精準(zhǔn)扶貧基層檔案動態(tài)化管理問題及對策

文/黃陽莉

精準(zhǔn)扶貧基層檔案動態(tài)化管理問題及對策

文/黃陽莉

實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧決策、考核和資料存檔的精準(zhǔn)化，必須提高扶貧檔案管理的動態(tài)化水平。當(dāng)前，以縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村為單元的基層檔案管理存在著缺乏系統(tǒng)組織、檔案管理專業(yè)化能力普遍欠缺和檔案管理信息化水平低等問題，導(dǎo)致扶貧檔案管理難以實(shí)現(xiàn)動態(tài)化的效果。對此，應(yīng)完善基層扶貧檔案管理體系，構(gòu)建以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的扶貧檔案管理平臺，建立動態(tài)化精確管理機(jī)制，提升動態(tài)化管理水平

自2015年11月中共中央和國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于打贏脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)的決定》以來，精準(zhǔn)扶貧和精準(zhǔn)脫貧成為我國扶貧開發(fā)的基本方略，以縣（區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦）、村（社區(qū)）為單元的基層扶貧單位，須圍繞“六個(gè)精準(zhǔn)”建檔立卡、完善扶貧檔案。同時(shí)，隨著脫貧攻堅(jiān)檢查、督查、評估和驗(yàn)收等工作日益頻繁，扶貧檔案資源開發(fā)利用往往出現(xiàn)“拿出來一攤，翻起來一片，查起來失散”的狀況，極不利于為領(lǐng)導(dǎo)決策、工程建設(shè)、群眾需求提供準(zhǔn)確及時(shí)的檔案服務(wù)。精準(zhǔn)扶貧基層扶貧檔案動態(tài)化管理問題，成為落實(shí)脫貧攻堅(jiān)戰(zhàn)略、提升扶貧工作效率的重要問題。

以漢中市某縣為例，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2016年全年各鎮(zhèn)村全面實(shí)行精準(zhǔn)扶貧資料“五薄六檔、一戶一冊”的建檔模式。截止12月，扶貧資料分為電子和紙質(zhì)兩類，檔案資料共45種、戶均檔案32份，村均紙質(zhì)檔案冊（套）數(shù)達(dá)到216份；在上述統(tǒng)計(jì)對象中，全年檔案查閱、調(diào)閱、復(fù)印次數(shù)為38次，月均3次以上。由于檔案種類、數(shù)量繁多，加上管理能力和水平有限，其及時(shí)滿足率僅為70%、檔案服務(wù)滿意度僅為54%。

一、精準(zhǔn)扶貧基層檔案動態(tài)化管理問題

1.基層檔案管理缺乏系統(tǒng)組織

扶貧檔案工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層政府脫貧攻堅(jiān)中起著基礎(chǔ)性作用。近年來，雖然各級黨委政府對檔案工作日益重視，但是縣、鎮(zhèn)、村的檔案工作基本上是“摸著石頭過河”“跟著感覺走”，沒有形成系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理制度。

主要表現(xiàn)在：一是扶貧檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作力度不足。上級注重下任務(wù)、督查巡查，但檔案指導(dǎo)服務(wù)跟進(jìn)滯后，沒有做到與扶貧工作開展同步。二是基層扶貧檔案涉及土地確權(quán)、移民搬遷、醫(yī)療救助、產(chǎn)業(yè)補(bǔ)助等各種門類和載體，但扶貧單位的日常工作資料，多數(shù)分散在各個(gè)單位和部門，沒有形成完整的檔案收集系統(tǒng)。三是扶貧檔案資料涵蓋從扶貧項(xiàng)目申報(bào)到審批、組織實(shí)施到檢查驗(yàn)收、后續(xù)管護(hù)的全過程，資料收集和整理對包括文字、圖片、音像、數(shù)字等多種形式，難以實(shí)現(xiàn)上述過程的全面完整反映。

2.基層檔案管理專業(yè)能力普遍欠缺

扶貧檔案管理是一項(xiàng)政治性、保密性、專業(yè)性、知識性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員有高度的政治責(zé)任感、廣博的知識面和精深的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)前，基層檔案管理人員很少參加專業(yè)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，不懂如何搜集、整理、裝訂檔案的有關(guān)知識，導(dǎo)致其檔案管理專業(yè)能力“先天不足、后天缺補(bǔ)”。

主要表現(xiàn)在：一是基層扶貧單位人員較少，沒有專門的檔案管理人員，現(xiàn)有管理人員大多數(shù)都是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，綜合素質(zhì)不高，對檔案管理重要性認(rèn)識不夠；二是對檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和宣傳教育不到位,基層人員很少參加檔案學(xué)習(xí)、檔案交流、檔案培訓(xùn)、檔案競賽、檔案征文等活動，工作人員的專業(yè)知識和管理能力難以提高；三是基層缺乏必要的檔案管理設(shè)施設(shè)備。目前大多數(shù)基層單位沒有電子硬件設(shè)備,如掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，缺乏計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件等現(xiàn)代化管理手段,制約了檔案目錄及全文數(shù)字化管理。

3.檔案管理信息化水平低

檔案管理信息化需要利用數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和歸檔的電子檔案,組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，并進(jìn)行動態(tài)管理。目前，基層扶貧檔案信息化管理的主要問題有：

