事業單位檔案管理創新與改革探討

張志剛

【摘要】：在社會主義市場經濟背景下，我國事業單位迎來了良好的發展機遇，也促使事業單位需要發生一定的變革。為了能夠更加有效地適應社會的發展，事業單位在開展檔案管理的過程中應該注重創新工作的思路和方法，保證檔案管理工作的有效性。所以，加強對于事業單位檔案管理工作創新方法和思路進行研究具有重要的意義。

【關鍵詞】：事業單位；檔案管理；創新措施

【引言】：近些年來，隨著我國社會經濟的快速發展，我國事業單位的工作體制也逐漸趨于完善。在當前形勢下，檔案管理對于事業單位發展所起到的作用越來越大，事業單位也在逐步開展著檔案管理的創新工作。針對于此，本文探討事業單位檔案管理的創新工作，并嘗試提出幾點建議。

1、事業單位檔案管理存在的問題

1.1相關部門重視程度不足

當前，在事業單位檔案管理工作中，由于相關部門對于這項工作的重視程度不夠，導致這樣工作難以正常有序的開展，在一定程度上對于事業單位的發展會造成一定的阻礙。一些單位對于國家相關檔案法律法規認識不足，沒能夠有效貫徹法律法規。這樣就會導致檔案管理工作處于無人重視的地位，嚴重影響了檔案管理工作的實效性。事業單位對于檔案管理工作不夠重視，所以各種制度也就會難以落實下去，檔案管理工作容易出現混亂的情況。

1.2沒有專職檔案管理人員

大多數的事業單位覺得檔案管理是一項幕后的工作，產生不了直接的效益，也看不到功勞，尤其是一些基層機關工作單位，根本就沒有專門的檔案管理人員，只有一個簡單的檔案室和檔案柜，誰需要什么資料誰就自己去找，這是其一；其二，即使有檔案管理工作者也是兼程的，或是新手，大多數專業一些的工作人員都會被其他更重要的管理部門去任職，而這些新手上路，既沒有專業知識，也沒有經過專門的培訓，再加上很多交接工作不到位，這樣對于檔案的收集、整理和歸類都是十分不利的，比如說最基本的一項人事檔案管理，看起來簡單，但做起來若沒有專業的檔案管理人員負責，今天這個人管，明天又交給另外一個人來負責，就很容易造成資料不全、檔案丟失等現象。

1.3檔案管理工作效率不高

檔案管理工作的開展離不開完善的檔案管理制度，然而當前我國很多事業單位都沒有建立起完善的檔案管理制度，有些事業單位雖然制定了檔案管理制度，但卻沒有嚴格按照制度要求來實施，導致檔案管理制度形同虛設。另一方面，21世紀是互聯網時代，各行各業都開始引入了互聯網管理模式，檔案管理工作也不例外。然而當前我國還有一些事業單位依舊通過人工來進行檔案管理工作，極大地影響了工作效率。正是由于如上兩點原因，才導致當前事業單位檔案管理工作效率不高的情況出現。

1.4檔案管理的方式不科學

隨著信息化時代的不斷發展和進步，檔案管理的方式卻依然陳舊且單一，現代化的檔案管理設備不能加以利用，缺乏對檔案管理方式的創新，檔案管理效率也就得不到提高。除此之外，對檔案管理工作長時間的不重視，資金不足等原因使得事業單位檔案管理部門的設施設備落后，現代化的檔案管理技術和保存等配置不齊全。

2、事業單位檔案管理的思路創新

2.1完善現代化的管理模式

我國事業單位的檔案管理工作要不斷地發展創新，首先，要逐漸地從傳統的檔案管理方式轉變為現代化無紙化的檔案信息管理。利用高科技的計算機傳輸，實行事業單位檔案管理的成功轉型。其次，建立和健全符合自身事業單位長久穩定的規章制度，在制定條例時一定要科學合理，實踐性強，通過完善的制度約束檔案管理的一系列工作。最后，提高現代化的檔案管理進程，必須把檔案管理信息化列入檔案管理的工作日程中，在配置信息化設備的同時，培訓檔案管理工作人員的計算機管理技術，將先進的技術靈活運用到事業單位檔案管理工作中。

2.2提高檔案管理人員綜合素質，保證檔案管理有效性

提高檔案管理工作的水平與相關管理人員的綜合素質的提升有著密切的關系，所以這就需要從檔案管理崗位職責和能力上不斷建設專業的檔案管理人才隊伍。即使在崗位出現變動的時候，應該盡可能地保證檔案管理工作的穩定性，保證檔案人員的綜合管理水平不降低。在開展檔案管理工作的時候，應該加強培訓工作，提高管理人員的專業能力，使其可以更加有效地開展檔案管理工作。強化檔案管理人員的管理經驗和責任意識，對于保證管理工作的有效性也有著重要的幫助作用。所以，這就需要事業單位應該注重這兩方面的工作，切實保證檔案管理工作的有效開展。

2.3制定有效的監督措施

有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，這是事業單位每一位工作人員都知道的，所以檔案管理不僅要有章可循，有章可依，而且更要加強監督的力度，對一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時上報告，以便及時查處，挽回損失。在這里可以根據不同的對象、不同的目的、不同的心理及思想動機，對檔案工作加強重點保護，最好在檔案室安裝上攝像監視器，這樣就可以憑借監視器查看前來查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤、嘴勤，爭取把檔案工作做到萬無一失。

2.4建設并使用搜索引擎

在進行事業單位檔案信息化管理過程中，建立以及使用搜索引擎便于查找檔案的資源，富有便利性。而搜索引擎功能在計算機本身就存在使用，通過一些關鍵字符就可以進行信息資源搜索，大大地增加了搜索的效率，減少了一些不必要的時間，并且超前完成指定的工作。將計算機的搜索引擎合理科學地運用到內部信息系統中，將內部建立起搜索引擎，方便工作人員進行管理工作；將單位的檔案信息進行有效的管理，也可以方便領導人員進行查看了解。這充分地體現了檔案信息化管理所具的特點，讓事業單位檔案信息化管理工作得到了進一步實現，無論是檔案管理效率還是質量都得到了進一步提高。

結束語

綜上所述，越來越多的人已經意識到檔案管理對事業單位管理工作的重要性，檔案是記錄和反映事業單位工作任務和發展的重要依據，在事業單位管理的工作中有著很重要的意義。通過對事業單位檔案管理的創新，不僅能夠提高效率，同時還緊密聯系時代發展的要求，促進了事業單位的整體發展。

【參考文獻】：

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