規范化檔案管理對水土保持工作的影響

嚴小紅

摘 要：水土保持可改善生態環境，為可持續發展提供保障，是一項利在當代、功在千秋的水利事業。水土保持檔案是對水土管理歷史的真實記錄。本研究從水土保持檔案管理存在的問題入手，分析規范化檔案管理在水土保持信息化建設、水土保持法制化建設、促進檔案管理開展與檔案管理水平提升等方面的意義。

關鍵詞：規范化；檔案管理；水土保持

中圖分類號：S157 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）16-0244-01

水土保持檔案是一個區域或部門水土保持工作的歷史記錄，記錄內容包括關水土保持工程勘察，設計、監測、驗收等方面內容，并包括水土保持工作中的經驗教訓、勞動成果，信息量巨大，飽含水土保持工作者的智慧，是水土保持現實工作的基礎[1]。因此，對水土保持檔案實施規范化管理對提高水土保持工作水平具有重要意義。

1 水土保持檔案存在的問題

水土保持工程量大，工程面廣，既可能是數十平方公里的小流域，也可能是跨越縣市長達數百方公里的大流域，檔案周期長，工作量大，往往需要幾十年甚至幾代人進行治理[2]。此外，水土保持功能與許多部門互相牽連，例如土地、水利、林業、環保等部門，檔案管理難度大。因此，做好水土保持保持檔案工作需具備全面知識、較高綜合素質的人才。通過對當前我國水土保持工程檔案管理存在的問題進行分析，主要包括以下幾個方面：（1）領導不重視，管理混亂：部分領導認為水土保持工程不屬于高科技工程，對檔案管理工作不重視，檔案管理行為不規范，導致工程項目檔案內容保存不完整、不齊全；個別水土保持部門未建立工程檔案管理制度，無法有效保證檔案管理工作有序開展[3]。（2）檔案管理人員素質較低：檔案管理人員業務操作水平對檔案管理結果具有重要影響，但部分地區檔案管理人員存在業務知識缺乏，操作水平低，綜合技能不足等缺點，無法適應信息化、數字化形勢下檔案管理新常態，管理工作中易出現錯誤；例如檔案管理人員由于對檔案管理工作不夠重視，在管理中不嚴格執行檔案移交手術，導致需歸檔的文件無法按時完成交接，檔案丟失；檔案人才無法適應檔案工作需要，導致水土保持檔案管理工作陷于尷尬境地。（3）部分地區的水土保持工程檔案無統一編碼管理，檔案資料查詢、調閱等難度大，檔案信息利用率低；水土保持檔案管理法制化、專業化水平低[4]。以上問題在一定程度上制約著水土保持檔案管理的規范化建設，影響現代化、信息化建設水平，無法滿足新時期水土保持事業發展需求，因此需加強水土保持檔案管理的規范化水平。

2 水土保持檔案實施規范化管理的影響

水土保持檔案管理缺乏自身管理規范，易出現丟失現象，檔案資料查找困難，因此需對水土保持檔案進行規范化管理。水土保持檔案管理工作可采用信息技術按照工程項目如業主、監理、施工等分類，將不同文檔進行分類保存，并將所有文檔按照相關規定歸檔，實施統一編碼管理，以保障檔案的完整性，便于后期查找[5]。同時，也應加強信息化建設，提高基層檔案管理人員素質，強化基層領導重視程度等。水土保持檔案實施規范化管理對提高管理水平、促進工作發展具有重要意義，其影響歸結起來有以下幾個方面。

2.1 提高水土保持信息化建設水平

近年來，水土保持工作領域不斷拓寬，檔案信息與資料成倍增多，行業內部、行業間及社會公眾對水土信息查詢更加頻繁，需求不斷增加，落后的水土保持檔案管理模式已不能滿足需求，因此，需進一步推進規范化管理進程，添加硬件設施。先進的辦公設施及辦公軟件可達到事半功倍的效果，如添加電腦、相機、打印機、掃描儀等取代陳舊的電子設備，從而減少人力、物力費用支出，節約儲存空間，提高網絡化、信息化水平[6]。檔案資料歸類整理后更便于信息交流，提高其利用價值，從而有效保障水土保持事業順利發展。

2.2 為執法監督工作提供依據

水土保持監督執法工作涉及面廣，包括水土行政管理方面的，例如水土流失防治開銷、水土保持設施費用的收取、政府撥款等處理文件、水土保持監督執法過程中可產生調查取證、相關文書、處理結果等政策性較強的文件；此外，水土保持方案需經過審批、檢查驗收等環節，也會產生大量技術性較強的文件[7]。水土保持執法檔案次采用規范化管理可更全面、真實、客觀地記錄執法工作進程，為今后執法工作開展提供依據。以往執法檔案中往往記載工作者的成就與失敗，后來工作者可通過研究執法檔案吸取經驗教訓，更好地提高執法水平。

2.3 保障檔案管理工作順利開展，提高檔案管理水平

水土保持工作是一項影響子孫后代的事業，各級領導在水土保持工作的實施過程中起到關鍵作用。但是目前水土保持工作存在基層領導重視度不夠的問題，使得該項工作的檔案管理水平較低，查找、驗收等難度增大，文獻資料利用率低。隨著國家政策轉變，有關生態環境的重視力度不斷加大，資金投入越來越多，產生的文件更加繁多，進一步增加管理難度。因此，需從思想上加強相關領導對水土保持工作的重視意識，以保障檔案管理工作順利開展。水土保持工作規范化管理需進一步提高基層檔案管理人員素質，如果說各級領導是保障檔案管理順做順利開展的關鍵，那么基層管理人員素質則是確保該項工作能否做好的關鍵性因素。水土檔案保持工作具有工作量大、工期長、內容繁雜等特點，對相關工作者綜合素質具有較高要求，既要求相關工作者具備嫻熟的業務操作能力，也需具備科學嚴謹與吃苦耐勞的精神。但目前基層水土保持檔案管理人員普遍存在責任心差現象，導致業務水平無法得到有效提高，其中多數管理人員存在技術水平低的問題，僅會基本收發工作。此外，工作態度不認真問題也較嚴重。因此，基層單位應重視人才引進問題，招聘學習能力強、具備刻苦鉆研精神的人才，以提高檔案管理水平。

3 結語

計算機技術與網絡的發展為水土保持檔案管理規范化提供先決條件，水土保持檔案實施規范化管理可提高水土保持信息化建設水平與水土保持決策的科學性，推進水土保持法制化建設進程，提升檔案管理水平，有效促進我國經濟社會持續發展與水土保持事業迅速發展。

參考文獻

[1]劉麗英.符合水土保持業務工作特點的檔案管理探討[J].亞熱帶水土保持，2016，28（4）：44-46.

[2]熊永，房煥英，龔來紅，等.水土保持科技示范園工程建設中的檔案管理——以江西水土保持生態科技園為例[J].中國水土保持，2016，37（11）：55-57.

[3]王福振.基層水土保持檔案管理現狀存在問題與對策研究[J].水土保持應用技術，2016，36（5）：45-47.

[4]郭慧霞.做好檔案管理推動水土保持事業發展[J].南方農機，2015，22（8）：71-72.

[5]林曉平.關于科技論文檔案管理工作的思考——以吉林省水土保持科學研究院為例[J].黑龍江檔案，2014，21（5）：96.

[6]馬燕.現階段水土保持檔案管理存在的問題與建議[J].甘肅科技縱橫，2014，21（2）：18-20+94.

[7]朱仕香.水土保持建設工程檔案管理現狀與對策[J].亞熱帶水土保持，2013，25（4）：56-58.endprint