論秘書如何處理人際關系

黃琳

【摘要】人際關系，屬于社會心理學的范疇，是指人與人在相互交往的過程中所形成的心理關系，它其中包含了認知成分、情感成分與行為成分，表明了人在彼此交往過程中心理關系的親密性、融洽性和協調性的程度。人際關系在現代生活、工作中越來越重要，有時甚至成為工作成敗的決定性因素。而秘書，作為上下級、各部門、單位與公司之間的聯系紐帶，在日常工作中需要與不同的人交往，處理大量、復雜的人際關系。因此，人際交往的好壞往往對秘書的情緒、工作的質量有著十分重要的影響。因此，我將在這篇論文中試著論述秘書應該如何處理與領導、下屬的人際關系，以提高人際交往效果。

【關鍵詞】秘書學；人際關系；方法

一、秘書在人際關系中的個人形象塑造

我認為，要與人順利地開展交往，第一印象很重要，所以秘書的形象如何會影響他人與其打交道的意愿，塑造好個人在別人心目中的形象有助于開展交往行動。而個人形象又包括內在形象與外在形象。

（一）內在形象

內在形象即個人的性格特點，我們首先應對自己有一個比較清晰的認識，去了解自己性格上的長處與缺點。每個人有每個人的特點，不能一概而論，我謹分析個人認為在秘書工作中最重要的幾點。

1.樂于、善于與人交往：反思自己與人交往是否過于膽小、害羞，這在秘書中十分常見（尤其是從事秘書的多為女性，或者受“領導身后默默無聞的工作者”的自我定位的影響），如果存在這樣的心理障礙，就要靠積極的心理暗示、觀察與實踐去克服；

2.需要自律與寬容：嚴以律己，寬以待人在秘書身上非常適用。一方面，秘書既是領導的助手，也是上級的門面，個人的言行要管理好；另一方面，秘書應具有更多的包容性，去接納上級的缺點與錯漏、從容應對下級的交接。

3.是否角色固著：一個人在生活中扮演著許多不斷變化的角色，即人們在社會中身份是不斷變化的，人的行為特點也得有相應的變化。秘書因為工作涉及面廣，尤其要注意角色的轉變，比如一會兒向上級匯報工作，一會兒向下傳達任務……需要秘書學會調節角色身份以便更好應對工作。

（二）外在形象

外在主要指個人的言行與著裝。在面對不同場合的時候，秘書應選擇不同的言行方式與著裝風格以適合該情景。

1.言行：語言（口頭與肢體）是交往的工具，作為秘書，要掌握各種稱呼用語、注意敬謙語與避諱語，以體現秘書的職業、禮儀素養。同時，秘書在談話中要注意有效溝通。

2.著裝：比如，往夸張了說，跟隨領導去大排檔談生意和在五星級談生意是不同的。如果我們穿西裝、打領結去大排檔，給對方實際上造成了高高在上的疏離感，不利于深入交流；如果我們穿背心、人字拖去五星級飯店，這卻過于隨便，是對客戶的不尊重。因此社交著裝應根據實際情況和禮儀要求隨時變通。

二、秘書如何處理不同對象的人際關系

（一）秘書如何處理與領導的關系

秘書的根本職能是輔助領導者實施管理，即輔助領導者進行決策和協調，為領導者全面處理信息事務，因此在秘書的人際關系中最重要的就是和領導的關系。首先秘書應先認識到，其與領導者本質上是主從關系，這是兩者之間一切關系的基本點。所以一方面，秘書要找到自己的位置，提高自身工作責任感與榮譽感，另一方面，不管情愿與否，秘書都必須與領導交往、為其服務。我們也許無法改變領導的風格，但通過自身對人際關系處理的優化，能更好提高交往質量與工作效率，贏得領導的認同與尊重。

1.秘書與領導相處的原則

（1）對領導要有充分的了解

正所謂“知己知彼，百戰百勝”，要與領導處理好人際關系，首先需要了解他是一個怎樣的人。不同的領導有不同的風格，有的習慣與下屬稱兄道弟，有的比較寡言溫和，有的嚴厲苛刻……再加上領導不可能事無巨細地向秘書交代清楚所有事情，所以如果秘書了解領導和他的處事習慣，交往與工作就有了更多的主動權。通過細心的觀察與了解，與領導形成默契的配合，以形成良好的人際關系。

（2）尊重領導

一方面，關于領導的決策和意見，秘書應肯定在大多數情況下是有其合理性與正確性的，對領導的指示秘書應該尊重領導的決定并貫徹實施。如果確定自己的意見比領導的要好，在給領導提意見的時候要準備充分的理由，考慮領導的性格與場合，并用委婉、溫和的態度嘗試溝通；另一方面，作為秘書，完成領導下達指示，不能自以為是、自作主張，任務進度、工作情況要及時反饋，遇到無法解決或者需要領導拍板的事情不能越權批復，而要及時向上級請示，使領導感受到對他的尊重。而如果一個秘書面對多個領導，則需要一視同仁，不可根據個人喜好厚此薄彼，避免多頭請示。

