設備資料做到心中有數，自覺上交給檔案管理人員存檔，在全站形成一個有效的設備檔案管理網絡。

3.2 確定環境監測設備檔案的歸檔范圍

根據《環境保護檔案管理辦法》和我站制定的《環境保護儀器設備檔案立卷歸檔制度》，按照環境監測設備檔案的管理要求，結合監測站實際，明確了環境監測設備檔案管理的歸檔內容。主要有：

購買階段：采購申請、購買合同、發票。

驗收階段：裝箱清單、出廠合格證、保修卡、說明書、操作與安裝軟件、安裝運行報告。

使用、維護保養階段：檢定/校準計劃、期間核查計劃、維護計劃、檢定/校準證書、檢定/校準確認表、期間核查記錄、維修記錄、使用記錄、維護記錄、降級申請和借調記錄等。

停用、報廢階段：停用、報廢申請單及處理去向說明。

3.3 收集資料

每一臺環境監測設備從申購到報廢都經過購買、驗收、使用、報廢四個階段。儀器設備檔案收集主要分為原始檔案和運行檔案兩部分。原始檔案主要是包括購買階段和驗收階段這兩方面的內容。運行檔案主要是包括使用、維護保養階段和停用、報廢階段產生的資料。設備在使用過程中，日常管理記錄如使用記錄、維護記錄、檢定/校準記錄等是動態變化的，所以要不斷跟蹤收集相關資料。

3.4 儀器設備檔案的整理

儀器設備資料收集后需要對其進行分類整理，這樣才能清楚地反映儀器各個階段的真實、完整的情況，也有利于檔案的管理，方便設備檔案資料的查閱。按照儀器管理規定，一般每臺儀器設備需獨自建立一個檔案，即“一器一檔”，但是在我們的實際工作中，存在同一類型監測儀器設備有多臺不同出廠編碼的設備的情況，例如我們單位的TH-600B這一型號的智能煙氣采樣分析器就有六臺，單獨一臺儀器設備的材料可能會較少，“一器一檔”就會占用較多的存放地方，造成檔案空間的浪費，管理也不方便。把同一類監測儀器設備歸為同一檔號管理，即“類器同檔”，里面的每臺儀器再編一個專屬的下一級的檔案編碼，這樣，在儀器購買到報廢的全過程中，可以確保儀器設備檔案的穩定性與準確性[2]。

將收集到的儀器設備資料按照儀器設備的四個階段進行分類整理，其中使用階段的資料較多，要著重注意，為了方便查找，使用階段可以再細分幾個部分：檢定/校準、期間核查、使用維護情況、維修情況。

4 小結

監測儀器設備是開展環境監測的必備手段，是國家的寶貴財產[3]。環境監測任務越來越重，監測技術不斷提高，儀器設備也隨著不斷發展，種類與數量逐漸增多，儀器設備越來越難以管理。設備檔案的建立可以實現對儀器設備進行從購買到報廢進行全過程的控制，以確保儀器設備提供科學有效的監測數據。

檔案管理人員要在管理檔案時要細心，保持高度的工作責任感，主動積極地收集與整理有用的資料，保證設備檔案的完整有效性，才能使設備檔案發揮其自身的作用，使儀器設備得到更好的管理，為監測數據的準確性奠定基礎。

參考文獻

[1] HJ/T 8.5-1994，環境保護檔案管理規范 環境保護儀器設備[S].

[2] HJ/T 8.5-1994，余日新.環境監測儀器設備的管理[J].海峽科學，2012，9：13-14.

[3] 全國環境監測儀器設備管理規定（暫行），第一章，第二條.

作者簡介

鄭艷明（1969-），女，廣東，廣東省肇慶市環境保護監測站，館員，研究方向：檔案管理。