新時期事業單位檔案管理工作的思考

李紅艷

【摘要】：事業單位的檔案管理工作對事業單位的發展有重要作用。檔案管理部門需要通過制定相應的規章制度來規范檔案管理。與此同時，國家也要完善檔案管理的相關法律法規，使檔案管理有法可依，保證管理工作有效展開，維護檔案管理人員的合法利益。本文致力于從現狀和改革策略兩個方面研究檔案管理，從而為這一工作獻計獻策。

【關鍵詞】：事業單位；檔案管理；方式

【引言】：事業單位是經濟快速發展與社會和諧發展的支撐體系，其檔案則是提供公共服務的主要載體，優化事業單位檔案管理工作對平穩而迅速地發展社會事業有利，有助于滿足人民不斷增長的物質文化需要。本文將新時期優化事業單位檔案管理的重要性作為切入點，探討提出若干具體的優化策略，旨在促進檔案管理工作水平的提升。

1、新時期優化事業單位檔案管理的重要性

事業單位在新時期的檔案管理工作實際上就是人力資源管理，所以檔案管理工作和單位的每一名職工都息息相關。但事業單位檔案管理水平能在一定程度上反映職工的專業技能與素質水平。就拿人事檔案來說，事業單位職工的升調往往把個人檔案作為主要依據，所以人事檔案是十分重要的資料。尤其是在當今的信息時代，檔案資料對個人有更重要的意義，單位領導可通過查看某名職工的檔案決定其具體的任用。職工檔案資料記錄并反映著個人在不同階段的成長歷程、獲獎情況，且在事業單位合理配置人力資源方面有舉足輕重的作用。另外，事業單位檔案管理能使很多管理工作獲得重要的決策依據，因為檔案不僅是決策參考材料，還是對單位及個人成長的見證，做好事業單位的檔案管理工作對事業單位的工作狀態及成果、建設及發展有重要影響。總之，事業單位在新的歷史時期優化檔案管理工作是至關重要的。

2、事業單位目前的檔案管理情況

2.1重視不夠

事業單位人事檔案管理是一個艱巨的任務，但由于工作的特殊性，外在的人不容易知道這種工作，不夠光彩奪目。它具有高隱蔽性、高保密性，很多人不知道這是一種怎么樣的工作。這種情況下，就容易導致工作人員在思想上對于這個工作不夠重視，認為這只是個傳抄文件，不給別人知道就行了的簡單工作，往往敷衍了事。另一方面，相關領導不夠重視，經常忽視這方面的工作，殊不知，一旦發生問題，后果很嚴重。

2.2管理人員自身業務素質差

在現實的管理中，由于缺乏對檔案管理的重視，檔案管理人員的使用存在著專業知識缺乏、業務水平差的問題。更多單位檔案管理人員并非由相關專業知識的人來擔任，廣泛存在著其他工作人員兼職管理檔案的情況。這勢必造成檔案管理的混亂。同時由于很多單位辦公條件，特別是檔案管理沒有實現現代化辦公，管理人員仍然采取手抄的辦公方式，效率低下、質量不高成為問題，諸如信息不完，不細，調整難度大等等。不加強計算機和網絡知識學習，不增強專業知識學習，不改善辦公條件，不進行相關技能培訓，檔案管理已經達不到單位現代化人事管理的要求。

2.3檔案管理手段落后

眼下計算機技術雖然得到了廣泛的發展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業單位并未將其運用到檔案管理工作中，依舊采用傳統的檔案管理方式。傳統檔案管理中對于檔案資料的管理主要以紙質的方式為主，由于檔案數據信息涉及到的內容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲存的難度。經常出現紙質檔案易受潮，發霉等問題，因此必須要定期進行查看和整理，所以存儲的時間也較短。而且由于內容較多，所以檔案準確性好完整性也就難以得到保證，同時也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

3、加強事業單位檔案管理的有效措施

3.1增強法律意識，建立健全檔案管理的規章制度

在檔案管理中要增強權利和義務意識，這是做好這一工作的重要前提。首先，加強對檔案管理的核心法律——《檔案法》的學習和研究，如此，檔案管理人員在從事這一工作時，才能明確哪些事情是該做的，哪些事情是不該做的不能做的。這樣在工作中就能自覺約束自己。其次，事業單位領導也要高度重視，對沒有相關規則制度的要盡快建立相關規章制度，有相關規章制度的，要進一步完善這一制度，嚴格按照制度辦事，對工作人員嚴格要求，定期要求他們匯報工作，加強監察督促。同時把檔案管理工作納入單位整體工作計劃中，建立工作計劃，使工作人員按計劃有步驟展開工作。

3.2培育人才

人才是第一生產力。新形勢下，人才的爭奪已經愈演愈烈，所以我們也要爭奪人才培育人才。我們要不拘一格降人才，不僅從高校中挖掘，還要從生活中發現；不僅重視對對口專業人才的爭奪，還可以加強對非對口專業但熱愛這份工作的人才的培育；事業單位文職工作很多是女性，所以新形勢下我們不僅要女性，也要一些有發展前途的男性。重視人才、培育人才，只有人才才會認可這份工作并干好這份工作。

3.3推動事業單位檔案管理工作深化發展

目前，各類型事業單位均需依托規范的、定期的組織學習及思想宣傳方式增強單位內部對優化檔案管理工作重要性的認識。站在這一角度，事業單位要想在經營管理環節全面落實檔案管理工作，凸顯其重要地位，就需構建優秀領導團隊，發揮出隊伍的引導作用和榜樣職能，以便通過定期、不定期的方式嚴格監督、檢查事業單位開展檔案管理工作的實際情況。且各類型事業單位還要以此為基礎構建檔案管理工作的達標考核機制，憑借事業單位落實檔案管理工作的程度衡量工作水平，采取薪資或級別升降的方式動態化管理整個檔案管理工作的達標考核。事業單位還要以自身發展勁頭為依托，建立完善的檔案管理工作質量評價標準，據此落實事業單位在檔案管理工作中遇到的問題及應對措施，規范檔案管理，促使檔案管理工作實現深化發展。

結束語

隨著新時期經濟與社會事業的持續快速發展，事業單位檔案管理面臨更高的要求，需以科學理論作為指導，采取行之有效的策略解決當下存在于檔案管理工作中的問題，憑借先進的設備和技術優化檔案管理工作，促使檔案管理適應經濟社會發展需要，滿足人們對事業單位檔案的保管及使用需求，助力事業單位實現可持續發展。

【參考文獻】：

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