現代檔案管理中神經網絡技術的作用

彭丹薇

摘要：通過分析神經網絡技術的特點和現代檔案管理面臨的挑戰，發現了神經網絡技術在現代檔案管理中具有以下四個方面的作用，提升檔案保存效率，降低檔案管理難度，增強了檔案檢索能力，提高了檔案存儲的安全性。最后，對如何提高現代檔案管理能力給出了相應建議。

關鍵詞：現代檔案管理；神經網絡技術；應用問題

檔案管理是現代社會中不可或缺的一項極為重要的活動。從人類歷史的過往到單個人的誕生到離世，都有大量的檔案需要保存、管理和檢索。但是隨著社會的發展，技術的創新，人們活動范圍的擴大、活動深度的增加，需要記錄的事項越來越多，需要保存的資料數量也愈加龐大，同時相關檢索頻率也更加頻繁。不同地區、不同機構、企業以及單位的檔案館藏條件不一，歸檔分類不同，管理標準各異，從而使得現代檔案管理愈加復雜，轉移保存更加煩瑣，檢索難度越來越大。如何有效迅速的存儲、管理和檢索檔案已經成為檔案管理者面臨的嚴峻挑戰。因此，研究現代化條件下新技術在檔案管理中的應用問題，成為非常重要的課題。

本文以神經網絡技術在現代檔案管理中的作用進行研究，創新性提出神經網絡技術，可以解決現代檔案管理的檔案管理人員專業技能不高，檔案管理投入不足，檔案管理混亂等幾個問題。最后，對如何提高現代檔案管理能力提出了相應建議。

一、神經網絡技術在現代檔案管理中的應用情況

神經網絡技術是20世紀80年代以來，人工智能領域興起的研究熱點。經過30多年的發展，已經取得了很大進展并且在很多領域的應用中，取得了非常顯著的效果。

神經網絡技術的內容與特點。神經網絡技術是隨著計算機和數據挖掘技術高度發展后形。成的復雜信息網絡技術。其擁有類似人類神經細胞群的學習特性結構和功能，具有非常強大的適應能力和高精度處理能力。神經網絡技術在復雜系統的控制應用領域具有非常強大的應用價值。

神經網絡技術以其學習能力、大規模并行處理、分布式存儲、自適應性和容錯性等特點，能有效地處理非線性、模糊性和不確定性關系問題。神經網絡技術大大增強了復雜問題的解決能力，使得智能化應用變得更加現實。

應用情況。神經網絡技術作為新技術，其技術新、應用難度大，對硬件設施的要求較高。目前主要已被大數據挖掘、工程、醫學、經濟以及自動化等領域采用。但是，由于當前人們對于檔案價值認識的不充分，對檔案管理的硬件設備投入的不足，導致檔案管理中沒有能力引進高投入的復雜神經網絡技術。因此，在現代檔案管理中，神經網絡技術還未進行實際應用。

二、現代檔案管理面臨的挑戰

現代檔案管理本身相比傳統的管理方式已經有很了很大的進步，但是隨著檔案數量和復雜度的增加，現代檔案管理現有的技術也愈加沒法適應新問題的產生。并同時由于相關領導不重視檔案管理工作，造成以下三個重點挑戰。

檔案管理工作缺少專業人員。檔案管理人員作為檔案管理的核心要素，在檔案管理過程中具有非常重要的作用。無論傳統檔案管理還是現代化下的電子信息化的檔案管理都離不開管理人員。但是，現階段下檔案管理人員的專業素質非常低，對傳統檔案管理工作的知識結構和專業素養都很欠缺，對現代檔案管理中應用的新方法新技術更是無法適應。在此情況下，檔案的保存、管理以及檢索變得更加沒有效率以及混亂。

檔案管理投入不足。檔案的傳統載體主要是紙質文件，以及部分錄音帶、錄像帶以及光盤，而現代檔案載體逐漸演變為紙質文件與電子存儲介質并重。傳統的檔案載體由于其易損壞性，通常需要非常嚴格的恒溫恒濕的保存條件。但是，恒溫恒濕的保存條件需要很大的投入，很多機構的館藏條件都無法達到要求。而對于現代檔案載體，現代化的電子存儲介質和管理系統通常非常昂貴，并且維護費用同樣非常高昂。但是，目前大多數的檔案館藏條件都無法到達相關安全可靠的要求。不是館藏條件無法滿足傳統檔案載體對濕度和溫度的要求，就是電子存儲介質和管理系統無法滿足電子信息化中安全可靠穩定的要求。給檔案的管理帶來了非常大的不便，給檔案的安全帶來重大隱患。

