淺談無紙化電子閱文系統設計

張智敏

摘要：無紙化電子閱文系統，通過IP網絡、云計算、微服務、高清流媒體等新技術的應用，把音頻、視頻、多媒體信息、計算機網絡接入有機結合，實現會議資料的無紙化，使用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現、控制，提升會議質量，推動傳統會議的信息化升級。

關鍵詞：電子閱文；無紙化；會議；無線網絡

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）05-0199-03

1 系統概述

無紙化電子閱文系統使得會議從傳統的紙質為信息記錄載體轉化成以平板電腦、智能手機為載體的數字化、移動化的多媒體，利用移動終端的便攜性，把會議從固定的會議室延伸至場外的移動終端。

會議效率：解決傳統會議在人數統計、資料準備等方面的繁鎖復雜；

會議應變能力：對參會人員數量、臨時性會議資料添加的支持；

資源節約：傳統上，大量會議材料會前打印，會后回收粉碎或丟棄；

安全保密：會議內容涉及到國家秘密或企業商業秘密時，對會議資料的控制非常重要，而傳統會議采用紙質會議資料，易于發生丟失泄密。

通過無紙化電子閱文系統建設，可實現以下功能：

文件傳輸網絡化，通過多次同步操作，將會議文件傳輸到多名外部參會者；

文件顯示電子化，每個參會者都有單獨的平板電腦，每個平板電腦能獨立瀏覽會議相關文件；

文件內容保密化，無紙化電子閱文系統能對下發的會議資料進行有效監控，及時回收，保證會議資料信息的安全可控性。

2 系統功能

在會議之前，通過網絡將電子化的會議文件推送給與會人員提前審閱，會議期間，發送會議文件供與會人員瀏覽閱讀、在線批注、意見建議在線提交。

2.1 簽到功能

與會人員根據所入座的座位信息，在簽到界面對號選擇進行簽到。簽到界面根據會議室座席圖生成一張簽到示意圖，與會人員根據自己所入座的座位找到圖上對應的位置，點擊并選擇自己的名字進行簽到，簽到界面實時顯示應簽到人數、已簽到人數、未簽到人數及已簽到名單。

2.2 文稿上傳、下載

系統通過本地WLAN或4G網絡進行文件的上傳及下載。當出現網絡無法覆蓋時，提供一套完善的本地存儲方案，通過數據緩存和同步更新技術，暫時將信息儲存于移動終端設備上，重新連接上網絡時，能自動或輔助手動完成數據同步及斷點續傳。

2.3 議題查閱與閱文功能

議題界面顯示了議題的基本信息，包括議題名稱、匯報人、匯報時間、匯報資料等。

會議過程中，與會人員可通過終端閱覽秘書上傳的資料文稿，可對文稿進行滑動翻頁、縮放控制等，可通過多點觸摸技術對文稿進行雙指縮放等操作，可通過文稿縮略圖進行文稿跳頁操作。

2.4 文稿批注

查閱文稿過程中可對文稿進行意見批注，可選擇批注的顏色及筆勢的粗細，可對批注內容進行保存或清空等操作，會后可通過管理端下載保存的批注內容。

2.5 表決功能

與會人員可對會議內容進行表決，表決方式可根據實際需要選擇是否記名，表決結束后實時顯示表決結果，表決結果會后自動歸檔于會議紀要中。

會議議題需要進行表決時，主持人可控制發起表決項，與會人員終端進入表決界面，點擊意見按鈕【同意】、【反對】、【棄權】進行表決，點擊之后界面會顯示已按鍵，若多次按鍵，系統會提示以最后一次按鍵內容為準進行統計。

2.6 視頻播放

系統支持接入外部視頻信號，與會人員可點擊視頻播放按鈕觀看內容。

2.7 會務服務功能

會議過程中，若與會人員有咖啡、茶水等需要，可通過下拉會務服務框，點擊對應的需求按鈕，即可發送服務請求至茶水間顯示屏上顯示，服務人員根據收到的請求進行響應。

2.8 權限管理

本系統對文稿的上傳、下載、閱覽、批注均實現權限管理，針對不同的權限用戶，開放不同的功能模塊，閱覽不同的文稿內容。

2.9 終端設備軟件支持

電子閱文系統支持主流手持終端設備操作系統，支持屏幕自適應、軟件自動升級等功能。

2.10 數據安全性

保證重要數據的完整性，文件操作的不可抵賴性；保障數據傳輸過程中的安全性；利用先進的加密技術、用戶驗證、存取控制等安全機制，使用戶只能看到和自己有關的文件；終端設備意外丟失，安裝和保存在終端設備上的系統軟件、相關文件等數據可遠程控制進行徹底銷毀。

