探究企業(yè)檔案管理社會化問題

摘 要：在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，市場競爭也逐漸變得復雜起來，企業(yè)要想獲得發(fā)展，就要使自身的經(jīng)濟效益不斷提高，還要重視檔案管理工作，使企業(yè)的核心競爭能力得到有效的強化，當前很多企業(yè)的檔案管理工作都無法使其社會化管理效率得到提高，還會遇到一些社會化問題，使文書檔案管理質(zhì)量無法得到提高。本文針對企業(yè)檔案管理的社會化問題，提出具體的解決措施，對于相關(guān)的問題提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會化問題

社會在不斷進步，我國經(jīng)濟也隨之得到快速的發(fā)展，在當今激烈的社會競爭環(huán)境下，人力資源管理對于企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。在企業(yè)人事管理活動當中涉及到企業(yè)檔案，這是企業(yè)人員的重要憑證，當前企業(yè)管理的首要任務就是企業(yè)檔案管理的社會化問題，由此可以提高企業(yè)的管理水平。

1 概述企業(yè)檔案管理社會化

在企業(yè)的檔案管理當中，企業(yè)和社會的溝通需要實現(xiàn)信息的傳播，從而認為雙方的交流提供技術(shù)保證。企業(yè)內(nèi)部人員掌握的知識無法滿足檔案管理需求，這就需要利用科學技術(shù)和信息化管理手段，使企業(yè)檔案管理可以享受更多的服務，利用網(wǎng)絡渠道實現(xiàn)信息的反饋，企業(yè)也可以掌握檔案管理的最新動態(tài)和內(nèi)容，不斷進行交流，實現(xiàn)企業(yè)的檔案管理社會化，可以使企業(yè)的效益不斷提高，由此降低企業(yè)的成本。

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。我國企業(yè)規(guī)模不斷擴大，尤其是企業(yè)檔案管理工作，其工作內(nèi)容比較復雜和繁重，需要大量的人力和物力。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2 企業(yè)檔案管理社會化問題

2.1 企業(yè)檔案社會化的重視程度比較低

企業(yè)人員不斷增加，企業(yè)人事檔案管理通常利用電子檔案的方式，但是大部分電子檔案并沒有由社會外包組織進行管理，都是在企業(yè)內(nèi)部進行處理，企業(yè)缺乏專業(yè)的技術(shù)和操作人員，因此無法實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，也無法完善其資料，既定的要求無法滿足，無法發(fā)揮出電子檔案的作用，因此企業(yè)檔案管理水平仍舊沒有長進。

2.2 企業(yè)檔案社會化缺乏監(jiān)管力度

在企業(yè)的發(fā)展過程中涉及到檔案管理，在不同的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門當中，需要創(chuàng)建一系列產(chǎn)品和服務，如果無法創(chuàng)建那么就無法重視檔案管理，由后勤管理體系大概處置一些檔案管理的相關(guān)事項。

2.3 企業(yè)檔案社會化缺乏安全保障

如果是專門的有關(guān)電子檔案的機構(gòu)單位，那么通常不會單獨計劃管理企業(yè)電子檔案，對于不同的企業(yè)情況，制作的電子檔案其格式和軟件都是不同，這樣一來，處理系統(tǒng)就會發(fā)生不兼容的情況，導致數(shù)據(jù)信息的丟失和篡改的情況，使企業(yè)面臨著很大的損失。

3 加強企業(yè)檔案社會化管理的意義

企業(yè)在實際發(fā)展過程中，社會化管理發(fā)揮著非常重要的作用，企業(yè)檔案管理實現(xiàn)社會化，可以使檔案管理的質(zhì)量不斷提高，這樣一來檔案管理的效果也會由此得到加強。加強檔案管理社會化，那么相關(guān)的工作人員也會具備正確的管理理念，使管理體系得到優(yōu)化，使項目和文書的管理質(zhì)量都可以不斷提高，獲得的管理效果也比較好。檔案社會化管理力度不斷加強之后，實現(xiàn)檔案信息的管理精細化，項目和文書管理人員在工作的時候也會具備有效的依據(jù)。企業(yè)實現(xiàn)檔案管理社會化，可以使檔案信息的利用效率不斷提高，這樣一來企業(yè)項目和文化管理可以得到有效的優(yōu)化，引導企業(yè)建立科學的人才培養(yǎng)，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

