關于學校檔案管理創新及檔案管理數字化問題的分析

劉國芝

摘 要：創新是歷史進步的主要動力，也是時代發展的重要源泉，在傳統學校檔案管理工作中，筆者發現其中存在諸如歸檔程序繁瑣，資料保存限制等缺陷。在科技高速發展的今天，在信息化、數字化等給我們的生活帶來巨大改變的同時，也為我們學校檔案管理工作提出了新的挑戰，本文旨在分析學校檔案管理創新及檔案管理數字化等諸多問題及舉措。

關鍵詞：學校；檔案管理；數字化

檔案管理工作對于學校管理質量的重要性不言而喻，也是對于學校發展水平的直接顯現，對于學校的教學、管理及科研等方面都有著重要的意義，因此傳統的檔案管理方式已不再能夠勝任今天的學校管理局面，因此對于學校的檔案管理部門，應當及時、積極的改變原有的體制和工作方法，以提高學校檔案管理工作的質量與效率。

1 學校檔案管理上的創新

（一）檔案管理理念的創新

理論是實踐的先導，思想是行動的指南，想要學校檔案管理創新，必須要先在理念上進行創新，要摒棄原有傳統觀念對于工作人員思想上的束縛，學習先進的創新理念。

傳統的學校檔案管理工作中，往往只是針對于文字、表格、圖像等信息的管理，而疏忽了對于管理人員的管理，對于信息查閱人員的管理，這就要求檔案信息的管理人員，在打破原有思想禁錮的同時，還要全面認識到檔案管理創新的重要性，在做好檔案信息收集、整理與歸納的同時，也要加強對于檔案管理人員以及信息查閱人員的管理，力求全面。

（二）檔案管理方法的創新

現如今的檔案正在從人力手抄管理逐漸轉變為計算機信息數字化管理，以習近平總書記提出的“互聯網+”為目標，以現代化信息技術技術為手段，通過科學的管理方法[1]，讓學校檔案管理走進數字化的大門。

這需要每一位管理人員都不僅僅要掌握傳統的檔案管理方法，還要學習和掌握計算機操作以及電子數據的錄入、修改、查閱、增刪等管理技能，這樣不僅大大的增加了檔案管理的效率，同時也增強的檔案的安全性。當然，這不僅僅需要檔案管理人員的積極學習，還需要學校管理者的配合，共同推動檔案管理工作的數字化進程。

（三）工作人員管理方式的創新

人員管理也是檔案管理工作中十分重要的一環，在工作內容和方法創新之后，很多學校往往會忽略管理方式的創新，在檔案管理中仍采取“一言堂”的工作模式，而在當今社會，以人為本的管理理念愈加深入人心，這種絕對權威的管理方式并不適宜，越來越多的企事業單位選擇人性化管理理念取而代之，促進領導與工作人員以及工作人員之間的友好合作，大大的提升了工作效率。

2 學校檔案管理數字化建設中的問題

隨著學校檔案管理的創新，許多學校開始搭建數字化檔案管理平臺，通過這種數字化的平臺，不僅能夠更加方便、高效的傳輸、管理和查閱檔案，還能夠進行分析、歸納、總結，對于學校管理建設有著極大的作用。由于數字化進程剛剛開始，現在還面臨著如下問題：

（一）檔案管理工作人員的創新意識不足

在越來越多學校進行檔案管理數字化的過程中，會有一些管理人員并沒有意識到檔案管理數字化的重要性，保持著原有的工作習慣和工作方法，使得數字化的檔案管理平臺并沒有起到其應有的作用。

（二）檔案管理工作人員的專業技能不足

檔案管理數字化平臺建設是一種新興的技術，也是一種科技含量非常高的技術，因此有一些學校的工作人員對于這種專業技術并不擅長，缺乏相關的專業技能[2]，這也直接影響了檔案管理數字化的進程。

（三）計算機網絡的安全性不足

通過建立數字化的檔案平臺旨在實現檔案信息的保存和傳輸，但是現如今的網絡安全問題的確存在很多隱患，近年來個人檔案信息泄露的事故頻頻發生。在這種隱患的存在之下，令很多學校不敢繼續進行檔案管理數字化的進程，更有不敢開放其學校內數字化檔案管理平臺的情況，這些都限制了目前很多學校檔案管理數字化的發展。

3 加強學校檔案管理創新和數字化建設中的建議

（一）提高檔案管理工作人員的創新意識

這需要學校定期組織工作人員定期舉辦思想教育講座，通過講座來幫助工作人員徹底了解檔案管理數字化的重要性，同時也可以組織工作人員到其他擁有比較完善的數字化檔案管理平臺的學校中去參觀和學習，增強工作人員的創新意識。

（二）提升檔案管理工作人員的專業技能

通過檔案管理數字分析，檔案的利用率急速上漲，這就對工作人員的素質及技能有著很高的要求，一些學校的管理人員專業技能不足，針對這一問題，筆者認為，學校應該增加對于檔案管理人員的培訓力度，通過培訓考核、交流活動等方式，鼓勵工作人員進行專業技能的學習，健全檔案管理工作人員隊伍，培養一批檔案數字化管理技術過硬的人才，為學校今后的檔案管理有著極大的作用。

（三）增強網絡安全意識

在現如今的網絡安全的嚴峻形勢面前，每一位檔案管理的工作人員都應該增強自身的網絡安全意識，并嚴格遵守《中華人民共和國網絡安全法》[3]，不給犯罪分子可乘之機，將網絡安全隱患降到最低。

另外，“沒有規矩，不成方圓”，學校也應該建設好檔案管理工作的各項制度，并要求全體工作人員嚴格遵守，同時也應該進行保密安全技術培訓，學習針對不同用戶設置不同權限，不同權限提供相應的瀏覽查看范圍；學會建立數據備份，以防止數據的意外篡改和丟失；同時要學習如何對于中藥文件和文檔進行加密保存等等。通過這些安全技術的學習，也讓工作人員了解到安全工作的重要性。

4 結語

綜上所述，學校的檔案管理工作正在一步一步的邁進數字化，由于起步較晚，檔案管理工作中存在一些不足，這就需要學校積極配合檔案管理工作，提高檔案管理工作人員的創新意識及其專業技能，同時培養其網絡安全意識，搭建數字化檔案管理平臺，為學校在未來的改革發展中提供更多、更有效的依據。

參考文獻

[1]楊波.關于學校檔案管理創新及檔案管理數字化問題的探討[J].辦公室業務，2016（22）：183，189.

[2]季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業與科技論壇，2016，15（15）：209-210.

[3]劉寧.數字時代高校檔案管理現代化建設的創新研究[J].檔案與建設，2014（12）：28-30.