2.11 多會議室管理功能

以B/S系統提供多會議管理功能，秘書可通過管理端進行權限管理、人員庫管理、會議排期、會議控制、表決控制、設備管理、多會議室管理等。

3 系統設計

3.1 總體架構

電子閱文的整體應用實現由服務端（管理子系統、業務子系統）+APP應用三個部分組成。

管理子系統：負責提供系統級的管理功能；實現對系統賬號的管理（支持開銷戶與權限管理）；實現能力的統一調用與短信提醒服務、消息推送服務；負責與APP之間接口消息收發和文件傳輸；提供系統級的數據統計與分析以及安全控制功能；

業務子系統：負責提供所有業務應用功能，在支持管理員賬號對于文件信息上傳與管理操作之外、還提供會議通知公告的發布、會議日常安排等應用功能；業務子系統同時還負責會議數據的自動同步機制的實現。

APP應用：是系統使用者唯一的操作界面，在提供基礎的文件、通知信息下載、瀏覽功能之外，還支持文件批閱及本地化存儲定制化功能和手勢認證、天氣預報等配套應用。

3.2 服務端部署

從節省硬件投資和客戶對業務綜合管理升級的需求出發，管理子系統可與綜合信息服務平臺開放的短信接口完成對接，實現數據閱讀的短信能力。endprint

業務子系統安裝部署在新的服務器上，提供標準應用和文件存儲與同步服務。

3.3 APP應用部署

采用平板電腦或無線智能終端作為無紙化閱文的載體，在智能終端上安裝專業的數據閱讀APP應用來實現具體的用戶交互操作。

NATIVE開發：支持會議文件與資料文件的動態更新、支持PDF文件的遠程下載與本地化審閱操作，提供具體公告通知的消息推送與詳情獲取，實現用戶身份鑒定、權限管理等主要應用。

WEB頁面適配：根據不同用戶的使用習慣，提供原有會議日程WEB版本的適配服務，可對接外網，實現WEB頁面在APP應用中的瀏覽。

3.4 網絡拓撲

無紙化電子閱文系統集中部署在專用機房中，在會議期間使用內部無線網絡為電子閱文APP應用提供網絡支持；在日常辦公期間支持使用運營商提供的3G/4G無線服務或其他互聯網接入點提供網絡支持。

3.5 管理子系統

管理子系統重點實現系統管理的各項管理功能，對系統應用進行系統參數配置，系統用戶和角色的設置管理。

3.5.1 用戶權限管理

操作權限、對象權限、資源權限管理。

3.5.2 角色管理

電子閱文用戶角色包括，系統管理員、業務管理員、系統維護管理員。角色操作功能，增加、修改、刪除、查詢、設置功能權限等。

3.5.3 用戶管理

對登陸電子閱文的用戶進行管理，包括增加、修改、刪除、查詢用戶、修改登陸用戶密碼、設置角色等。所有對用戶操作具有日志記錄，內容包括執行操作的用戶、時間、以及執行的操作。

3.5.4 安全管理

包括設置系統用戶的密碼有效時間、登陸用戶IP綁定、動態密碼、登陸錯誤次數限制。

3.5.5 維護管理

系統監控守護對設備本地數據進行監控，同時根據設置的維護管理規則，定期收集系統自身的維護信息。

3.5.6 設備監控

對設備組內所有設備的監控。不同的設備采用serverID加APID唯一標識。所有設備接收到來自管理子系統的巡檢指令，啟動對設備監控數據采集。監控對象包括系統硬件CPU、內存、磁盤，系統軟件操作系統、數據庫、應用進程的運行狀況。

3.5.7 數據備份/恢復

支持數據備份/恢復設置。在系統運行磁盤內保留特定時間段內的日志文件，超出時間段則備份至其他指定存儲位置；可設置要求保留日志文件的時間段，超出該時間段，系統自動清除。

3.5.8 應用管理

負責應用在電子閱文上的注冊與激活，支持應用運行狀態的控制和網絡通信能力的權限分配功能。應用插件第一次啟動時，向應用管理模塊發起注冊請求，應用管理模塊處理注冊請求，提取APID，同時應用管理功能在應用列表中新增應用信息；如果注冊失敗，則通知應用注冊失敗，并返回失敗原因。

