企業(yè)檔案工作如何從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變

◎徐紅艷

企業(yè)檔案工作如何從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變

◎徐紅艷

基于當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展背景，企業(yè)想要提升市場競爭力與運(yùn)營的效率，必須大力建設(shè)企業(yè)信息化的管理機(jī)制。針對企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理的工作，加快轉(zhuǎn)變檔案管理模式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作革新，提高企業(yè)檔案管理的工作效率。本文從傳統(tǒng)檔案管理工作的層面上探討企業(yè)檔案管理信息化工作中如何從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變。

目前，檔案管理以一種原生信息資源的重要性在工作生活中體現(xiàn)越來越明顯。面對傳統(tǒng)檔案管理革新的問題，企業(yè)還需不斷加強(qiáng)信息建設(shè)，為檔案管理工作提供數(shù)字化服務(wù)，加快企業(yè)由傳統(tǒng)型的檔案管理向信息化的管理轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型并不是一蹴而就的，它是一個循序漸進(jìn)的過程，企業(yè)需要在這一過程中掌握信息技術(shù)的知識，引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)系統(tǒng)，規(guī)劃企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型之路。所以，在信息化的今天，如何進(jìn)行企業(yè)檔案的信息化管理成為企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵問題。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

企業(yè)信息化發(fā)展的要求。企業(yè)要適應(yīng)新形勢，必須提高檔案管理工作信息化水平，尤其是網(wǎng)絡(luò)的普及，使得企業(yè)在生產(chǎn)與經(jīng)營活動中產(chǎn)生了大量的文件與數(shù)據(jù)，它是企業(yè)進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)營的活動的前提，為企業(yè)提供了信息的參考，同時具備了長期的保存價值。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要。信息網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)革新，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案管理模式越來越不適用于現(xiàn)代化的辦公管理。企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)對企業(yè)辦公自動化與工作效率的提升具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。檔案管理工作是企業(yè)的日常經(jīng)營活動中重要的內(nèi)容之一，企業(yè)只有通過信息化建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，才能滿足企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展需求。

工作效率及工作成本的需要。檔案管理的信息化的建設(shè)能夠有效提升企業(yè)的工作效率，優(yōu)化企業(yè)的人員配置，降低企業(yè)的人力成本。我國的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在資料搜集中不僅需要大量的人力，還要投入大量的物力與財力，在查詢過程中也要耗費(fèi)大量的時間。應(yīng)用信息化的技術(shù)，有利于企業(yè)的檔案管理的收集、錄入、查詢的一系列過程，提高企業(yè)檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源的共享。

傳統(tǒng)檔案工作管理的不足

檔案管理需要專門的場所。傳統(tǒng)的實(shí)體檔案需要專門的場所管理，隨著時間推移，檔案數(shù)量的不斷增加使得管理檔案場所也會增多，這在一定程度上造成了企業(yè)資源的浪費(fèi)。

檔案的尋找耗費(fèi)時間長。傳統(tǒng)的檔案整理需要按照一定的次序進(jìn)行，它在尋找某一具體的檔案時，耗費(fèi)了大量的時間，增加了檔案管理的難度。

檔案管理過程中失誤較多。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理過程中可能涉及到個人的政治面貌、教育背景、工作表現(xiàn)等多個方面，眾多材料的整理需要企業(yè)聘用專門的人員，并且在整理過程中容易出現(xiàn)錯誤，影響個人信息的完整性。同時，使得檔案管理準(zhǔn)確性缺失。

傳統(tǒng)檔案管理工作向信息化轉(zhuǎn)變的對策

實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)檔案管理由文件管理向數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，首要條件是加強(qiáng)計算機(jī)的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)施，信息化資源系統(tǒng)的建設(shè)，減少企業(yè)對檔案信息處理與運(yùn)用時間的耗費(fèi)。其次，企業(yè)要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案有序有效的信息化管理。最后，建立企業(yè)檔案的共享利用平臺，將企業(yè)的相關(guān)資料匯總，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享，為企業(yè)提供更好的發(fā)展。

加大檔案管理軟件的開發(fā)和推廣力度。檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，改變檔案管理信息的存儲方式，盡量減少紙質(zhì)版文件的使用，除非是在必要的條件下，一般情況下都采用電子文件建立檔案。網(wǎng)絡(luò)信息超時空流動，讓企業(yè)的數(shù)字化檔案變成了無墻界檔案，傳統(tǒng)的檔案資料庫已經(jīng)不是文件資料保管的基地，已經(jīng)成為了信息控制中心。因此，企業(yè)要不斷推廣信息化的軟件力度，保證企業(yè)的檔案管理軟件的先進(jìn)性、實(shí)用性、功能性、全面性，與時俱進(jìn)，

使用檔案數(shù)字化管理技術(shù)。檔案信息管理是融合了計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)和存儲技術(shù)等全方位的技術(shù)，從而形成的一種新型的檔案管理形態(tài)，它能夠承載各種載體的檔案，并轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的連接。因此，企業(yè)可以使用檔案數(shù)字化的管理技術(shù)，建立檔案信息化管理的平臺，對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。實(shí)現(xiàn)檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、傳遞、統(tǒng)計和利用等工作的數(shù)字化管理，以及辦公系統(tǒng)瀏覽、查詢、借閱的功能。根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理的流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員授權(quán)，中心領(lǐng)導(dǎo)和部門管理人員等中心內(nèi)網(wǎng)協(xié)同辦公系統(tǒng)用戶都可以在辦公室查閱所需的電子檔案目錄和電子文件。通過提升檔案的服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理工作朝著信息研究的方向發(fā)展。

提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對檔案管理工作者有了新的要求，他們不但要掌握傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，同時，還需掌握計算機(jī)技術(shù)的基本知識，提升檔案管理工作的技能。首先，企業(yè)要做好檔案工作者內(nèi)部培訓(xùn)，豐富其知識結(jié)構(gòu)、強(qiáng)化其信息化意識，其次，引進(jìn)復(fù)合型人才，通過開展積極培訓(xùn)、組織外出學(xué)習(xí)等，建立一個強(qiáng)大的集信息素質(zhì)與文化素質(zhì)、技能與德行、知識與實(shí)踐于一體的高質(zhì)量人才隊(duì)伍。

企業(yè)檔案管理從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為必然的趨勢，企業(yè)檔案管理工作信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，任重道遠(yuǎn)。因此，在信息化革新過程中要采用有效的方式，更好地推動企業(yè)的檔案管理信息化發(fā)展。

（作者單位：中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所）