事業(yè)單位人事檔案管理中的新思路分析

王姍姍

摘要：當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位正進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，人員的錄用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲都是將來(lái)的重要工作內(nèi)容之一，所以加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理是必然的，加強(qiáng)檔案管理工作，建立完整的檔案管理制度，增強(qiáng)檔案工作的利用率，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的人員調(diào)動(dòng)和工作質(zhì)量起到積極的作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；新思路

引言

對(duì)于事業(yè)單位人事檔案管理的變革，我們要著眼新時(shí)期新要求，找準(zhǔn)突破口，從各個(gè)方面做好應(yīng)對(duì)措施，在積極學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和手段的同時(shí)，加強(qiáng)管控和法制化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，創(chuàng)新管理的路徑和方法。同時(shí)，還要不斷提高人事檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)水平和履職能力，進(jìn)一步強(qiáng)化其對(duì)外交流能力和公關(guān)能力，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，依法依規(guī)地利用人事檔案，為事業(yè)單位的決策提供有效參考。

一、提高事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1）是人力資源管理的社會(huì)價(jià)值的體現(xiàn)。人事檔案管理工作是依據(jù)國(guó)家法律履行社會(huì)職能的重要工作，其特殊的社會(huì)屬性決定了其特殊的意義。事業(yè)單位的人事檔案管理包含了事業(yè)單位員工的身份、資歷和社會(huì)表現(xiàn)等情況，事業(yè)單位根據(jù)這些情況對(duì)員工進(jìn)行人事調(diào)整，進(jìn)行待遇、薪資和社會(huì)保證等的制定，對(duì)員工的個(gè)人發(fā)展和事業(yè)單位的運(yùn)行有著重要的意義。2）是深化人力資源改革的保證。事業(yè)單位由于其本身的性質(zhì)原因存在很多的固有弊端，管理上也存在很多的漏洞，人事檔案管理工作也存在很多的問(wèn)題，比如事業(yè)單位崗位設(shè)立的不合理、人員冗雜，人員的配備與崗位需求不相符等，使得事業(yè)單位的結(jié)構(gòu)存在很大的問(wèn)題，造成了人才的閑置和機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)的臃腫，最終導(dǎo)致了事業(yè)單位的工作效率低下、做好事業(yè)單位的人事檔案管理工作能夠幫助事業(yè)單位的人員配置更加合理化，對(duì)于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)設(shè)置、提高機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效率有著積極的作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理制度不規(guī)范、不健全

目前，事業(yè)單位人事檔案管理制度普遍存在漏洞，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致管理制度的不規(guī)范、不健全。比如在人事檔案材料的收集整理制度方面，管理體系與制度流程不健全；制度中相應(yīng)的移交、索要、檢查核對(duì)、補(bǔ)充等細(xì)則未能及時(shí)修訂；而材料收集中涉及到的多個(gè)部門(mén)檔案意識(shí)不強(qiáng)等，都會(huì)影響人事檔案收集制度的有效運(yùn)行。

（二）人事檔案意識(shí)不強(qiáng)、重視不夠

事業(yè)單位中的人事檔案工作狀況，既與上級(jí)人事主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)重視與否有關(guān)，也與某些領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)有關(guān)。在實(shí)際工作中，普遍存在著領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有真正把人事檔案工作當(dāng)作事業(yè)單位人事組織工作的重要組成部分而加以高度重視的問(wèn)題，致使人事檔案工作出現(xiàn)“用時(shí)需要，說(shuō)時(shí)重要，做時(shí)次要，忙時(shí)不要”的現(xiàn)象。職工中普遍存在人事檔案材料的收集以及管理是屬于組織人事部門(mén)的事、與個(gè)人無(wú)關(guān)的思想意識(shí)，以致于個(gè)人在工作、生活中，沒(méi)有形成主動(dòng)向人事檔案部門(mén)提供個(gè)人檔案材料的義務(wù)意識(shí)和檔案意識(shí)。

