知識管理視角下的高校檔案數(shù)字化研究

趙 彥

（太原師范學(xué)院檔案館，山西 晉中 030619）

知識管理視角下的高校檔案數(shù)字化研究

趙 彥

（太原師范學(xué)院檔案館，山西 晉中 030619）

檔案資源是一種重要的知識資源，文章從檔案數(shù)字化系統(tǒng)、檔案知識資源管理、檔案數(shù)字化服務(wù)模式3個方面對知識管理在高校檔案數(shù)字化方面的應(yīng)用進行了梳理，摸清知識管理在檔案數(shù)字化方面的發(fā)展脈絡(luò)，為其深入探索奠定一定的理論基礎(chǔ)。

數(shù)字化；知識管理；檔案知識

伴隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識管理理念已逐步深入人心，并不斷在許多組織機構(gòu)里被推行實施。聯(lián)合國國際勞工大會于1986年首次提出“知識管理”這一概念，而關(guān)于知識管理的第一篇文章《腦力》則于5年后在《財富》雜志上發(fā)表[1]，此后關(guān)于知識管理的理論研究和實踐應(yīng)用便如雨后春筍般涌現(xiàn)出來。

知識分為顯性知識和隱性知識兩大類，知識管理是指組織機構(gòu)對存在于組織內(nèi)的各類知識資源進行收集、組織、創(chuàng)新、利用和開發(fā)的連續(xù)動態(tài)的管理過程。知識管理作為組織內(nèi)知識共享和創(chuàng)新的新途徑，能在很大程度上提升組織的核心競爭力。

知識管理作為管理學(xué)界的研究熱點，已被多個學(xué)科交叉借用，檔案本身不是知識，但具有知識屬性，檔案資源是一種重要的知識資源，它翔實地記載著人們社會活動中大量有知識價值的事實、成功和失敗的經(jīng)驗、技術(shù)成果和科學(xué)理論[2]。進入21世紀(jì)以來，科技迅猛發(fā)展，高校檔案館已普遍開始進行檔案數(shù)字化的建設(shè)，有不少學(xué)者在探究檔案數(shù)字化建設(shè)方面引入了知識管理的理念。

1 知識管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

加拿大著名檔案學(xué)者特里·庫克[3]提出：檔案工作者應(yīng)該“由實體保管員向知識提供者過渡”，“把著眼點從信息轉(zhuǎn)移到知識上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫到建立知識庫上，”“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧。”馮惠玲教授[4]提出“后保管模式”，在后保管模式中，提出比起文件實體更要重視檔案文件中所包含的有效信息—知識。

目前基于知識管理的檔案管理研究，主要為檔案管理流程的研究，檔案管理流程涉及收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計，而組織知識管理也包括戰(zhàn)略定義、獲取、創(chuàng)造、分享傳送、利用、存儲6個環(huán)節(jié)。徐擁軍提出檔案知識管理有4個環(huán)節(jié)：知識積累（對應(yīng)檔案收集）、知識組織（對應(yīng)檔案整理）、知識評價（對應(yīng)檔案鑒定）、知識服務(wù)（對應(yīng)檔案服務(wù)）。檔案管理與知識管理的過程有一定的相似性，都是將相對分散不集中的管理對象進行收集獲取，并進行整理使之有序化，鑒定創(chuàng)造使之優(yōu)化，然后加以利用的過程，在利用的過程中又產(chǎn)生新的檔案或知識。

2 知識管理在高校檔案數(shù)字化建設(shè)方面的應(yīng)用

本文選擇中國知網(wǎng)（CNKI）、萬方、維普3個中文數(shù)據(jù)庫進行文獻調(diào)研，截至2017年4月30日，文獻分布狀況如表1所示。

表1 有關(guān)文獻分布狀況

由表1可以看出，關(guān)于檔案數(shù)字化方面的研究已是百家爭鳴，文獻數(shù)量很大，高校研究檔案數(shù)字化也已初具規(guī)模，但將知識管理理念引入到高校檔案數(shù)字化建設(shè)的研究還相對不多，未成體系。

四川大學(xué)蔡娜、姚樂野[5-6]提出要建設(shè)基于知識管理的數(shù)字化檔案館，就要以知識管理理念為指導(dǎo)，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案知識收集和整理為基礎(chǔ)，以檔案知識挖掘和開發(fā)為手段，以檔案知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新為目標(biāo)，推動檔案知識傳播、共享和社會化。

2.1 知識管理在高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)上的應(yīng)用

徐擁軍[7]提出了構(gòu)建“檔案知識管理”系統(tǒng)的路徑，即在基于知識管理的OA系統(tǒng)中實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，并且用知識管理的技術(shù)方法提高文件管理、檔案管理的功能。

基于知識管理的高校檔案數(shù)字化，就是要在檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)中嵌入知識管理的功能，按照一定的知識表示方法，利用知識生成的處理技術(shù)，借鑒知識搜索、知識地圖等知識管理工具，生成有關(guān)檔案本體、檔案信息及檔案利用人員的各種知識庫，以達(dá)到檔案資源的更優(yōu)化管理。

2.2 知識管理在高校檔案知識資源管理上的應(yīng)用

高校檔案知識管理是運用一系列的知識獲取技術(shù)（智能搜索引擎等）和知識處理技術(shù)（數(shù)據(jù)倉庫、聯(lián)機分析等）形成高校檔案館特有的知識資源體系，并進行檔案館的知識資源管理。