一是對信息的理解存在誤區(qū)。當(dāng)前的扶貧檔案紙質(zhì)件多、不易保存和查閱，基層檔案管理把信息化僅僅理解為將檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲轉(zhuǎn)換為電子和數(shù)字存儲，而忽視了檔案資源的開發(fā)利用。二是基層扶貧涉及基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)業(yè)就業(yè)、能力培訓(xùn)、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障、財(cái)政金融扶貧等繁多內(nèi)容，涉及識別登記、建檔立卡、檢查驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)，檔案管理缺乏對檔案信息化內(nèi)容的科學(xué)分類管理。三是信息聯(lián)通和共享度差。目前，扶貧工作建立同教育、醫(yī)療、公安、民政、財(cái)政等部門的信息聯(lián)通和共享,不能確保扶貧檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，難以實(shí)現(xiàn)信息的動態(tài)化管理和有效利用。

二、精準(zhǔn)扶貧基層檔案動態(tài)化管理對策

（一）完善基層扶貧檔案管理制度體系

1.要將扶貧檔案管理工作納入扶貧工作規(guī)劃。堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理、有效利用的原則，形成市、縣主導(dǎo)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村（社區(qū)）配合的檔案工作聯(lián)動機(jī)制；把檔案工作作為扶貧工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，爭取領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分的支持，將檔案工作納入年度檢查驗(yàn)收內(nèi)容；完善精準(zhǔn)扶貧檔案工作機(jī)制，制訂檔案管理人員的考核辦法。

2.建立扶貧檔案管理規(guī)范。扶貧檔案為扶貧考核評價(jià)提供原始記錄和真實(shí)憑據(jù)。一是把文件資料分為綜合性、基層組織建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、公共服務(wù)保障等類目，明確相應(yīng)的歸檔范圍；二是制定檔案收集、整理、歸檔制度，完善檢索目錄，完善檔案調(diào)借閱登記制度，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能；三是加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管等工作要點(diǎn)，嚴(yán)格按照規(guī)則操作。

3.加強(qiáng)扶貧檔案的指導(dǎo)工作。各級檔案行政管理部門要大力推進(jìn)扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案監(jiān)管工作，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)、強(qiáng)化扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案登記管理和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。要加強(qiáng)對扶貧攻堅(jiān)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，結(jié)合實(shí)際做好扶貧開發(fā)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

（二）構(gòu)建以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的扶貧檔案管理平臺

1.建立貧困戶的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。將扶貧對象的基本資料、動態(tài)情況錄入到系統(tǒng)。扶貧檔案應(yīng)做到戶有卡、村有冊、縣鄉(xiāng)(鎮(zhèn))有紙質(zhì)檔案，將相關(guān)數(shù)據(jù)納入精準(zhǔn)扶貧信息系統(tǒng)，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案雙向保管。

2.強(qiáng)化扶貧管理軟硬件投入。應(yīng)加大資金投入，購買必備的檔案柜和設(shè)備，設(shè)立專門的檔案室，安排專人管理，購置并充分利用信息管理軟件，確保精準(zhǔn)扶貧檔案管理規(guī)范和方便查詢。

3.做好檔案人員培訓(xùn)工作。加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高管理人員的科學(xué)知識和專業(yè)知識水平，使其掌握必要的業(yè)務(wù)能力，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)獨(dú)立操作。組織業(yè)務(wù)交流會，通過經(jīng)驗(yàn)交流和彼此學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)水平。

（三）實(shí)施動態(tài)化精確管理

1.注重科學(xué)分類整理和編目。以檔案數(shù)字化、信息化為基礎(chǔ)，讓檔案管理具備關(guān)聯(lián)性、延展性和精準(zhǔn)性，進(jìn)行規(guī)模控制、動態(tài)管理。完善檔案檢索目錄，利用管理軟件對案卷目錄、收發(fā)文登記、歸檔組卷進(jìn)行處理，提高辦公自動化水平。

2.明確檔案管理重點(diǎn)和形式。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)選擇脫貧攻堅(jiān)的重點(diǎn)內(nèi)容，采用合適的形式進(jìn)行收集、整理、歸檔，如聲像檔案、光盤檔案、電子文件等,有效實(shí)現(xiàn)檔案收集齊全、歸檔準(zhǔn)確、整理規(guī)范。

3.建立檔案動態(tài)化管理機(jī)制。一是整理出精準(zhǔn)扶貧檔案管理的常態(tài)性工作內(nèi)容，確定每個(gè)崗位必要完成的工作，明確各級檔案管理人員的崗位職責(zé)。二是按照檔案工作的規(guī)律和要求，理順各工作流程。如按時(shí)間先后排序、用量化和時(shí)間去進(jìn)行要求，做到每個(gè)工作環(huán)節(jié)與整個(gè)管理程序要相配合。三是實(shí)施動態(tài)化管理指標(biāo)。根據(jù)崗位目標(biāo)和特征，制訂動態(tài)化管理工作指標(biāo)，以年、半年、季度、月、周為時(shí)間單元，實(shí)施動態(tài)評估和監(jiān)管。

（作者單位：中共南鄭縣委黨校）