檔案管理方式混亂。目前，我國各個機構、單位和企業的檔案管理方法都沒有統一標準，采用不同類型的檔案管理軟件，導致檔案管理效率非常低。部分地區、部分機構甚至采用的是純粹的傳統館藏方式，致使檔案歸檔、管理以及檢索變得非常困難，甚至因為館藏條件比較低，造成檔案受潮腐蝕而損毀。由于管理方式的不同和采用的系統不同，在檔案轉移存儲過程中會因為標準不同而造成檔案歸檔過程煩瑣、效率低下。

三、神經網絡技術在檔案管理中的作用

目前在檔案管理中，神經網絡技術還沒有被應用，其原因在于檔案管理人員專業技能較低，沒有掌握神經網絡技術的人才。同時，現代檔案管理本身投入降低，對于新技術也沒有產生出積極的態度，使得擁有神經網絡技術的企業未對神經網絡技術在檔案管理中的應用進行研究和設計。因此，造成還沒有采用神經網絡技術的相關檔案管理系統的面世。但是，神經網絡技術由于其相關特性，在現代檔案管理中具有以下四個方面的作用：

1.提升檔案保存效率。神經網絡技術由于其類人腦智能分析能力，可以將檔案管理人員錄入的相關信息自動歸檔保存。由于目前檔案管理人員專業能力參差不齊，給檔案的歸檔保存帶來了嚴重的質量問題。并且由于管理系統和保存標準不一，給檔案的共享轉移帶來了很大的麻煩。神經網絡技術可以將不同標準的信息自動分類存儲，降低管理人員因為專業技能差帶來的檔案歸類保存的失誤，同時也降低了相關人員培訓帶來的效率損失和經濟損失。

2.降低檔案管理難度。神經網絡技術可以降低檔案管理難度。現階段，檔案數量越來越多，檔案類型越來越龐雜，檔案結構越來越復雜，傳統的人工方式以及簡單的信息化管理已經越來越難以有效的管理檔案。神經網絡技術因其大規模的并行處理能力以及類人腦分析能力，可以將各種檔案數據結構化拆分并存儲。在檔案新增以及更正的操作，甚至是檔案歸檔標準的改變以及結構化調整時，都可以從容面對。神經網絡技術無需對系統和硬件做太多更改就可以實現，大大降低了檔案管理難度。

3.增強檔案檢索能力。由于神經網絡技術的類人腦特點，可以將檢索信息智能匹配檔案內容，增強檔案檢索能力。普通的信息化檢索是以關鍵字作為檢索匹配檔案相關內容的要素，無法做到語句話含義式的檔案內容檢索。但是神經網絡技術卻可以將語句的含義作為檢索匹配信息進行檢索，使得檔案檢索匹配度更高。神經網絡技術的這種特點，使得檔案檢索能力大幅度提高了。

4.提高檔案存儲的安全性。神經網絡技術采用的是分布式存儲技術，檔案的存儲不是單純存儲在單一電子存儲介質中，而且分布式的存儲在不同電子存儲介質當中，并利用大規模的并行處理能力對分散化的檔案加以調用。因此，神經網絡技術提高了檔案存儲的安全性，避免單一電子存儲介質的損毀而使整個檔案一起被銷毀。

結語

檔案管理不僅是一項煩瑣的工作，更是展現個人和人類歷史演變的具有非常大社會價值的活動。現代檔案管理工作本身就是傳統檔案管理工作發展和演變的結果。只有不斷學習新方法，改進工作流程，運用新技術才能使得檔案管理工作愈發具有活力，愈加體現其偉大的價值。

神經網絡技術作為一種新技術，擁有非常明顯的優點。同時，神經網絡技術也已經在大數據挖掘、工程、經濟、醫學以及自動化領域的應用當中取得了非常好的效果。現代檔案管理中存在的各種問題，神經網絡技術也能很好的解決，并同時提高檔案分類歸檔、管理、檢索等方面的能力。并且在一次性投入后，神經網絡技術可以降低后續的相關運營費用，提高工作效率。因此，大力發展和推廣神經網絡技術在檔案管理中的應用，已經成為促進檔案管理工作提升效率非常重要的方式。

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