核電廠生產文件的管理策略淺析

文/姚彥通

核電廠生產文件的管理策略淺析

文/姚彥通

核電廠生產文件是在核電廠生產運營階段形成和收集的與生產運行和管理活動密切相關的各種形式和載體的文件。生產文件管理是核電廠生產、技術、管理等工作的基礎，對核電廠安全運行、規范管理起重要的保障作用。本文根據秦山核電廠生產文件的管理實踐和管理經驗，探討核電廠生產文件的管理策略，為相關行業提供參考

核電廠在設計、建造、調試、營運和退役等過程中,會形成大量的文檔信息，其種類多樣，內容復雜，包括由設計文件、建造文件、調試文件組成的各類工程文檔；由技術文件、管理文件、采購文件、會計檔案等組成的各類生產文檔。核電廠文檔信息對核電站具有重要的支撐和保障作用，對國家和社會具有一定的參考作用。生產文件是核電廠的生產要素，是核電廠文檔信息的重要組成部分，生產文件管理是核電廠營運階段中各項生產、技術和管理工作的基礎，加強生產文件管理，不斷優化其分類體系和管理方式，以用戶需求為導向，保障核電廠安全運行和高效管理，是核電廠文檔管理工作價值的重要體現。

一、核電廠生產文件的特點

核電工程是一項高科技綜合性工程，生產管理過程十分復雜，核電廠是對安全要求非常高的企業，要使用許多輔助設施來加強其安全系數，從而導致核電廠生產營運中使用和參考的文件種類很多，數量巨大，包括核電廠外部編制的法規標準文件，設計、建造過程中產生的工程文件，生產營運中生成的管理文件、技術文件、采購文件、圖情資料，等等。同時，這些文件內容龐雜，來源也很復雜，有些是內部編制，有些由外部產生，并且相互之間存在一定的轉化關系。因此，確定核電廠生產文件的范圍和種類，建立生產文件的分類結構和層級關系，是開展生產文件管理的前提。

二、確立生產文件的管理范圍

核電廠生產文件的管理范圍，可以分為狹義和廣義兩種方式。一、狹義的生產文件范圍，包括上游文件、管理文件和技術文件；二、廣義的生產文件范圍，在狹義生產文件的基礎上，增加采購文件、信函、會議紀要、項目文件（涉及生產）和圖情資料。第一種方式，抓住了核電廠生產文件中最核心的部分，可以集中資源，加強力量，對生產文件進行前端控制和過程管理；第二種方式，擴大了生產文件的范圍，將可以直接歸檔管理的文件，先按照文件體系和方式進行管理，再按照檔案體系進行歸檔管理（圖情資料一般不做歸檔處理）。廣義的生產文件范圍，能展現核電廠的文件體系層級，說清楚各類文件的不同效力和轉化關系；在核電生產運營階段，基于電子文檔管理平臺的文件管理體系和分類方式，是利用文檔的主要方式，也是核電廠用戶的擅長方式，因此，選擇廣義的生產文件管理范圍，能更好地為核電廠安全管理和生產運行提供保障，提升核電廠文件管理水平。

三、建立生產文件的管理結構和分類層級

3.1 生產文件的層級和效力

根據生產文件的權威性、內容屬性及文件生命周期不同階段的效力，核電廠生產文件可分為四個層級，呈金字塔結構，最頂層的上游文件的權威性和效力性最高，其他層次文件的效力依次降低，最底層的圖情資料只具有參考和借鑒作用，不具有強制性，當結構層級中的兩份文件發生沖突時，以權威性高的文件為準。

3.2 生產文件的種類和關系

（一）上游文件是核電廠外部編制，是核電廠管理技術活動強制執行或推薦執行的文件，包括法律法規、國家標準、相關技術標準等，具有強制性和指令性，對管理文件和技術文件具有指導作用。

（二）管理文件指為落實上游文件的要求，對公司各領域進行管理工作職能劃分、工作流程說明的文件，用于指導公司的生產管理與技術活動。

（三）技術文件指對技術活動進行規范，對技術活動開展提供指導與支持，或對技術活動過程與結果進行描述總結的文件，技術文件主要包括工程技術文件和生產技術文件，工程技術文件可向生產技術文件進行轉化，可為生產管理提供支持與參考。

