做好檔案監督指導工作扎實推進檔案資源體系建設

文/周 英

做好檔案監督指導工作扎實推進檔案資源體系建設

文/周 英

依據《中華人民共和國檔案法》的規定，縣級以上的檔案行政管理部門主管本行政區域內檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。這是檔案行政管理部門的重要職能，也是主要的業務工作和行之有效的管理手段。檔案監督指導工作做的如何，直接影響著當地檔案工作的整體水平。反所以，檔案行政管理部門積極做好新形勢下的監督指導工作，對于推動檔案事業在規范化的道路上健康發展，推進檔案資源體系建設具有十分重要的意義。筆者在區縣檔案局監督指導科工作多年，積累了一些經驗和做法，與大家一起分享。

一、統籌安排工作，加強業務培訓

每年年初舉辦全區檔案業務培訓班，是區縣檔案局年初的一項重要工作。一是能及時傳達貫徹國家、省、市檔案方面的法律、法規、規劃、意見及地方黨委政府關于檔案工作的方針政策，對各部門的貫徹落實提出要求，使各部門準確把握當前檔案事業的發展方向。二是全面且有側重點地安排部署全年檔案工作，細化具體工作任務。三是培訓檔案業務人員，使他們熟練掌握檔案業務標準和各門類、各種載體檔案的整理辦法。

二、深入基層指導，夯實基礎業務

在指導檔案工作，必須把握好以下幾個方面：

1.領導重視是關鍵

指導工作時，要經常深入基層，與單位主管領導及檔案工作人員溝通交流，強調檔案工作的重要性，并提出具體的要求。如，明確分管領導，配備專職或兼職的檔案工作人員，配置符合條件的軟硬件設施，建立健全各項檔案工作制度且嚴格執行等。

2.各門類檔案要規范整理

在指導各級國家機關、團體、企業事業單位檔案工作時，要求其應收盡收、應歸盡歸，規范整理、安全保管，有效利用。所整理歸檔的檔案要最大程度反映其職能工作，并確保檔案資料齊全完整、安全。現階段，整理好文書檔案在各單位檔案工作中占有重要的位置，要嚴格貫徹執行《歸檔文件整理規則》及《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》。在開展文書檔案業務指導時，一定要指導各單位編制本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，通過嚴格審核批準后，讓其按照制定的辦法收集材料和劃分保管期限，指導工作也就事半功倍。其他門類檔案如照片檔案、實物檔案等更能直觀、形象的記載歷史，反映當時的情況，也應該按照相應的標準指導整理歸檔，做到應歸盡歸。

3.將檔案業務指導工作向其他領域延伸

在重點做好轄區內機關企事業單位檔案業務指導工作時，還要將業務指導工作向其他領域延伸，深入推進檔案資源體系建設。如：社區檔案、農業農村檔案、重點建設項目檔案、民營企業檔案、新興經濟組織檔案、方言語音檔案、名人檔案、家庭檔案等。

在指導這些單位檔案工作時，可以改變以往的指導方法，多抽調人力，主動上門舉辦培訓班，提供業務指導，現場指導整檔，督促其重視檔案工作。同時還可以與民政、農業、組織、財政、人事等相關部門協調配合，建立長期、有效的檔案工作協調機制，以促進其檔案工作規范化管理。

三、重要涉民部門，重點監督指導

按照國家檔案局下發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》要求，要實現檔案資源多樣化，使檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善，必須要加強對重點部門檔案工作的指導。

在規范機關各部門、企事業單位檔案工作時，要加強對重點涉及民生檔案部門和重點二級單位檔案工作的監督指導。如民政局、人社局、衛計局、農業局、住建局、國土局、教育局、司法局等。在開展工作時，經常同其主管領導及檔案人員溝通協調，充分調研論證。對產生民生檔案部門的工作職責和形成檔案的門類、內容及數量要做到心中有數，確保勞動就業、醫保、社保、低保、計劃生育、司法公證等民生檔案的齊全完整與規范管理。可以從以下幾個方面著手開展工作：一是對照上級相關業務標準，與其主管部門聯合舉辦業務培訓班，培訓內容有直接針對性，會收到很好的效果；二是與其主管部門聯合，加大對涉民檔案工作的監督檢查力度；三是對民生檔案信息化要提出更高的要求；四是做好這些單位檔案目標認證工作，提升檔案工作的綜合管理水平；五是可以提前接收進館，確保安全保管，盡早提供利用。

