關于加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的思考

朱金剛

摘要：事業單位人事工作中，離不開人事檔案。單位一般設置檔案管理室，應提供更規范的檔案管理服務。為此，人事管理者應從服務的角度出發，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領導在人才選拔和干部任用上有可靠依據。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到單位人事檔案人員的重視。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；收集歸檔

一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

事業單位工作人員眾多，按照規定收集、整理、鑒別、分類和歸檔事業單位的人事檔案是事業單位基礎工作內容的一部分。一般而言，事業單位可據此進行業務考核和工作調動。人事檔案中，針對事業單位工作人員真實的歷史工作表現、工作實際等有翔實的記錄。同時，事業單位會根據歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現階段，人事檔案有紙制及電子數據兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規定實施管理。

二、事業單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問題

（一）對人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內取得明顯效益的部門，使得一些事業單位領導沒有充分認識到人事檔案工作的重要性，在對人事檔案管理人員精心培養上和管理設備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專業知識和綜合素質，無法保證事業單位人事檔案收集歸檔工作質量。

（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當前，事業單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規范。對人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒有規章可循。導致人事檔案收集歸檔質量不高。

（三）人事檔案收集歸檔操作不規范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學歷、入黨志愿書、職稱、工資、培訓、獎懲等材料，普遍缺失；有的當事人在學歷、培訓、職稱等材料轉遞時，將其放在自己手中，認為這樣更安全，用起來也方便，導致人事檔案材料的缺失。

（四）人事檔案管理人員專業素質不高。由于事業單位對人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導致了從事人事檔案工作的人員沒有足夠的職業責任感和專業一致性，影響了人事檔案收集歸檔質量。

三、加強事業單位人事檔案收集歸檔工作的幾點措施

（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業單位領導要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關心愛護培養人事檔案管理人員。建立健全獎勵機制，以此激發人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。

（二）進一步加強檔案收集歸檔制度化建設。實踐證明，制度是開展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質量，建立和完善嚴格的人事檔案收集歸檔規章制度是十分必要的，只有從制度建設入手，發揮其權威性的協調和指導職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規化和法制化。一是要嚴格遵照執行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項規章制度，用制度去規范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉遞中，嚴格按照統一規定的“干部檔案（材料）轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密封包，再進行轉遞。收到人事檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，再將回執單立即寄回原單位，以確保萬無一失。

（三）規范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴格工作標準作為人事檔案收集歸檔工作的重點來抓，嚴格按照檔案目標管理標準，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網絡，根據材料形成規律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集、及時收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時收集歸檔到位。對收集上來的人事檔案材料，要嚴把鑒別關。辨別真偽，去其糟粕，達到人事檔案能歷史地、全面地、準確地反映一個干部全貌的要求。二是要強化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴把好人事檔案的分類關，力爭做到分類準確、排列有序、層次清楚。對收集歸檔的人事檔案材料，要認真細致地進行鑒別，保留真實準確有價值的材料，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對當事人檔案中缺少的材料逐項要逐一登記、及時索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計算機打印人事檔案目錄，統一規格，統一標準，使人事檔案更加規范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的人事檔案材料進行詳細記錄，要求相關單位和當事人限期補充收集，使人事檔案內容更加齊全完整。

（四）進一步提升人事檔案管理人員的專業素質。隨著事業單位的不斷發展，事業單位對工作人員素質要求越來越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發重要。事業單位領導要注重人事檔案管理人員專業技能的培養，提高人事檔案工作人員的知識水平和業務能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級領導層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級檔案部門組織的人事檔案管理業務培訓班和經驗交流研討會，掌握更多先進的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。

（五）加強對文件材料的超前控制，嚴把質量關。歸檔文件的質量大多是由文件形成時決定的，所以，在收集歸檔文件時不僅要嚴把質量關，還應從源頭抓起，文件材料的進行超前控制。超前控制是指在文件形成、積累階段，按照檔案要求進行文件的質量控制，確保歸檔文件的真實可靠、完整安全。在實際工作中，業務文件分散在各個業務部門或個人手中，如科研資料主要集中在科教科，文書資料主要集中在辦公室，基建材料主要集中在基建科等，這種分散性往往影響到檔案收集的系統性和完整性。通過超前控制，可以在文件形成初期階段對文件內在質量進行前期控制，對業務文件的形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導，把問題解決在前期形成階段，有利于歸檔文件的完整準確，提高歸檔檔案質量。

結束語

人事檔案工作對事業單位的發展能起到積極的促進作用。要想事業單位更好地發展，做好事業單位人事檔案收集歸檔工作是十分關鍵。為此，事業單位人事檔案管理部門要高度重視人事檔案的收集歸檔工作，進一步建立健全完善的人事檔案收集歸檔體制，強化人事檔案收集歸檔標準化、制度化、信息化建設，不斷提升人事檔案管理人員的專業素質，以促進事業單位人事檔案收集歸檔工作取得新進步。

參考文獻

[1]李淑詩.關于新時期人事檔案的收集歸檔工作研究[J].城建檔案，2016，01：57-58.

[2]韓桂芬.淺談科技檔案的收集工作[J].黑河學刊，2016，03：177-178.

[3]劉明，李紅芹.干部人事檔案收集歸檔工作初探[J].北京檔案，2016，06：22-23.endprint