如何做好新形勢(shì)下重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

文/王 雪

如何做好新形勢(shì)下重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

文/王 雪

各建設(shè)單位要堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。同時(shí)在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中，利用原有的檔案資料積極主動(dòng)服務(wù)，對(duì)新形成的檔案材料及時(shí)收集整理，樹(shù)立起建設(shè)發(fā)展延伸到哪里，檔案開(kāi)發(fā)利用就延伸到哪里，堅(jiān)持從項(xiàng)目開(kāi)始就抓起，在項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、施工及效益評(píng)估等各個(gè)階段全程跟蹤服務(wù)，同時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)部門(mén)做好項(xiàng)目實(shí)施中形成的檔案收集，整理和歸檔，使其在交通建設(shè)事中發(fā)揮應(yīng)有的作用

按照交通發(fā)展規(guī)劃，陜西也是公路建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，完成規(guī)模之大的高速公路建設(shè)項(xiàng)目，必然要形成大量的檔案，檔案管理工作任務(wù)繁重，責(zé)任重大，這為交通檔案工作發(fā)展創(chuàng)造了不可多得的機(jī)遇，也給公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提出了新的更高的要求。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，也是我們單位檔案管理工作的重要內(nèi)容，建設(shè)單位和檔案主管部門(mén)應(yīng)積極配合，加強(qiáng)協(xié)作，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目檔案的督查指導(dǎo)，努力形成各有關(guān)職能部門(mén)齊抓共管的良好氣氛，為此我們對(duì)交通重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行自查，目前主要存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

1.對(duì)工程檔案管理重視不夠，輕視檔案現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程中的收集、整理、歸檔，造成檔案收集不齊，等到工程竣工驗(yàn)收時(shí)，才投入大量人力、物力、突擊補(bǔ)充檔案資料，應(yīng)付工程竣工驗(yàn)收，致使檔案不齊，與實(shí)際不符等情況出現(xiàn)，影響了檔案的真實(shí)性。

2.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性不夠。許多施工單位對(duì)檔案工作有關(guān)法規(guī)不熟悉，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄，輕視了對(duì)檔案的收集、整理、歸檔。不重視工程項(xiàng)目的文件、材料、圖紙的管理，不按本行業(yè)，本系統(tǒng)的規(guī)定來(lái)管理和編制工程圖，導(dǎo)致檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)三個(gè)特征得不到保證，造成了工程檔案的成套性差，影響了重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

根據(jù)以上存在的問(wèn)題，要從以下幾個(gè)方面做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作：

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)意識(shí)，落實(shí)責(zé)任，確保檔案工作順利開(kāi)展

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持是搞好檔案工作的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局、交通部、省檔案局有關(guān)文件，貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局、省檔案局《關(guān)于做好重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的通知》、《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等規(guī)定精神，規(guī)范項(xiàng)目檔案管理，提高對(duì)抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要性的認(rèn)識(shí)，明確任務(wù)和責(zé)任，為作好檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

為切實(shí)搞好建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，各建設(shè)單位應(yīng)建立機(jī)構(gòu)、落實(shí)責(zé)任，成立由一名主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各科室、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為成員的領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)公司管理及項(xiàng)目建設(shè)檔案工作，并在各科室，各項(xiàng)目組設(shè)立專、兼職檔案工作人員，同時(shí)將檔案工作納入合同管理，納入目標(biāo)責(zé)任考核內(nèi)容，納入公司工作計(jì)劃中去，納入領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，與工程進(jìn)度同步；與質(zhì)量管理同步；與工程驗(yàn)收同步；與科研成果鑒定同步的檔案工作“三納入、四同步”。建立檔案管理隊(duì)伍，具體負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作，明確工程項(xiàng)目各類文件，材料的收集、整理、歸檔責(zé)任及檔案移交時(shí)效、程序與責(zé)任，使工程項(xiàng)目歸檔文件材料規(guī)范化，順利通過(guò)交、竣工驗(yàn)收。

二、履行職責(zé)，跟蹤服務(wù)，及時(shí)收集、規(guī)范歸檔

各建設(shè)單位要擺正檔案管理與建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。在工程開(kāi)工之前，就要將有關(guān)計(jì)劃，通知檔案管理人員，使他們了解工程活動(dòng)情況，以便及時(shí)的收集檔案材料。在工作過(guò)程中，對(duì)基建、財(cái)務(wù)、影響、圖紙等檔案的收集、整理、歸檔、保管、移交等有明確的工作程序，由檔案管理人員和施工人員共同制定出工程項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，通力合作，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。同時(shí)在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中，利用原有的檔案資料積極主動(dòng)服務(wù)，對(duì)新形成的檔案材料及時(shí)收集整理，樹(shù)立起建設(shè)發(fā)展延伸到哪里，檔案開(kāi)發(fā)利用就延伸到哪里，堅(jiān)持從項(xiàng)目開(kāi)始就抓起，在項(xiàng)目的規(guī)劃、立項(xiàng)、施工及效益評(píng)估等各個(gè)階段全程跟蹤服務(wù)，同時(shí)監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)部門(mén)做好項(xiàng)目實(shí)施中形成的檔案收集，整理和歸檔，使其在交通建設(shè)事中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、依法治檔，建立完善工程項(xiàng)目檔案管理制度

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容，是促進(jìn)和提高工程質(zhì)量管理的一個(gè)重要方面，建設(shè)單位的檔案部門(mén)要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案管理規(guī)范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》等法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)管理的工作實(shí)際，根據(jù)檔案管理各環(huán)節(jié)工作特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化管理，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，制定出《檔案管理辦法》、《照片檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》、《公路工程竣工文件立卷歸檔實(shí)施細(xì)則》等制度和辦法，在工程建設(shè)過(guò)程中，用制度來(lái)規(guī)范控制項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔，使檔案管理工作有法可依，有章可循，使檔案管理走上制度化，規(guī)范化，科學(xué)化。

四、加大力度，重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案庫(kù)房條件，做好檔案安全保密工作

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案形成、保管和利用提供保證。各建設(shè)單位要合理設(shè)置檔案庫(kù)房，根據(jù)檔案庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)施規(guī)定，要求積極推進(jìn)改善檔案用房設(shè)施條件，實(shí)行庫(kù)房，閱覽，辦公三分開(kāi)，配備檔案柜架、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、曬圖機(jī)、復(fù)印機(jī)、加濕器、溫度計(jì)等現(xiàn)代化設(shè)備和必要的設(shè)施。做好防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物等工作。做好檔案安全保密工作，經(jīng)常開(kāi)展安全教育，不斷提高責(zé)任意識(shí)和安全防范意識(shí)，完善相關(guān)保密制度，落實(shí)安全責(zé)任心，采取得力措施，消除安全隱患。

五、加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高工作能力

在項(xiàng)目建設(shè)中，不斷強(qiáng)化檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，在開(kāi)工之前組織舉辦竣工文件立卷歸檔管理；公文處理和其它檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。組織項(xiàng)目辦、施工單位、監(jiān)理單位的分管領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、文秘人員、專職檔案人員參加，使他們掌握檔案管理知識(shí)，提高檔案人員和相關(guān)人員依法治檔的意識(shí)，和收集整理竣工文件的能力。在工程項(xiàng)目建設(shè)工程中，公司檔案主管部門(mén)組織上級(jí)檔案部門(mén)，檔案專家和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案人員深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，解決施工單位檔案人員遇到的具體困難，建設(shè)單位要做到檔案工作與工程建設(shè)同計(jì)劃，同實(shí)施，同驗(yàn)收，使項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔規(guī)范化，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)。

（作者單位：陜西高速公路工程咨詢公司）