四、做好目標認證工作，提升綜合管理水平

在做好指導基礎業務工作的同時，根據單位的實際情況，指導轄區內的單位積極創建檔案目標認證工作，提升綜合管理水平。2011年修訂的《陜西省檔案工作目標管理認證辦法》，從檔案工作管理機制、檔案業務建設、檔案信息化建設、檔案開發利用4個方面，17個大項、80個小項對檔案工作提出了全方位的要求和具體的標準。

可以說，目標認證是對檔案工作質量管理體系建設的綜合評價，是檔案行政管理部門強化控制各單位檔案管理的一種措施。開展檔案目標認證工作，可以提高單位領導對檔案工作的認識和關注，加大對檔案工作的資金投入，對檔案工作人員是一次全面的培訓；能對單位的檔案進行一次徹底清理，還可從根本上解決檔案管理的混亂現象，杜絕檔案丟失、被盜、損毀等安全事故的發生，使檔案管理水平邁上了一個新的臺階。

通過目標認證的單位，檔案工作各個方面都得到提升。一是硬件設施設備得以更新、補充；二是各項管理制度和業務標準得以制定或修訂完善，許多單位還制定了本單位檔案工作長遠規劃，檔案的收集整理、保管利用、信息化等工作可按照認證時的標準穩步發展、良性循環；三是歷年來積存的檔案資料可以全部鑒定、清理、整理、歸檔；四是編寫和續編了編研資料；五是信息化建設有顯著的發展和進步，實現了計算機檢索，方便查閱利用。但在指導檔案目標認證工作時，注意不能搞“一刀切”。一切從實際出發，具體單位具體對待，區別不同情況，提出不同等級要求。檔案量大、業務基礎扎實、硬件條件好的單位可以指導其創建省AAA級，如交通局、國土分局、財政局、民政局、教育局、農林局、人社局等。檔案量少、單位辦公條件不允許，可以創建省AA或省A級，如婦聯、工會、團委、政研室、老干局等部門。

五、強化檔案行政執法和監督，確保檔案資源安全

檔案行政管理部門對所轄區域內部門不但要積極指導，還要督促檢查。加大對檔案工作的執法檢查力度，可以使指導工作成效顯著，兩者相輔相成，缺一不可。平時指導工作時，將執法檢查與業務指導結合起來，經常提醒部門領導和檔案工作人員，監督其履行職責，發現問題立即提出，及時糾正，防患于未然。

加強檔案行政執法檢查，首先要理清權力責任清單。行政執法要符合相關程序，執法工作人員要持證執法，文明執法。每年一次或多次對轄區內機關企事業單位進行執法檢查，也可以多部門聯合執法。

執法檢查主要內容包括以下兩個大的方面：一是檔案管理的基本條件。包括了領導重視情況、制度健全情況、檔案庫房及硬件配備情況、檔案“十防”措施等；二是檔案基礎業務工作。包括了各門類檔案整理情況，檔案資料是否收集齊全、整理規范、期限劃分準確、裝具規范、目錄健全，檔案的信息化工作，檔案編研資料編寫和續編情況，檔案查閱利用是否規范，檔案移交情況、檔案的鑒定銷毀情況等。執法檢查過程中，如果發現有以下違反《檔案法》的行為，應嚴格按照《檔案管理違法違紀行為處分規定》，依法給予相關責任人處分。一是未能妥善保管所屬檔案，明知檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；二是有損毀、遺失、涂改、偽造的；三是未經批準，倒賣牟利的；四是不按時歸檔，不按期移交的。

檔案行政管理部門只有做好檔案業務指導工作，各立檔單位將所有應該歸檔的檔案及時收集歸檔，各級檔案館室按期接收保管，及時提供利用，檔案資源體系建設才能扎實有效地向前推進。所以，檔案行政管理部門的監督指導工作還有很長的路要走，還需要從許多方面予以加強。

一要充實檔案干部隊伍，并加大對業務指導人員的培訓。打鐵還需自身硬，只有指導人員的政治素養高，業務能力強，才能更好的開展工作。

二要做好檔案法制宣傳工作，增強全社會檔案法治意識，特別是要提高部門領導對檔案工作認識高度。

三要加大執法的力度，嚴肅查處違法行為，只有嚴格執法，指導工作才能有更好的效果。

四是要調動基層檔案工作人員的積極性，想辦法留住人才，通過表彰獎勵、評檔案職稱等方式留住人才，基層檔案人員基本固定，業務指導工作就相對輕松。

(作者單位：西安市高陵區檔案局)