互幫互助 Word中表格用好Excel函數

平淡

直接套用 在Word中調用Excel

在Word中使用表格的時候，許多人常規的做法是直接在Word中插入，或先在Excel中復制制作好的數據進行粘貼，但如此一來表格就無法使用函數了。因為插入的表格會變成Word的插入對象，正確的做法是：在Word中點擊“插入→表格→Excel電子表格”，插入一個虛線的表格（圖1）。

但是需要對這個表格數據進行統計時，只要在Word中雙擊表格，表格激活后會直接調用Excel，這樣表格的具體使用和在Excel中是一樣的，可以直接使用函數、VBA腳本等工具。對于已經在 Excel中處理好的數據如添加公式、函數等則可以通過粘貼的方法將數據移動到插入的表格中，這樣對于需要在Word中進行大量數據的處理時非常方便（圖2）。

數據同步 在Word中鏈接表格

在Word中插入表格時很多時候需要對表格的數據進行更改，常規的方法是在Excel中修改后再根據實際修改到Word中進行同步修改。其實數據同步不必這么麻煩，我們可以使用“選擇性粘貼”方法實現數據同步更改。

首先在Excel中完成數據的編輯后保存，接著在Excel中復制需要粘貼到Word中的數據。在Word中通過點擊“開始→粘貼→鏈接與使用目標格式”的方式粘貼數據，這樣粘貼的實際上是一個鏈接數據（圖3）。

這樣以后粘貼到Word中的表格數據需要更改時，我們只要打開Excel對需要編輯的數據進行更改。完成更改后在Word中選中表格，右擊選擇“更新鏈接”即可實現數據的同步更改。這樣所有數據的處理是在Excel中完成，Word中只要“更新鏈接”即可（圖4）。

如果原始數據文件有多個備份，我們還可以自行定義鏈接的文件。同上在上述菜單選擇“鏈接的Worksheet對象→鏈接”，在打開的窗口中可以看到這里鏈接對象的實際文件，點擊“更改源”，然后重新選擇源文件和鏈接項目即可（圖5）。

就地取材 直接在Word中使用公式

上述方法利用的都是Excel的實際功能，在實際使用中都是要啟動Excel運行表格的操作。如果我們只是在Word中使用一些簡單的函數如求和、平均數等，那么利用Word本身的“文檔部件→域”項即可，這樣無需啟動Excel，既可以節省系統資源，還可以提高工作效率。這里以使用求和公式為例。

在插入的表格選中需要求和的單元格，點擊“插入→文檔部件→域”項，在彈出的“域”窗口中，選擇“域”列表中的“=（Formule）”，然后點擊“公式”按鈕（圖6）。

在打開的“公式”窗口中，輸入公式“=SUM（A1：A6）”，并點擊“確定”按鈕，這樣返回Word表格區域可以獲得求和結果（圖7）。

可以看到在Wo rd的域里公式的具體使用和Excel是一樣的，但是這里是直接在Word中進行公式調用而無需再啟動Excel，對于熟悉函數的朋友還可以在Excel中直接設置好，通過“粘貼函數”的方法實現公式的快速調用。當然域代碼還有其他用處，比如直接輸入數學、物理等公式，比如按Ctrl+F9快捷鍵，然后輸入“eq ＼o（→，a）”，右擊選擇“切換域代碼”，最后再調整一下間距即可輸入數學向量公式（圖8）。