4 強化為企業(yè)檔案管理社會化問題的解決措施

4.1 加強宣傳的力度

在檔案管理社會化過程中，企業(yè)需要加強宣傳管理工作，使人事檔案的相關(guān)管理人員具備良好的配合意識，企業(yè)需要充分的考慮管理人員的工作現(xiàn)狀，將宣傳制度不斷完善，結(jié)合具體的事件加強宣傳，保證企業(yè)成員可以明確檔案管理工作的重要性，對于檔案社會化管理給予積極的配合，從而為后續(xù)的發(fā)展提供有力支持。

4.2 健全檔案科目

有效分配人力資源可以促進企業(yè)快速發(fā)展，完善企業(yè)的檔案科目，使其管理目標不斷細化，可以促進操作過程更快的完成。將檔案科目不斷完善，人員職稱在晉升的過程中相關(guān)的工作就會得到完善，增加有關(guān)員工個人特征的文獻資料，明確用人單位的需求。完善檔案科目可以在多個角度將員工的工作狀態(tài)和個人經(jīng)歷反映出來，可以有效的預測員工的能力發(fā)展。

4.3 實現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理

檔案管理社會化發(fā)展過程中，需要統(tǒng)一管理檔案，使檔案管理社會化效率不斷提高，明確企業(yè)檔案管理社會化其實是社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的產(chǎn)物，和企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很多的不同。企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理工作需要由企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)完成，結(jié)合員工的工作情況和文化程度劃分檔案，這種管理方式容易導致管理混亂，企業(yè)檔案的管理質(zhì)量無法得到有效的提高。由社會管理機構(gòu)處理檔案管理工作，可以集中管理員工，使企業(yè)的檔案管理質(zhì)量得到大幅度的提升。社會管理機構(gòu)在處理的過程中，需要重點關(guān)注檔案的管理情況，將社會管理機構(gòu)的優(yōu)勢充分的發(fā)揮出來，使企業(yè)檔案管理質(zhì)量不斷提高，從而促進企業(yè)更好的發(fā)展。

4.4 制定出科學的社會化管理制度

在企業(yè)的知識資產(chǎn)當中，企業(yè)檔案信息是非常重要的部分，企業(yè)檔案信息涉及到非常豐富的內(nèi)容，檔案信息中還涉及到有關(guān)員工的基本資料，可以促進執(zhí)行項目和文書管理工作正常的發(fā)展。社會管理機構(gòu)被任命處理檔案管理工作的時候，需要建立科學的管理制度，對于社會管理機構(gòu)的行為形成有效的約束，使檔案管理的準確性和完整性得到提高，對于企業(yè)檔案的安全性形成有效的維護。在這個過程中，企業(yè)需要對于社會管理機構(gòu)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的實際管理能力進行全面的分析，使檔案管理制度不斷優(yōu)化，以社會管理機構(gòu)的特點為基礎(chǔ)，將檔案管理社會化的工作有效的執(zhí)行，從而得到更好的發(fā)展。

4.5 重視檔案的利用

我國市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，增強了企業(yè)人員的流動率，嚴重影響到檔案信息的資源開發(fā)。創(chuàng)新管理模式，取代我國傳統(tǒng)的封閉式管理模式，了解社會和經(jīng)濟的需求，針對人事關(guān)系和檔案工作將服務進行調(diào)整，建立的管理制度具備公開性和透明性。

此外應該杜絕出現(xiàn)自帶檔案的情況。企業(yè)在發(fā)展過程中不夠重視人事檔案，工作人員在錄用之后，他們自己手中還保存著自己的檔案，企業(yè)無法實現(xiàn)有效的統(tǒng)一管理，很容易就會出現(xiàn)檔案丟失的情況，這會對于企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高是不利的。工作人員辦理保險業(yè)務的時候缺乏檔案依據(jù)，企業(yè)需要發(fā)揮出檔案社會化管理的作用，避免產(chǎn)生不利影響，那么員工就不能自帶檔案，這樣才可以使檔案管理效果得到有效的提升。

完善企業(yè)檔案管理，促進檔案管理呈現(xiàn)出規(guī)范化，企業(yè)領(lǐng)導需要加強檔案管理工作，將企業(yè)檔案管理的條件得到改善，重視企業(yè)檔案管理工作，成立專門的檔案工作管理小組，主要發(fā)揮出檢查和監(jiān)督的作用。

5 結(jié)束語

企業(yè)在實施檔案管理社會化的過程中，需要對于檔案管理工作的實際執(zhí)行情況給予重視，對其管理流程給予規(guī)范，利用各種先進的檔案管理技術(shù)，使其管理效率不斷提高。

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作者簡介

張冬梅（1970-），女，漢，河北省任丘市渤海鉆探井下作業(yè)公司，助理館員，本科。研究方向：檔案的管理和應用。