（四）采購文件是對采購依據性文件、合同及其采購實施過程中形成的審批記錄等商務文件、在合同執行過程實施技術/質量/進度等管理活動所產生的各類文件記錄，以及供應商最終提交的各類合同成果文件等的統稱，主要包括采購技術文件、合同文件和合同執行文件。采購技術文件從技術文件體系中產生，作為合同文件的附件，規定實施采購的技術要求，是合同執行和驗收的依據。合同執行性文件指在合同執行過程中產生的各類文件記錄和供應商最終提交的各類合同成果文件，可分為設備文件和外部技術服務文件進行管理，合同執行性文件可根據生產管理需要向技術文件轉化。

（五）項目文件指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目竣工文件、項目竣工驗收文件等。和生產相關的項目，在項目竣工驗收前，可將項目文件按生產文件要求進行管理，在項目竣工驗收后，可根據生產管理需要，向生產文件轉化。另外，采購產生項目，項目產生項目文件，所以從采購角度，項目文件可以認為是一種間接的合同執行性文件。

（六）信函是指在生產管理活動中，經過授權人簽發的，與外單位之間相互聯系工作時產生的文件。

（七）會議紀要是對會議召開的目的、時間、地點、參加人員和會議的內容、結論及后續行動的記錄，會議紀要對生產活動具有一定的規范作用，對管理文件和技術文件的修訂有一定的指導和參考作用。

（八）圖情資料，是圖書、情報和資料的統稱，是指在核電廠建設、生產、經營和管理等活動中收集的具有學習和研究參考價值的各類出版物、信息和材料。

四、制定生產文件的管理目標

生產文件管理應圍繞核電廠生產經營管理的總體目標和中心任務開展，并根據國家檔案法規、標準和核安全法規的要求，按照核電廠政策大綱的規定，運用科學、合理的管理方法和手段，對生產文件的生成、審批、發布、利用、歸檔等全生命過程進行規范有效的控制與管理，確保生產文件的完整、準確、系統、有效，并為核電廠提供高效便捷的利用，為機組安全可靠運行提供優質的支持與服務，為核電行業健康發展和社會經濟進步提供相關知識與經驗。

五、建立生產文件的管理組織

一、核電廠生產文件按統一領導、歸口管理的要求進行管理，即在主管領導的指導下，由文檔部門負責生產文件的集中統一管理、業務的總體規劃和協調。二、核電廠各部門應根據其工作性質和專業特點，配備滿足業務需求的專、兼職生產文件管理員。除文檔部門外，文件產生較多以及文件管理較復雜的部門應配備專職管理員。三、核電廠各部門的專、兼職生產文件管理員，接受文檔部門的業務指導與監督，負責本部門生產文件的接收、流轉、分發、替換、回收和保管等，并按要求對生產文件進行收集、整理后向文檔部門移交。四、文檔人員應遵紀守法，忠于職守，須具備文檔專業知識并了解電廠生產管理的基本業務和流程，文檔人員須參加各級檔案培訓。五、核電廠各部門應重視生產文件的規范管理，把文檔工作列入本部門的工作計劃與管理中。

六、建立生產文件的管理流程

根據生產文件的生成、審批方式，核電廠生產文件可采用紙質和電子兩種管理流程。通過紙質流程生成的生產文件，文檔部門接收、檢查后，進行電子化加工，著錄到電子文檔管理系統；在電子文檔管理系統中生成的生產文件，發布后要打印一套紙質文件進行備份。紙質和電子雙套制的管理是確保生產文件完整、準確、系統、有效的重要方式。具體流程見下圖。

綜上所述，通過明確核電廠生產文件的管理范圍，建立生產文件的管理結構與分類層級，運用文檔一體化管理手段，實現電子文檔管理平臺對生產文件前端控制和過程管理，能初步實現核電廠生產文件的規范管理和有效利用，發揮生產文件對核電廠安全運行的保障作用。筆者認為，要進一步加強核電廠生產文件管理深度，還需在文檔管理平臺優化、利用體系建設、知識管理集成應用等方面增強管理投入，充分發揮生產文件作用，實現核電廠文檔工作價值。

（作者單位：中核核電運行管理有限公司）

紙質管理流程圖

電子管理流程圖