淺談地名檔案管理模式的繼承與創新

藺森

信息技術的快速發展及普遍應用，給傳統的地名檔案管理模式帶來巨大沖擊。如何跟上時代步伐，實現地名檔案管理“精準、嚴謹、快捷、高效”的目標，成為業界必須積極探索實踐的緊迫課題。在繼承中創新，在創新中發展，把信息技術與傳統優勢有機接軌，走信息化、科學化、規范化的地名檔案管理路徑，無疑是一個正確選擇。

一、信息技術催生地名檔案管理模式向更高層次發展

信息技術不僅深刻改變著社會生產、生活方式，也深刻改變著地名檔案管理模式。比較而言，傳統地名檔案管理模式弊端突顯。因此，依托信息技術把地名檔案管理模式推向更高層次是時代的必然。

（一）信息技術實現了地名檔案管理方式手段“多措并舉”。經濟社會改革和發展，使得地名檔案信息量呈幾何式增加，對檔案管理的方式手段提出了更高要求。傳統檔案管理雖然具有隨意更改難度大、保留原始痕跡真、失密泄密范圍小等優勢，但也存在著人力成本高、核查速率低、監管時效慢等短板。利用“源控制技術、代密碼技術、類模型技術、遠程控技術、防火墻技術等信息技術，實現網絡化、自動化、智能化管理，有效彌補地名檔案傳統管理模式的不足。

（二）信息技術實現了地名檔案管理質量效益“多快好省”。傳統檔案管理大多以紙質材料為主，人工收集、分類、歸檔和處理為主，雖然具有一定可靠性、穩定性，但浪費精力多、運行節奏慢、人員壓力大、質量效益低。利用大數據、云計算、數字化、數據庫等信息技術，既可以增大檔案信息容量，拓展包括圖片、視頻、聲像等內容載體，又可以運用電子智能手段進行檔案信息采集錄入、甄別歸類、自動編譯、驗證核實、儲存維護、保密監管、提供服務等，增強地名檔案管理的及時性、可靠性、有效性，極大地提高管理質量效益。

（三）信息技術實現了地名檔案管理使用功能“多位一體”。地名檔案傳統管理模式存在單純“為管而管”的情況，其使用功能的體現往往是“力不能及”。信息技術通過互聯網、局域網、多媒體、自媒體、視頻、語音等手段，可以全時段、跨區域、大批量、不受時空、地域限制提供遠程利用服務，滿足不同服務對象的不同需求，實現檔案管理目的的拓展和功能發揮。

二、推進地名檔案管理模式在繼承中創新的基本對策

創新地名檔案管理模式，要堅持統籌、設計、開發、實施和運用系統化，組織、程序、環節、責任和標準規范化，以及實用性、持續性、安全性相統一的原則，充分發揮信息技術優勢，構建集網絡、數字、自動、智能、模型于一體的富有信息時代特色的管理模式。

（一）打牢突出信息技術主導的地名檔案管理基礎。加強基礎設施建設。購置配備服務器、交換機和傳輸加密設備、快速掃描儀、多功能一體機、UPS不間斷電源、復印機、數碼攝（照）相機、錄音筆、硬盤、光盤庫等基礎設備，安裝彩色攝像監控系統、紅外探測防盜報警和自動滅火等裝置，夯實針對信息技術特點的檔案管理物質基礎。建立檔案信息中心、自動監控室、檔案服務利用室等場所。

（二）明確體現信息技術優勢的地名檔案管理標準。實現檔案目標全覆蓋：從檔案信息源頭到末端使用，對所有檔案目標形成全程全域全覆蓋監控；實現檔案使用智能化：節省人力勞動，壓縮存儲空間，減少操作環節，提高使用效率。運用信息技術將紙質文件、照片、圖紙及視頻錄像等原始檔案資料掃描、轉化為電子數字資源，建立多媒體數據庫等；實現檔案服務多元化；擴大利用范圍，減少層級阻力，暢通檔案信息橫向、縱向交流，以更好地體現檔案“服務”功能；實現檔案信息一體化：確保檔案文檔一體化、檔案情報一體化、各門類檔案館一體化建設。

（三）打造精通信息技術運用的地名檔案管理隊伍。制定檔案人才培養規劃，重點對管理人才、技術人才、監督人才等不同類型人才的結構、分布、職能、數量等進行合理配置，把高層次人才和專業人才培養、選拔作為重點，明確指導思想、目標要求、工作程序、方法步驟和保障措施。通過系統的培養，使各層次的檔案信息化專家、檔案信息化骨干人才、檔案信息化專業人才結構合理、分布均勻、作用明顯。