系統支持外部應用的注冊接入，應用管理可提供自身網絡通信能力和內部應用的能力開通設置項，供管理員根據實際需要進行配置。

3.5.9 日志管理

電子閱文中具備各種日志的記錄、查詢和上報功能，日志的種類包括：操作日志、運行日志、用戶日志以及各種通道能力使用的數據日志。

3.5.10 短信能力

電子閱文可對接短信平臺實現短信上下行能力。

3.6 業務子系統

提供文件管理、通知公告與WEB頁面適配轉化功能。

3.6.1 文件管理功能

支持對電子閱文系統各應用模塊所屬的文件提供基本的管理功能，并支持實現APP與服務器端文件傳輸的對應控制機制。

文件編輯管理：新增、查詢、刪除、修改文件。

文件傳輸控制機制：斷點續傳，支持FTP，在APP應用下載文件時將下載任務劃分為幾個部分，每一個部分采用一個線程進行上傳或下載，如果碰到網絡故障，可以從已經上傳或下載的部分開始繼續上傳下載未完成的部分。預加載，在3G/4G無線環境下，對文件信息的加載與同步采用一定預處理方案。同步校對，為了保障前后臺文件內容一致性，對APP已下載的文件進行定時同步性校對，一旦發現信息出現差異則重新同步下載文件。

文件有效管理：系統自動檢查對一些損壞的文件進行自動清除。同時對文件格式進行自動校驗，不支持PDF以外其他格式的文件。

3.6.2 通知公告

支持會議期間，管理人員直接面向所有APP用戶發布各類公告信息，或針對一些特定的用于發布通知信息。

3.6.3 WEB頁面轉換

支持對制定外部互聯網資源WEB站點的定制化轉化。

3.7 客戶端設計

客戶端APP應用作為電子閱文系統實現人機交互的主要界面，負責提供適配無線終端的對應企業級APP應用，其主要實現了基本的身份驗證與權限控制、會議議程與文件閱覽、外部資源查詢和系統設置等功能。

3.7.1 會議文件

支持各類數據菜單，操作方便直觀；支持分類文件查閱與檢索；支持文件在線同步與下載；支持會議議程的同步與下載；文件與信息更新提示；

3.7.2 文件操作

在APP上支持對所有文件的點擊閱覽，在閱覽過程中可以對相應的文件進行操作；支持文件閱讀權限的識別與控制；支持文件列表的在線同步與預加載；支持文件內容的翻頁瀏覽、縮放、快速搜索與選擇；支持設置書簽；支持對文件內容進行批注、評審與本地保存。

3.7.3 通知公告

可在APP上直接查詢通知、公告信息，下載和閱覽相應的附件文件，及時作為對會議信息上傳下達。

3.7.4 系統設置endprint

對APP的所有輔助功能進行集中管理。支持版本檢測與更新功能，點擊之后APP自動檢測是否有最新版本，并自動完成版本升級。

3.7.5 用戶界面設計

用戶界面設計遵循易用性、一致性、合理性、安全性等原則，界面美觀大方、前后協調一致。

3.8 系統安全性考慮

信息加密：支持終端設備號、手機號碼、用戶名/密碼的三位一體的綁定，支持通信數據MD5加密，支持APP客戶端數據加密與反編譯防護。

數據安全：服務器支持高性能處理能力，支持多終端并發接入，平臺操作全部實現日志記錄，支持平臺數據每月全量備份與每日增量備份功能，具備容災控制能力。

文件安全：所有會議資料全部存儲在會議服務器上，用戶終端只用于閱覽資料，會議結束同時刪除用戶終端上相關會議資料。

訪問安全，通過加固應用系統的訪問，頁面準入技術，實現身份安全，防止非法終端登錄業務系統，最終實現身份和終端的雙重管理。

權限安全，對業務系統中下載的數據進行權限管理，并可以根據閱讀人的身份限制，放開文檔的使用權限，細化使用權限，提高管理力度。

外發安全，實行外發審核機制，提供流程管理，對涉密文檔進行打包處理，設置訪問權限，使用權限及限制使用時間次數，保證外發數據的持續性保護。

4 結語

無紙化電子閱文系統，通過IP網絡、云計算、微服務、高清流媒體等新技術的應用，實現多媒體信息與傳統會議的多種業務流程的匯聚整合，有效的把語音、多媒體信息、計算機網絡接入集成有機結合，幫助用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現、控制，提升會議質量，推動傳統會議的信息化升級。通過會前、會中、會后三個縱向維度，實現會議簽到、議題閱覽、議題表決、文稿批閱、文稿批注、會議控制、會務服務、桌面共享、多會議室管理等功能。通過監控、擴展、管理三個水平維度，實現系統控制、系統運行狀態監控、多會議室管理、人員庫管理、多媒體資源管理、會務管理等功能。

參考文獻

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