新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

高麗

摘要：在現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，為了更好地滿足城建發(fā)展的需要，需要?jiǎng)?chuàng)新城建檔案管理方法，制定新型的城建檔案管理方案，堅(jiān)持以城建開(kāi)發(fā)與管理為主要基礎(chǔ)條件，從而全面提升城建檔案的管理效率。然而，城建檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理方法過(guò)于繁瑣，大部分管理工作者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，從而導(dǎo)致城建檔案管理還存在一系列的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代城市的建設(shè)發(fā)展。所以，本文就新時(shí)期創(chuàng)新城建檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理

1 樹(shù)立新型的檔案管理理念，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

在新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，其城建檔案管理系統(tǒng)主要是由硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和數(shù)據(jù)資料3個(gè)部分組成。其中，城建檔案信息系統(tǒng)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施可以通過(guò)外部的購(gòu)買渠道來(lái)進(jìn)行組建，而豐富的數(shù)據(jù)資料則是新時(shí)期城建檔案信息化管理的重要核心，需要工作人員認(rèn)真進(jìn)行建設(shè)和維護(hù)。因此，這便需要所有城建檔案管理工作人員樹(shù)立新型的檔案管理理念，以積極的工作態(tài)度面對(duì)城建檔案管理信息化建設(shè)。新型的城建檔案管理理念建設(shè)，首先應(yīng)該立足于城建檔案管理的實(shí)際需要，并提出城建檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和實(shí)施步驟，從而保障城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃能夠逐步實(shí)現(xiàn)。其次，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，構(gòu)建先進(jìn)的城建檔案管理平臺(tái)，從而有效推進(jìn)城建檔案的信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2 創(chuàng)新城建檔案管理工作機(jī)制

2.1 要做好全面推進(jìn)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的準(zhǔn)備，使城建檔案管理邁向數(shù)字處理與信息深化的方向，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)查閱及咨詢工作。

2.2 城建信息檔案要更新及時(shí)。將收集到的信息進(jìn)行錄入、編纂和檢查，并制成簡(jiǎn)歷形式，有效保證檔案信息的應(yīng)用和收集均處于正規(guī)系統(tǒng)，以保證檔案信息管理的高效、快速和便捷。

3 加強(qiáng)對(duì)服務(wù)方式的創(chuàng)新

開(kāi)展城建檔案管理的工作核心就是要進(jìn)行檔案服務(wù)工作。通過(guò)檔案服務(wù)，可以使檔案工作不斷提高其有效性，并促進(jìn)檔案管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展能夠互相協(xié)調(diào)，互相影響，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。未來(lái)滿足這一城建檔案的管理需求，就要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案管理中的被動(dòng)觀念，對(duì)服務(wù)方式進(jìn)行積極創(chuàng)新，提升主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。城建檔案管理部門要能夠?qū)ζ涔ぷ鬟M(jìn)行準(zhǔn)確定位，可以根據(jù)時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理模式和管理體系進(jìn)行大膽的改革與創(chuàng)新，可以將現(xiàn)代管理中一些比較先進(jìn)的、更加服務(wù)化和開(kāi)放性的元素融入到檔案管理工作中。可以應(yīng)用先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，建立與之匹配的管理模式和管理體系。可以將應(yīng)用信息技術(shù)的檔案資源數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用，作為在下一階段城建檔案管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與拓展，從而使新檔案管理服務(wù)工作逐漸向多元化、社會(huì)化等方向轉(zhuǎn)變。同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)檔案管理者的參與意識(shí)，要求其在工作中不僅了解人們對(duì)檔案信息的需求，還能掌握當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，從而開(kāi)展更加具有針對(duì)性的城建檔案服務(wù)工作。

4 加強(qiáng)城建檔案的規(guī)范化管理

要想不斷提高城建檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就要加強(qiáng)城建檔案的規(guī)范化管理。這就要求在實(shí)際的城建檔案管理工作中，能夠堅(jiān)持以下原則：

4.1 要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查與核實(shí)工作，尤其是要加強(qiáng)對(duì)城市建設(shè)中已經(jīng)竣工的工程檔案資料完整性與真實(shí)性的審核。城建資料在移交的過(guò)程中，要確保該準(zhǔn)備文件、施工文件和竣工文件等文件的完整性，還要使其符合城建檔案管理的系統(tǒng)要求。如果對(duì)該檔案未做出具體要求，就可以使該檔案僅保留一份，避免在檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)檔案資料重復(fù)的現(xiàn)象，減少檢索的障礙。

4.2 現(xiàn)代城建檔案的著錄工作，都是借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。但由于每一個(gè)城建檔案管理部門的條件都存在差異性，且科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)技術(shù)更迭較快，因此就要求城建檔案管理部門在對(duì)城建檔案進(jìn)行管理時(shí)，要緊密結(jié)合當(dāng)前自身情況與發(fā)展的需要，來(lái)制定與之相符的檔案著錄細(xì)則，并對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提升。

4.3 在對(duì)城建檔案中的案卷進(jìn)行組合管理時(shí)，要盡量對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。在城建檔案整理工作中，一旦出現(xiàn)案卷內(nèi)容錯(cuò)亂以及檔案頁(yè)碼缺失等現(xiàn)象時(shí)，就要采取積極的措施，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理。并將與該文件有關(guān)的所有文件都重新進(jìn)行編號(hào)與組合，使檔案中的案卷組合實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與合理化，從而促進(jìn)其工作效率的不斷提升。

4.4 要保證檔案的分類號(hào)碼、名稱的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，可以有效提高城建檔案的檢索準(zhǔn)確率。對(duì)一些含義比較模糊的名稱要及時(shí)進(jìn)行處理，避免在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作與檢索時(shí)，出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別的現(xiàn)象。此外，為了能夠不斷提升檔案檢索的效率，還可以對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，這樣在檢索時(shí)就可以有效增強(qiáng)其準(zhǔn)確性。

5 加強(qiáng)城建檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高城建檔案管理人員專業(yè)水平

強(qiáng)化城建檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)是推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)發(fā)展的重要保證。由于當(dāng)前城建檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)信息化技術(shù)含量的要求較高，不僅要求專業(yè)技術(shù)人員掌握豐富的計(jì)算機(jī)知識(shí)，靈活應(yīng)用各類計(jì)算機(jī)軟件，而且還需要豐富自身的檔案管理知識(shí)。因此，便需要重視城建檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)，強(qiáng)化管理人員的工作培訓(xùn)，從而有效提升現(xiàn)代城建檔案管理工作人員的知識(shí)水平和專業(yè)管理能力。其中，可組織城建檔案管理人員積極參與繼續(xù)教育，以此來(lái)豐富自身的檔案管理和計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，逐步增強(qiáng)自身的綜合能力，以便更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期城建檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的需求。

總而言之，在現(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，城市建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，而城建檔案資料是整個(gè)城市快速發(fā)展過(guò)程中所記錄下的資料和信息載體，對(duì)推動(dòng)整個(gè)城市快速發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，需要不斷強(qiáng)化新時(shí)期城建檔案管理的信息化建設(shè)，從而全面提升現(xiàn)代城建檔案管理的水平，促進(jìn)城市穩(wěn)定健康地向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱珂.不忘記錄城市初心，走在建設(shè)發(fā)展前列——對(duì)新時(shí)期創(chuàng)新城建檔案工作的思考[J].中外建筑，2017，01：120-121.

[2]劉麗梅.新時(shí)期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作[J].城建檔案，2016，03：34-35.

[3]趙彤.新時(shí)期城建檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].城建檔案，2016，03：38-39.