（3）維護領導尊嚴

領導講究一定的體面與規矩，而秘書作為其下屬，尤其在公開或正式場合，首先，應該遵守規矩、講究禮儀。比如用餐、會議、坐車的位置，秘書首先要想到的是把領導安排在正確的主位上，自己再落座，不可隨便。再者，秘書的從屬地位決定了自身必須收斂鋒芒，即便領導理虧有錯也不可立刻批評指出，避免刺激領導的自尊，維護他的威信。

（4）為領導提供充分支持

秘書也是領導的助手，本身在專業知識、工作能力、為人處事上都有很高的要求。因此在工作中應多為領導分擔擋駕、出謀劃策，多為領導考慮方便。領導交代的工作，盡心盡責完成；領導可能遺忘的行程，及時提醒；領導與下屬之間產生矛盾，幫忙調解；領導需要建議，誠懇作答……說到底為領導提供充分支持也是秘書的本職。多做事，做實事，這樣才能贏得領導的信任。

2.與領導在不同場合的交往要求

（1）隨同出訪

首先出訪前，秘書應該確定好出訪來回交通食宿安排、出訪行程、隨行人員名單、當地氣候人文狀況等一系列準備工作。在隨同出訪中，秘書與日常辦公室工作不同的是，更多需要照顧到領導的生活起居（提醒領導休息或注意人身安全、及時安排就餐……），同時也是公司與領導之間信息傳遞的紐帶（匯報公司近況、傳達請示……）。外出中不確定因素增多，秘書遇到的壓力與矛盾也會增多，被要求做好本職工作的時候更要做好情緒管理，要細心耐心地與領導交往。endprint

（2）宴請、會議

宴請、會議最重要的就是維護領導的形象。這一點在與領導相處的原則中有所提及，不再贅述。另外秘書也要注意傾聽席間、會議間的對話，適當調節場內氣氛；如果應酬中飲酒，秘書也要保護好領導，適時為領導擋酒，保證領導清醒、不失態，這也是某些情況下贏得談判的機會。

（3）工作外

秘書與領導的工作關系非常緊密，但不代表他（她）不需要與領導保持一定的距離。其一，由此產生的戀情肯定是不提倡的；其二，秘書與領導稱兄道弟可能會招來嫉妒，使人以有色眼鏡待之；其三，過分密切的關系久而久之會令雙方之間的矛盾暴露，比如，領導擔心秘書比自己優秀、知道自己的太多秘密，反而對秘書喪失信任。所以工作外，秘書與領導之間應保留私人空間，公私分明，這樣兩者的人際關系才會更和諧。

（二）秘書如何處理與下屬（下級部門）之間的關系

秘書與下屬的工作聯系在于，秘書需要向下屬傳達領導布置的信息與任務，了解下屬工作進展與意見，并反饋給領導。因此秘書扮演著“傳信人”的角色，處理好與下屬的關系，一方面為自己的工作提供效率與便利，另一方面也影響著領導與下屬關系的好壞。

1.秘書與下屬（下級部門）相處的原則

（1）對待下屬不卑不亢

秘書直接受命、服務于領導，不代表秘書低人一等，也不代表高高在上。秘書在與下屬相處的時候既要有作為上級的分寸，也要有作為平級的親和力。布置任務要明白工作的底線，面對下屬不合理的要求要懂得拒絕（特別是某些部門領導向上級領導秘書施壓的情況，秘書要懂得表明自己代表的是領導的立場），同時也要多為下屬著想，形成良好的互動。

（2）遠離是非，管好嘴巴

一方面，秘書在工作中常常會遇到領導之間、領導與下屬之間的矛盾，面對這些矛盾，秘書切忌自作主張，貿然介入調停，如果矛盾解決得不好反而容易引起反感，得不償失；另一方面，秘書能常常接觸到高層的機密，所以要有保密意識，絕不能把機密告訴相熟的同事，更不能以機密換取與下屬的深入交往。這不僅是個人道德的遵守，也是職業素養的體現。

（3）謙虛處事與贊賞他人

秘書所處的位置不能太露鋒芒，工作的成績要懂得向上級展現，但不必四處吹噓。別人指出工作中不足的地方要虛心接受，認真向別人學習、改正；面對下屬的工作成績，要真誠地贊賞，并主動反饋給領導。

2.與下屬（下級部門）的交往要求

工作中的交往要求在論文里已論述得較完整，這里論述的是秘書處理與下屬工作與生活之間的關系，有時候秘書與某一下屬來往較多，就不免產生密切的關系，可能與其私交較好，在生活中互動頻繁，這無可厚非。但要注意的是不能把私交關系在工作中擺得太明顯，以免遭嫉妒、排擠，更不可為此給予公務上的便利或傳播機密消息，這要把握好分寸。

三、結論

秘書處理好人際關系也是工作的一部分，這不僅能使得工作順利開展，也為秘書積累了人脈、增加升職機會。但“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，秘書不僅要懂得處理的方法，更要投入實踐、多多積累經驗，如此才能真正提高自己的交往水平。

參考文獻：

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[5]秘書如何處理好與領導的人際關[A].http：//www.docin.com/p-347832771.htmlendprint