淺談干部人事檔案管理工作

張曉波

摘要：干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個(gè)重要組成部分，是做好干部人事工作的基本前提。加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化管理，充分發(fā)揮干部人事檔案在實(shí)際工作中的作用，是干部人事工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。干部人事檔案工作做得好與否，是衡量一個(gè)單位、一個(gè)部門干部人事工作水平高低的標(biāo)志之一。

關(guān)鍵詞：干部人事；檔案管理；

檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。干部人事檔案管理工作是組織人事工作的必不可少的重要組成部分，是人才工作、干部工作的基礎(chǔ)性工作和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.干部人事檔案管理工作所遇到的新問題

1.1人檔的分離問題日趨普遍。隨著我國改革開放和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的外資企業(yè)和私營企業(yè)不斷發(fā)展壯大，它們憑借自己的實(shí)力，不斷吸收和招納人才，同時(shí)我國對(duì)人事變動(dòng)的政策有所放松，因此，許多人為尋找更好的工作崗位主動(dòng)放棄現(xiàn)有的職位而流向其它單位。事實(shí)上，有些用人單位因受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體質(zhì)及國外用人制度的影響，只看重人才，不重視檔案，所以造成了“要人不要檔”、“人檔兩處”的情況。原用人單位為留住人才，采取“扣檔”的辦法，這對(duì)新用人單位和原用人單位都不利。一方面，新用人單位因缺少檔案而不便于對(duì)新錄用人員的管理、培訓(xùn)、晉升。另一方面，原用人單位因人才流失而對(duì)其檔案進(jìn)行徒勞無益的管理，付出不必要的人力物力和財(cái)力。

1.2原始檔案反復(fù)被復(fù)印造成了對(duì)原件的損害。報(bào)考博士需要復(fù)印碩士成績(jī)，報(bào)考碩士需要復(fù)印本科成績(jī)，報(bào)考本科需要復(fù)印專科成績(jī)，人世以來各個(gè)單位學(xué)歷的要求越來越高，各學(xué)院建立信息庫也要復(fù)印成績(jī)，反復(fù)復(fù)印一份材料不但對(duì)檔案材料有損害，也增加了檔案人員的工作量。

1.3檔案材料用紙不統(tǒng)一。檔案工作人員花費(fèi)了大量的精力剪裁檔案，有時(shí)會(huì)使干部檔案遭受到人為地?fù)p害。在整理中按《細(xì)則》要求，干部人事檔案材料應(yīng)是長(zhǎng)26cm，寬18.5cm，對(duì)大于規(guī)定的材料進(jìn)行折剪裁，小于規(guī)定的進(jìn)行裱糊，費(fèi)時(shí)費(fèi)心不說，在利用時(shí)由于經(jīng)常翻動(dòng)，易造成折處文字磨損，且折處裱糊的多了，使整冊(cè)檔案厚薄不一、高低不平，對(duì)于檔案的利用價(jià)值及其外觀都產(chǎn)生了不良的影響。

1.4裝訂方法對(duì)人事檔案紙張損害很大。干部檔案材料經(jīng)過鑒別、甄別、分類、排序、剪裁、修襯后，裝訂成冊(cè)，有利于保管。但是每當(dāng)有新的材料需要?dú)w檔時(shí)，就必須把已裝訂好的檔案拆開，放進(jìn)材料后又重新打孔裝訂，給檔案造成損傷是不言而喻的，大大縮短了檔案材料的壽命。

2.如何加強(qiáng)干部人事檔案管理工作

2.1 切實(shí)做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。近些年來，隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求，需要及時(shí)調(diào)整干部人事檔案材料的收集管理范圍，將一些能夠真實(shí)反映干部德能勤績(jī)表現(xiàn)、具有長(zhǎng)期考查價(jià)值的資料添加到干部人事檔案中，為識(shí)別干部身份和資質(zhì)提供基本憑據(jù)。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。干部人事檔案管理重點(diǎn)在于要能夠客觀真實(shí)地反映干部的面貌，要具有準(zhǔn)確性，干部檔案若離開客觀、真實(shí)，就失去了價(jià)值，就失去了生命力。各單位也要研究制定有效措施，切實(shí)做好干部人事檔案材料的收集管理工作，確保干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.2 積極推進(jìn)干部人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，重視干部人事檔案工作基礎(chǔ)建設(shè) 定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的實(shí)際問題，加強(qiáng)督導(dǎo)，不斷完善、修訂、健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度等八項(xiàng)制度，做到制度上墻、帳簿成冊(cè)，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度、規(guī)定的程序辦事，有效地提高檔案工作的準(zhǔn)確性和工作效率。加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》，將檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開，并按照“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光）設(shè)施要求，配置鐵質(zhì)檔案柜和新型檔案夾等保管、整理干部檔案的有關(guān)器械和設(shè)備。檔案管理設(shè)備和檔案管理人員水平應(yīng)當(dāng)達(dá)到“干部人事檔案工作目標(biāo)管理”的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)干部人事檔案審核整理工作和日常管理工作的指導(dǎo)。實(shí)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。充分利用計(jì)算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息。

2.3深化檔案信息開發(fā)利用。筆者通過對(duì)有關(guān)利用數(shù)據(jù)的分析與研究，認(rèn)為可以采取如下3項(xiàng)措施，以檔案利用來帶動(dòng)和推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)：一是對(duì)歷年來檔案利用數(shù)據(jù)分析，著力了解檔案利用所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。通過分析，可以了解檔案的自身價(jià)值和潛在的利用資源，有利于進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務(wù)。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時(shí)掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)、新動(dòng)向，及時(shí)做好跟蹤服務(wù)。三是結(jié)合數(shù)據(jù)對(duì)比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點(diǎn)和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。

結(jié)束語：

要使干部人事檔案更好地為干部人事工作、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，就必須改變傳統(tǒng)的管理方式，通過服務(wù)來促進(jìn)信息資源的開發(fā)：一是實(shí)行現(xiàn)代化管理，充分利用計(jì)算機(jī)在干部人事檔案管理工作中的作用，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時(shí)更新、動(dòng)態(tài)化管理干部人事檔案信息，保證干部人事信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)：

[1]王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導(dǎo)工作》.

[2]成芳.《建立電子文件（檔案）指導(dǎo)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的必要性》.