淺談公路工程檔案管理中的問題及處理措施

薛珊

【摘 要】隨著社會和科技的不斷發展進步，新時期我國的公路工程建設數量日益增多，技術水平要求越來越高，這在一定程度上給公路工程檔案管理工作帶來巨大挑戰。因此，需要針對工程檔案管理工作中存在的問題，找出切實可行的解決辦法。本文首先分析了現階段公路工程檔案管理過程中存在的問題，然后提出了解決這些問題的具體措施，以供相關部門參考。

【關鍵詞】公路工程；檔案管理；措施

1 現階段公路工程檔案管理中存在的問題

1.1 管理人員的檔案意識薄弱

事實上，所有的公路工程包含的檔案資料均很復雜，特別是當工程竣工驗收之后需要交于業主的檔案資料就更多。若在短時間內未發現工程質量問題時，那么就可以順利交付工程，之后施工隊伍就會結束所有施工活動，然而在較短時間是無法全部將所有工程資料整理出來，此無疑對公路工程的檔案管理工作帶來困難。

在利用工程檔案時，主要借鑒的資料是部分竣工驗收證書、工程決算和竣工圖等，而大量的其它工程檔案會被忽略，此將直接降低工程檔案資料的利用率，使公路的工程檔案資料的完整性和系統性無法得到保證。

1.2 檔案資料管理質量偏低

在公路工程的檔案管理過程中，作為重要環節的施工準備階段的前期資料、施工中的形成文件、竣工驗收中的形成文件，均屬于公路工程檔案的范疇。現階段，較多的施工企業習慣于注重公路工程檔案數量的收集，而忽視針對資料的鑒定工作，從而讓工程檔案中摻雜了部分缺乏保存價值的資料，繼而對檔案的優化管理和長期存放帶來影響。

此外，公路工程檔案的管理中還存在著這樣一個問題，即在資料形成過程中造成的檔案分量不足和檔案保管丟失的問題，部分非常重要的文件或簽字等資料在形成過程中存在非常嚴重的隨意性，從而導致形成的工程檔案資料的質量不具備真實性與有效性的標準。

以上這些不良工作失誤給公路工程檔案資料管理質量帶來了非常嚴重的影響，導致公路工程檔案管理質量呈現較低的水平，使得工程檔案資料的有效性受到嚴重影響。

1.3 公路工程檔案資料管理體制不完善

由于施工企業在意識形態的認識不足，使得公路工程檔案管理未能得到充分的重視，較多的企業將重心放在在了針對施工建設方面的管理。大部分的企業管理者認為檔案管理屬于一個可有可無的環節，這一環節不能給企業產生經濟效益，因此通常不會在該方面行更多的人力、財力和物力的投放。有部分人甚至覺得采用不規范、不科學的公路工程檔案管理方法，對工程檔案管理質量影響不大，使得較多的先進公路工程檔案管理體制都未得到及時應用。

另外，在監督方面企業也未能建立由專人負責公路工程檔案管理監督的制度，而施工監理卻給建設方提供了非常專業化和社會化的服務，以此幫助建設單位針對工程的質量、進度和技術等方面進行控制，所以監理方還應在公路工程資料管理方面承擔起管理責任。通過在資料收集、整理和保管過程中嚴把質量關。使工程檔案資料的完整性與有效性得到有效保證。

2 解決公路工程檔案管理問題的具體措施

由于公路工程檔案管理工作中存在以上的問題，因此及時解決這些問題，對于公路工程建設的順利進行是有著極大幫助的。對此，可以從以下幾個方面來開展工作：

2.1 提升檔案管理人員的綜合素質

在公路工程檔案管理工作的過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設，在管理人員的選擇過程重要優先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行公路工程的檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關的業務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關心，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。

2.2 健全檔案管理的規章制度

公路工程的管理工作必須有一套管理規章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規章。但是需要指出的是規章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規章制度的簡明實用，有現實可操作性；第三個是要保障規章制度的雙向約束性；第四個是要保障規章制度在領導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執行。

2.3 完善并改進檔案的實際功能

公路工程檔案管理工作的最終目的是要充分的發揮檔案的實際功能，為企事業單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優質功能要進一步的發揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業單位不斷發展的需求。

2.4 加強檔案管理信息化建設

計算機網絡的不斷發展與推廣影響到社會各行各業的發展，涉及公路工程檔案管理的企事業單位也不例外，在工程檔案管理過程中充分借助計算機網絡技術能夠全面推動檔案管理工作的信息化發展，全面落實信息化建設，提升工程檔案管理的效率。首先事業單位需要做好基本的檔案管理信息化設施建設，根據自身工程檔案管理實際情況引進或者開發檔案管理信息系統，開發相關管理軟件，提升檔案管理信息化水平，為工程檔案管理信息化建設打好基礎；其次還可以借助信息化技術對工程檔案管理工作進行有效監管，組建對檔案管理工作情況管理與監督的平臺，定期對工程檔案管理工作進行考核評價，建立科學合理的工作激勵與約束機制，全面提升檔案管理效率。

2.5 增強檔案管理風險防范意識

公路工程檔案的管理工作會受到非常多的因素影響，存在一定的風險性，因此在實際工作中，公路工程檔案管理部門需要加強檔案管理工作的風險防范意識，做好安全保護工作，提高事業單位的檔案安全性，這是科學高效開展工程檔案管理的重要環節。具體工作可以從以下幾方面開展：一是要會做好檔案整理，對現有的所有工程檔案進行綜合整理，制定好檔案清單，一條一條、一項一項進行分類編目，這樣才能夠對檔案資料進行優化配置，更好的實現工程檔案的使用價值；二是做好檔案管理工作，一般來說公路工程中的檔案資料數量龐大，內容復雜，需要開展專項管理，為了安全，檔案管理部門可以對重要的檔案資料進行信息備份，采用不同的方式進行保管，避免因為意外出現資料丟失；三是對現存的檔案管理編制方法進行創新改進。進行檔案管理必然離不開檔案管理編制方法，而科學合理的檔案管理編制方法才能確保工程管理工作得到更好地開展。

3 結語

公路工程的檔案記錄了整個施工過程中的重要文獻資料，這對公路工程的質量控制有著一定的影響。因此，公路工程的相關部門必須加強對公路工程建設過程中的檔案管理，以保證工程的順利完工。

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[責任編輯：朱麗娜]