高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法探析

熊 英

內江師范學院

高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法探析

熊 英

內江師范學院

高校的財務檔案既是記錄和反映高校經紀業(yè)務的重要史料和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分。隨著我國社會主義市場經濟的進一步發(fā)展，會計檔案工作中新情況、新問題不斷出現(xiàn)，如何管理好高校財務檔案；以及在管理過程中如何采取相應的措施；尋求解決的辦法，是高校檔案管理中所面臨的一個重要問題。

高校；財務會計；檔案管理；問題；辦法探析

前言：

會計檔案管理包括會計檔案資料的獲取、保管、歸檔、交接、調用、銷毀等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都很重要。高校財務會計檔案和其它企業(yè)類檔案還有所不同，它是記錄和反映學校經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是高校檔案的重要組成部分，也是國家檔案不可缺少的部分之一。因此，必須要真實、齊全、準確、完整，否則將直接影響到國家高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。

一、高校財務會計檔案管理的內容

會計檔案是記錄和反映學校經濟活動的重要史料和證據(jù)，是總結經驗教訓進行決策所需的重要資料，也是檢查各種責任事故的重要依據(jù)，是高校檔案的重要組成部分。為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，結合國家相關法律法規(guī)和相關管理辦法，制定了具體的學校會計檔案管理制度。內容包括會計檔案管理部門、會計檔案歸檔的范圍、會計檔案的整理、會計檔案的歸檔保管和移交、會計檔案的借閱使用、各種會計檔案保管期限、會計檔案的銷毀和附則幾大部分。

二、高校財務會計檔案管理中存在的問題

(一)對財務檔案管理的重要性認識不夠，意識淡薄。根據(jù)資料顯示，有團隊關于高校財會檔案管理問題專門做過一項200份的調查問卷，發(fā)現(xiàn)一個問題：原本決定單位工作效率和水平的重要性因素卻在高校中很薄弱，無論是教職工還是學生對財會檔案管理的認識都不是很清晰，對檔案管理的重要性也是缺乏認識，這一狀況無疑將為高校財會檔案管理工作帶來難度，需要進一步去加強。

(二)高校會計檔案管理制度缺乏執(zhí)行力和約束力。近些年，也頒布了不少高校會計檔案管理制度。以期用制度不斷約束完善會計檔案使其更加科學規(guī)范，但事實上，在制度的執(zhí)行上仍存在許多問題需要解決，雖然制度是有的，但如果執(zhí)行對象思想上不重視或認識不到位必然導致制度形同虛設。

(三)高校財會檔案管理人員業(yè)務素質有待提高。要想檔案管理工作做到規(guī)范化統(tǒng)一化，必不可少專業(yè)的管理人員。通過調查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺少會計檔案專業(yè)管理人員。目前的管理人員缺乏專業(yè)的財務知識和管理水平，只對檔案管理有些經驗，不符合管理人員應具備檔案管理知識和財務基礎知識的雙重考核要求，實際工作中，檔案從收集、管理、鑒定到利用，每個環(huán)節(jié)都離不開專業(yè)知識的運用。同時，職業(yè)道德也是對管理人員的另一個不可忽視的重要要求，包括道德準則、道德情操和道德品質、職業(yè)道德是行業(yè)人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范，也是行為對社會所負的道德責任和義務。高校會計檔案管理工作，因為有財務活動，所以管理人員的道德水平尤為重要。

(四)高校財會檔案作用實現(xiàn)不充分。高校財會檔案是對高校管理情況的真實記錄，其存在有著不可估計的價值和意義。如記錄憑證作用、信息保障作用、監(jiān)督作用、歷史作用以及指引作用等。高校是一個以教學科研為主的非營利性組織，其經營活動離不開教學、科研和管理。對高校財會檔案作用的挖掘可以對高校未來治理起到一定作用。事實上，目前各高校對檔案的利用還是較少的，多是財務部門、審計部門、監(jiān)察部門以及教職工和學生查詢往來經濟事項。檔案管理作用僅停留在維持高校正常秩序和個人權益層面上，很少涉及高校治理問題，作用未充分發(fā)揮是高校的損失。

三、高校財務會計檔案管理存在問題的解決辦法

(一)提高認識，加強領導。高校要加強會計檔案管理工作，首先要有正確的認識并上升到一定高度，特別是高層領導一定要有足夠重視，只有領導重視才能引起下屬管理人員的同等重視；各高校應在領導的正確指引和領導下，廣泛宣傳檔案管理的重要性，上至管理人員，下至每一位員工都重視會計檔案管理工作，樹立良好的制度執(zhí)行意識，認真做好會計檔案的收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀每個環(huán)節(jié)工作，為高校會計檔案管理工作做好基礎。

(二)增強高校會計檔案管理人員的專業(yè)素質和道德水平。為了適應社會發(fā)展需求，前些年高校在不斷擴張，辦學規(guī)模日益擴大，高校經費來源和籌資渠道也多樣化。高校財會檔案管理工作如果有高素質的專業(yè)人員管理肯定會提高工作效率。高校應對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓和教育、增加工作人員的操作技能培訓，不斷更新知識結構，確保能科學標準的對檔案資料進行分類、整理、編目立卷。同時還要加強多樣化人才的培養(yǎng)，即具有檔案管理能力和財務管理能力的復合型人才。

(三)確保高校財會檔案管理作用的實現(xiàn)。檔案管理的重要作用就是使開發(fā)記錄下的各種材料發(fā)揮其功能和憑證的價值。為單位未來工作指導重點和方向。高校的主要活動體現(xiàn)在教學、管理和科研三方面，在教學方面，要科學記錄和整理教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理改革的財會事項等，它們都是財會檔案的重要資料。

會計檔案對高校的發(fā)展有著至關重要的作用，主要是因為財會信息對管理決策的影響和先導作用，會計檔案數(shù)據(jù)不僅能為高校領導的決策提供重要依據(jù)，還可以調整管理和重點發(fā)展方向，促使高等教育事業(yè)的順利發(fā)展。

結語：

信息化建設已經成為我國社會主義現(xiàn)代化建設的重要組成部分，高校作為人才成長和培養(yǎng)的重要場地，加強財務檔案管理信息化建設已刻不容緩，如何建好、管好、用好電子財務檔案，從而提高財會檔案管理水平和財務管理效率是當前高校管理工作的一項重要課題。要想充分利用信息技術提高財務檔案管理工作效率，一是要借助現(xiàn)代化的設備和手段，如計算機和網絡，目前高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，其信息傳遞速度較快。二是要加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設備，對檔案信息進行計算機錄入，方便查閱和管理，為單位發(fā)展和個人需要提供最真實有效的依據(jù)。

[1] 楊哲.高校財務檔案管理的思考及對策.吉林工程技術師范學院學報.2014， 30(12)

[2] 馮媛.高校財務會計檔案管理中存在的問題及解決辦法 企業(yè)改革與管理 2015 年 24