（四）完善適應信息技術要求的地名檔案管理機制。完善責任機制：發揮信息技術專業性、保密性、區位性強的優勢，做到各級各層次、各個環節，分工明確，責任到人，并落實相關責任追究制度；完善監督機制：發揮信息技術可控性、溯源性、交互性強的特點，做到橫向縱向、對內對外，所有環節都有監督；完善攻關機制：組建相關團隊，發揮技術優長，圍繞檔案管理，開發系統軟件、數據庫，攻克檔案管理難題，提供技術質量支持等；完善維護機制：針對檔案管理信息技術綜合性、復雜性、易損性強的特點，實行分門別類、定期與不定期的系統維護、器材維護、環境維護等。

三、創新地名檔案管理模式對主客觀條件提出的要求

地名檔案管理模式的繼承與創新，是一項復雜的系統工程，對思想觀念和認識、總體設計和規劃、力量投入和整合、規章制度和安全都提出了更高要求。需要在組織領導、隊伍建設、法規制度、安全防范等方面適應要求，為創新地名檔案管理模式提供堅實保證。

（一）創新地名檔案管理模式的組織領導必須堅強有力。一是搞好頂層設計。制定出切合實際的總體規劃和運行流程，明確具體實施步驟、方法舉措，提供有序推進的宏觀指導。二是抓好組織實施。從設計方案到論證、成果應用，層層把關，步步監控，把組織領導貫穿全過程。三是提供有力保障。給予相關政策規定、人力物力、器材場所、內外聯系等支持，實施不間斷的跟蹤保障，隨時解決遇到的實際問題，突顯出保障工作對創新檔案管理模式的助推作用。

（二）創新地名檔案管理模式的能力素質必須全面過硬。一是信息知識和信息技術過硬。檔案管理人員應該精通與檔案管理和建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等，具有掌握和運用信息技術的基本技能。二是信息意識和信息道德堅固。檔案管理人員應該從傳統的思維模式中解脫出來，確立與信息技術發展相適應的思維方式，恪守檔案職業道德的同時，更加恪守信息道德，為創新檔案管理模式提供品行保證。三是素質結構和思想狀態優良。檔案管理人員應該對檔案管理中應用新技術、新方法抱有極大熱情，克服與己無關、知難而退等思想，積極投入創新檔案管理模式的實踐，精通檔案管理信息設備和系統操作及維護，了解掌握前沿信息技術，具有自主開發信息產品的能力。

（三）創新地名檔案管理模式的法規制度必須建立健全。一是落實國家層面的法規制度。如《2006-2020年國家信息化發展戰略》《全國檔案信息化建設實施綱要》《地名檔案管理規定》等，是檔案管理的法律依據。二是構建系統配套的法規制度。建立涵蓋檔案管理的領導分工負責、績效獎勵懲處等各項制度，賦予各級檔案管理的相關職權，對人力物力協調、發展規劃及標準等予以明確。三是抓好技術層面立規立制。用以規范檔案管理的技術開發與應用，提供檔案收、用、管等方面的制度遵循，并使檔案建設的經費投入、系統研發、成果轉化等各個層次都有法可依，依法而行。

（四）創新地名檔案管理模式的安全保障必須成龍配套。一是強化安全防范意識。加強安全保密教育，學習掌握有關安全保密的政策規定和法規制度，不斷強化按保密法規辦事的自覺性。二是采取技術防范措施。嚴格限定查閱檔案范圍和權限，采取訪問控制、身份識別、數據加密、查閱日志等技術手段和保密措施，防止檔案信息不被非法竊取、閱讀。三是落實安全防范責任。按照“業務誰主管、保密誰負責”的原則，把保密工作納入檔案管理的全過程，加強對檔案信息利用活動的管理，嚴格執行權限控制和層級管理，對檔案信息使用全過程實施監控，阻止無關人員對系統非法侵入和破壞，防止在利用過程中出現泄密和損傷信息等情況發生。四是堅持安全保密制度。對系統使用、應用軟件、殺毒軟件等信息產品的配備、安裝、更新，必須經過權威部門的安全鑒定。建立電子文件的制作、使用、歸檔等環節科學規范的制度，定期進行安全性、有效性檢查，保證檔案信息的齊全完整、真實可靠。

（作者單位：河北省地名區劃檔案資料館）