（三）人事檔案管理人才素質(zhì)不高、水平落后

管理人員對(duì)檔案信息的處理和使用十分重要，就目前形勢(shì)來(lái)看，我國(guó)這類管理人才非常緊缺。人事檔案管理人員缺乏對(duì)自身工作的深刻認(rèn)識(shí)，無(wú)法更好地運(yùn)用檔案信息，為單位決策提供有效參考。同時(shí)，事業(yè)單位作為具有服務(wù)性質(zhì)的窗口，管理人員普遍缺乏服務(wù)意識(shí)。新時(shí)期所需要的專業(yè)管理人才既要有全面的專業(yè)知識(shí)和技能，還要具備良好的履職能力、溝通和協(xié)調(diào)能力，這樣才能有效地開(kāi)展工作，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，更好地服務(wù)事業(yè)單位的工作。

（四）人事檔案管理信息化程度不高、進(jìn)程緩慢

管理制度過(guò)時(shí)、管理人才稀缺以及技術(shù)、設(shè)備落后等因素導(dǎo)致當(dāng)前管理的信息化程度較為落后。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷深入，大量不確定因素的存在阻礙了人事管理制度的完善，而不同單位對(duì)于人事檔案信息化的要求和建設(shè)進(jìn)度也不同。甚至不少單位仍是采用手動(dòng)操作輔以計(jì)算機(jī)的管理模式，軟硬件基礎(chǔ)參差不齊，嚴(yán)重限制了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

單位要切實(shí)地加強(qiáng)檔案管理意識(shí)和相關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)，將加強(qiáng)檔案管理作為單位的日常工作進(jìn)程中，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃。單位的領(lǐng)導(dǎo)者要從根本上增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作，把檔案管理工作上升到單位的戰(zhàn)略高度，建立相關(guān)的管理小組，單獨(dú)對(duì)其進(jìn)行管理，并選派領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)的詢問(wèn)和關(guān)注，定期進(jìn)行相關(guān)的考核，建立完善的檔案管理制度及相應(yīng)的審核機(jī)制，促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理制度

要建立專門(mén)的檔案資料管理室，并加設(shè)專門(mén)的鐵制檔案柜、檔案密集架、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)器、去濕機(jī)、滅火器等較為先進(jìn)的檔案保護(hù)設(shè)備，并安裝防盜門(mén)窗，防光窗簾，管理室要做到防水、防火、防潮等基本的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案的保管。現(xiàn)在隨著技術(shù)的進(jìn)步，很多單位的檔案保管都采用電子方式，即用計(jì)算機(jī)建立專門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既方便又對(duì)檔案進(jìn)行了備份，便于后期的使用、抽調(diào)。要建立和完善人事檔案管理制度，健全檔案功能，保證檔案的真實(shí)性和完整性，為以后的使用提供更加完善的資料，為單位的人事調(diào)動(dòng)等提供更加準(zhǔn)確的參考資料。

（三）加強(qiáng)檔案收集工作，提高檔案管理質(zhì)量

單位要加強(qiáng)人事檔案的收集工作，提升檔案的管理水平。隨著我國(guó)事業(yè)單位的員工上崗和考核機(jī)制的建立和健全，人事檔案作為重要的人事參考資料對(duì)企業(yè)有著重要的作用，所以檔案的收集工作也應(yīng)該更加的仔細(xì)認(rèn)真，檔案的收集人員要加強(qiáng)檔案資料的收集，并具備一定的鑒別能力，對(duì)相關(guān)的事實(shí)進(jìn)行仔細(xì)的核查，保證檔案資料的真實(shí)性。

（四）加速檔案管理數(shù)字化進(jìn)程

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理實(shí)際，加快融入社會(huì)信息化和大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)數(shù)字人事檔案建設(shè)，達(dá)到初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)。

（五）貫徹落實(shí)國(guó)家政策和規(guī)定，加強(qiáng)安全建設(shè)

根據(jù)我國(guó)有關(guān)人事檔案管理工作政策要求，切實(shí)對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行自查、整改和升級(jí)，使檔案始終處于管理人員可控范圍之內(nèi)，利用各種手段確保檔案實(shí)體的安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和電子檔案的監(jiān)管力度，確保檔案信息安全。

結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)，隨著事業(yè)單位人事制度的不斷改革，事業(yè)單位的人才和服務(wù)質(zhì)量也得到了提高，但是事業(yè)單位現(xiàn)有的人事檔案管理制度存在很多的漏洞，使得當(dāng)前事業(yè)單位的人事檔案管理效果不佳。想要把事業(yè)單位人事制度改革的成果切實(shí)的落實(shí)到實(shí)處、提高事業(yè)單位的辦事效率，就要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革。

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