談辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

李志宣

河北省地質調查院

談辦公室人員如何做好文書檔案管理工作

李志宣

河北省地質調查院

在相關單位行政辦公中，文書檔案管理是每一位辦公人員十分重要的職能之一，也是協(xié)助領導對一些工作進行處理與決策的重要工具。接下來，文章對文書檔案管理存在的問題進行了討論，同時針對辦公室人員如何做好文書檔案管理提出了幾條建議，希望對辦公室人員進行有效的文書檔案管理有一些參考價值。

辦公室文員；文書檔案管理；建議

一般情況下，文書檔案管理工作需要在把握大局的同時，還需要對每一個工作細節(jié)進行嚴格控制，進一步強化辦公室人員的文書檔案管理素質，完善文書檔案和其他相關工作銜接的合理性。

1 辦公室文書檔案管理的特點

1.1 一體化

文書檔案管理工作主要是在文件運轉、收集、承辦的基礎上進行的。一方面文書工作被作為文書檔案主要的來源之一，檔案的質量與文書檔案質量息息相關，另一方面，文書檔案是文書工作的終點。

1.2 廣泛性

一般情況下，文書檔案管理工作涉及的面較廣，在單位文檔室的基礎上，展開文書檔案管理工作。文書檔案內容較為豐富，主要涉及了本單位發(fā)文，或上級文件、統(tǒng)計報表、合同、兩辦會議記錄、電子檔案以及其他材料等。

1.3 保密性

通常情況下，辦公室文書檔案管理工作者的第一工作要義就是有效維護檔案的安全性。比如一些文書檔案涉密，這就要求檔案管理著要具有較強的保密意識，嚴格遵守檔案保密相關法律法規(guī)，對于涉密計算機做到涉密不上網，上網不涉密的要求。

1.4 重要性

因為文書檔案的日常工作主要是文書材料的立卷，要想進一步確保文書檔案管理工作更加有效地為人們服務，這就需要最大化的發(fā)揮其自身的宣傳教育、參謀作用。將文書檔案管理工作的重要性切切實實地體現(xiàn)在實際的工作中。

2 辦公室人員文書檔案管理工作面臨的問題

2.1 文書檔案管理的工作制度不是十分規(guī)范

目前，相關單位的文書檔案管理工作普遍設在綜合檔案室中，而綜合檔案室又屬于行政辦公室的部門，這種部門設置會受很多因素的影響而出現(xiàn)一系列問題，例如，行政辦公室的工作繁忙，沒有對其他部門的文書檔案進行整理歸檔；其他部門或者科室忽視了文書檔案歸檔的重要性，從而導致本部門文檔的流失，因此，這種部門設置不利于對文書檔案進行有效的管理，也不利于對檔案進行綜合開發(fā)與利用，容易造成相關部門之間的責任推諉。另外，一些單位，不重視對檔案的管理，造成檔案管理的體系不完善，分工不明確。倘若辦公室人員不能對文書檔案進行有效的管理，一些文書檔案就很難得到充分的利用，嚴重的會對企事業(yè)單位造成嚴重的損失。

2.2 相關檔案管理人員的素質較低

當前，一些相關檔案管理人員的素質與技能的低下并沒有引起企事業(yè)單位的重視，包括專職檔案員與兼職檔案員，所以導致檔案人員的文化素質水平、專業(yè)技能以及相關理論知識等方面很容易出現(xiàn)參差不齊的情況，很難適應和滿足企事業(yè)單位對人才的需求。大多數企事業(yè)單位的文書檔案管理人員知識結構逐漸老化、工作效率逐漸降低，很難適應新時代環(huán)境下的人才需要，阻礙了該項工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 辦公室人員做好文書檔案管理工作的建議

3.1 配備專門人員進行分管

辦公室的工作是復雜和瑣碎的，大家都是身兼數職，往往檔案的前期管理與后期管理不是一個人，這就增加了檔案管理工作的難度，也影響了整理的質量，所以要配備專門的人員參與檔案的全程管理工作，從文件的接收、編號、領導審閱、處理意見、處理結果等全過程由專門人員負責檔案的管理工作。

3.2 建立健全完善的辦公室檔案管理制度

做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫房，分門別類地進行存放。并且為保證檔案的安全，安裝防盜門，防盜窗，保證館內存放環(huán)境標準，及時跟進檔案的保密期限。根據檔案的保存期限和時間的推移，對檔案進行相應的維護，將超出保存期限的文件整理出來，并重新進行規(guī)整。除此之外，對檔案的管理程序過程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關監(jiān)督，還建議在檔案的存放處安裝監(jiān)控裝置，更好地保證其安全。

3.3 要進一步提高文書檔案管理人員的責任意識

作為文檔管理工作，它是一項專業(yè)性很強的工作。所以它要求管理人員要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，另外還需要工作人員有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。只有這樣文檔管理工作人員才能做好新時期的文檔管理工作。文書檔案管理人員要徹底的履行自己的責任和義務。同時，要把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

3.4 遵循規(guī)律，實現(xiàn)科學化管理

在實際文書檔案的整理工作中，對一些已經被確立的材料生成規(guī)律進行嚴格遵循是一項必不可少的工作，在電子文件激增的大背景之下，也能夠達到科學管理的目標。現(xiàn)如今隨著單位用人越來越精簡，檔案工作者需要面對的管理工作也越來越精簡。因此，可以將更充足的精力融入至實際的檔案管理中，進一步進行檔案的現(xiàn)代化管理，建設高效的信息平臺。在具體的工作中，要保證歸檔文件分類的合理性，便于之后的排列、編目工作順利進行。

4 結束語

辦公室人員只有認識到文書檔案管理工作管理的重要性，切實提高檔案管理工作在企事業(yè)單位中的地位，加強與各部門之間的溝通，認真收集文書檔案資料，進一步規(guī)范檔案管理工作和制度，提高辦公室人員的綜合素質，保證文書檔案管理工作標準化、規(guī)范化，才能充分發(fā)揮文書檔案在單位管理過程中的重要作用，為單位的文明建設與未來的發(fā)展奠定強有力的基礎。

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農業(yè)大學學報(社會科學版)，2011(3).

[2]張會超.文書檔案連鎖法的重新審視[J].檔案學研究，2011(6).