運用知識管理技術(shù)，能對形成的各類檔案知識庫進行面向元數(shù)據(jù)的搜索，通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)⒃獢?shù)據(jù)提取出來綜合分析，發(fā)現(xiàn)隱含的、有價值的信息，并形成新的知識，優(yōu)化檔案知識資源結(jié)構(gòu)，為用戶提供更加合理、快捷、細(xì)化的知識服務(wù)[8]。

2.3 知識管理在高校檔案數(shù)字化服務(wù)模式上的應(yīng)用

高校對檔案數(shù)字化的建設(shè)，歸根結(jié)底是要完善檔案館的服務(wù)模式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，精細(xì)服務(wù)內(nèi)容。在對知識產(chǎn)品進行深度加工的基礎(chǔ)上，為高校師生提供個性化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，它主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：（1）原始檔案信息查詢服務(wù)（檔案憑證價值）；（2）文獻信息加工服務(wù)；（3）參考咨詢服務(wù)；（4）信息推送服務(wù)；（5）智能代理服務(wù)；（6）信息導(dǎo)航服務(wù)；（7）在線咨詢服務(wù)。

知識經(jīng)濟時代用戶對檔案資源的需求向個性化、專深化方向發(fā)展，檔案館的信息服務(wù)人員要轉(zhuǎn)變思維，不能再只是被動地接受咨詢查閱服務(wù)，提供原始的、片面的信息來為用戶服務(wù)，而應(yīng)該站在利用者的角度上了解挖掘用戶的潛在需求，與檔案的利用者互動起來，為用戶提供一種整合加工過的有一定知識含量的有針對性的知識服務(wù)，使檔案的知識屬性外化，并推動知識共享和創(chuàng)新。

知識管理在服務(wù)模式上的應(yīng)用可歸結(jié)為3個階段：（1）了解用戶使用習(xí)慣，通過對用戶的基本資料信息進行跟蹤、記憶和分析，默認(rèn)用戶的個性特征；（2）為用戶提供知識導(dǎo)航服務(wù)，通過利用知識搜索引擎、知識地圖等知識管理技術(shù)，進行多層次獲取和多策略檢索，引導(dǎo)用戶查詢到個人所需的信息和知識；（3）知識推送服務(wù)，運用智能的知識服務(wù)工具，結(jié)合用戶的使用習(xí)慣和知識背景，對用戶可能感興趣的信息或知識，通過網(wǎng)絡(luò)Web平臺向用戶進行推送。

3 結(jié)語

檔案數(shù)字化是目前高校檔案館的工作重點，將知識管理引入檔案數(shù)字化的建設(shè)過程中是未來的發(fā)展方向，現(xiàn)階段基于知識管理的檔案數(shù)字化研究已取得一定的成績，但總體研究水平和質(zhì)量不高，多是概念的解釋借用，將知識管理的思想理念、技術(shù)方法套用于檔案館工作中，多為定性描述，少有實踐探討，理論性和重復(fù)性的研究偏多，實踐性和創(chuàng)新性的研究偏少，還沒有構(gòu)建起合理的研究體系。

高校的主要任務(wù)就是知識傳播和教育，良好的學(xué)術(shù)氛圍和各類軟硬件設(shè)施設(shè)備都為高校檔案館引入知識管理，構(gòu)建檔案專業(yè)知識庫和交流共享平臺提供了良好的條件，檔案館應(yīng)依托于自身的資源和環(huán)境優(yōu)勢，充分借助高校優(yōu)勢，以知識管理理念為指導(dǎo)，多形式多途徑地為用戶提供個性化知識服務(wù)，加快檔案知識外化進程，為高校的發(fā)展作出自己應(yīng)有的貢獻。

[1]陳能華.論分類法與主題法的本質(zhì)分歧[J].江蘇圖書館學(xué)報，1996（1）：17-20，28.

[2]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1988.

[3]特里·庫克，劉越男.電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管及后現(xiàn)代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].山西檔案，1997（2）：7-13.

[4]馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學(xué)通訊，1998（6）：45-49.

[5]蔡娜，姚樂野.知識管理在數(shù)字檔案館中的應(yīng)用研究[J].檔案學(xué)通訊，2008（3）：54-58.

[6]姚樂野，蔡娜.基于知識管理的數(shù)字檔案館建設(shè)策略研究[J].四川大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2008（2）：124-128.

[7]徐擁軍.“檔案知識管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62.

[8]郭璽鳴.基于知識管理的數(shù)字檔案館本體庫框架構(gòu)建研究[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（6）：88-90.

Study digitization of university archives from the perspective of knowledge management

Zhao Yan
（Archives of Taiyuan Normal University, Jinzhong 030619, China）

The archives resources are an important source of knowledge. This paper summarizes the application of knowledge management in the digitization of university archives from the three aspects of archival digitization system, archival knowledge resource management and archival digital service mode. To understand the development of knowledge management in the digital aspects of archives, for lay a certain theoretical foundation for in-depth exploration.

digitization; knowledge management; archives knowledge

趙彥（1988— ），女，山西晉中，助理館員；研究方向：檔案數(shù)字化。