簡談如何做好事業單位檔案管理工作

林雅杰

摘要：檔案管理工作，不僅僅是對于過往歷史的儲存和保護，其根本作用是查詢歷史依據，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對檔案管理工作的特殊性，國家針對檔案管理也頒布了相應的法律法規，確定了檔案管理工作的重要意義，強調各事業單位領導都要提高重視，加強此項工作的管理。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

事業單位的管理體系中，檔案管理是其中的基礎性管理工作，它主要是集中事業單位日常工作以及活動的各類信息，包括影音、文本、照片、電子信息等，將這些信息保存、整理后，按照相關規定進行歸檔。檔案管理工作，不僅僅是對于過往歷史的儲存和保護，其根本作用是查詢歷史依據，為今日的工作提供警示借鑒或追蹤溯源的功能。針對檔案管理工作的特殊性，國家針對檔案管理也頒布了相應的法律法規，確定了檔案管理工作的重要意義，強調各事業單位領導都要提高重視，加強此項工作的管理。

一、事業單位開展檔案管理工作的重要意義

隨著生產力的不斷發展，國民經濟的發展也在穩中求進的發展態勢中保持良好。在此情形下，為進一步促進事業單位各領域對人民服務水平的提高，檔案管理工作的重要性就被提上日程。高效科學的檔案管理，不僅可以讓事業單位做出正確合理的決策，同時還可以提高事業部門的管理能力，縮短冗長的辦事流程，形成規范化、有據可依的操作規程，從而有效的服務人民，穩定社會發展。

二、事業單位檔案管理工作的現狀

（一）缺乏重視

事業單位的檔案管理是在各部門的公務來往中形成的。它一方面包括事業單位工作人員在其職能工作的履行過程中所形成的各種信息文件；另一方面包括事業單位工作人員從事專業化研究所產生的各類有價值的信息，比如從事教育、醫療以及科研工作所產生的具有重要意義的信息文件。事業單位中有很多領導忽視了檔案管理的根本意義。認為檔案管理就是簡單的資料看管，沒有深層次的看待檔案管理可以對今后的工作發展提供的良好借鑒作用，從而導致了下屬員工對于檔案管理的疏忽與懈怠。領導及員工長此以往對檔案管理的缺乏重視導致了事業單位發展的不利局面。

（二）檔案管理人員綜合素質較低

由于事業單位檔案管理工作長期無法引起重視，因此，對于檔案管理人員的啟用也缺乏根本的重視，檔案管理人員的綜合素質普遍較低，缺乏相應的知識進行專業化管理，導致檔案管理工作無法正常有效地開展。當今社會發展的趨勢形式，將事業單位的發展方向定位為服務化管理，檔案管理人員的綜合素質直接影響到事業單位轉型的成功與否。

（三）檔案管理工作無章可循

事業單位的檔案管理工作還停留在過去簡單傳統的模式上，再加上沒有引起足夠的重視，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有相應的規程規范。主要體現在案卷不完整、標題不規范、檔號無規律等嚴重的問題。這些問題的形成往往導致檔案管理失去其根本的管理意義，在需要查詢過往資料的過程中無法快速準確的起到其查詢作用，關鍵時候還可能嚴重影響工作進度，給事業單位以及其所服務的人民群眾造成了很多不利影響以及損失。

三、改進事業單位檔案管理工作的方式

（一）提高重視

事業單位檔案管理的改進首先應當從提高領導意識開始。領導對檔案管理的重視程度直接影響了該工作的改進效果。所以，對于事業單位領導的思想革新是相當有必要的，只有意識到傳統的檔案管理對于現有工作的嚴格制約，從根本上轉變這種認識，才能從真正意義上理解檔案管理工作的重要性，進而使檔案管理工作發揮其應有的機能，促進事業單位的長期發展。當領導開始重視檔案管理工作后，相應的檔案管理工作人員的觀點也會改變，從而改變了工作人員對檔案管理工作的積極性和開拓性，使得檔案管理工作的效率顯著提高。當事業單位由上至下都開始高度認可檔案管理工作的重要性后，才能促進該工作的不斷進步，保證事業單位健康有序的發展。

（二）加強檔案管理工作人員的業務培養

事業單位檔案管理工作人員的綜合素質直接影響了檔案管理工作的有效開展，檔案管理人員隊伍也應當與時俱進不斷發展提高，特別是在當今信息化高度提倡的時代，能夠對檔案信息進行深度開發和研究的專業人才極度匱乏。因此，定期開展對檔案管理工作人員的專業培訓十分必要，在提高檔案管理工作人員綜合素質的同時考慮在招聘新員工的過程中，招收具有檔案管理潛力的專業人員。除此之外，檔案管理人員還必須具備高度的責任心，對待工作要耐心細致，通過以上方式加強對檔案管理人員的綜合素質的培養，使他們可以熟練掌握現代化信息管理的技能，快速適應當前階段檔案管理的需求，從而促進事業單位的不斷進步。

（三）形成規范化的檔案管理制度

檔案管理的長期忽視，導致了事業單位對檔案管理制度的不規范操作，從而影響了檔案管理工作發揮其真正意義的作用。形成規范化檔案管理的制度，對于提升工作效率、加強存檔資料的借鑒與追蹤溯源功能起到了十分重要的意義。規范化的檔案管理，可以簡化工作流程，提高工作效率，發揮檔案管理的真正優勢；可以明確指出檔案工作人員的管理范疇，在法律法規的指導下，有序清晰地開展檔案管理工作。同時，檔案管理工作具有保密性，根據保密級別的不同，應當制定出相應的管理規范，內容涉及檔案調閱的審批流程、外借資料因泄密所需承擔的法律責任以及檔案借出與歸還時間等等。檔案管理的規范化制度設立之后，工作人員應當嚴格遵照規范執行，不能將制度束之高閣，成為擺設。

四、結束語

檔案管理為事業單位提供了備查依據、發揮了客觀實際的歷史參考性以及強大的宣傳教育功能。檔案管理工作的管理具有一定的專業性，已經不再局限于舊時檔案的整理、收集，而是將方向轉入服務化的理念。事業單位的檔案管理直接影響到事業單位的發展問題，需要領導高度重視，深入理解并執行國家法律法規對于檔案管理的實施。提升檔案管理工作者的積極性和綜合素質，形成規范化的檔案管理制度，將事業單位的發展與人民群眾的需求緊密結合起來。面對新時期的到來，事業單位必須緊跟時代潮流，不能被社會淘汰出局，最大程度的提高和完善檔案管理工作的效率，根據過去所留存的寶貴資料正確預測事業單位今后的發展，使事業單位更好的服務于社會和人民。

參考文獻：

[1]孫玲.如何做好事業單位的檔案管理與服務工作[J].經營管理者.2015，30（15）：191.