基于工作流管理的高校行政管理自動(dòng)化研究

陳雪琴

各大高校倘若想要增強(qiáng)自己的核心競爭力，提升高校的行政管理能力是必然選擇。如今，高校行政管理中存在著些許的問題，為了改善當(dāng)今高校行政管理中的不足，建議加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)和模式創(chuàng)新等方面。一方面，認(rèn)識到工作流管理技術(shù)的重要性并在高校行政管理自動(dòng)化體系中加以應(yīng)用，以實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化、高校行政管理業(yè)務(wù)規(guī)范化、工作流管理技術(shù)的監(jiān)督控制集中化等；另一方面，在對高校行政管理模式進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，要結(jié)合知識管理、質(zhì)量管理、服務(wù)從政等方面，從而提高高校的辦學(xué)效益。

工作流高校行政管理自動(dòng)化隨著社會的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，知識經(jīng)濟(jì)社會的勢頭愈演愈烈，高校教育既面臨著千載難逢的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校行政管理水平是反映高校辦學(xué)綜合質(zhì)量的一個(gè)重要性因素，如何提高高校行政管理水平以及工作效率是當(dāng)務(wù)之急，也是全面提高學(xué)校綜合能力和核心競爭力的必然選擇。

一、工作流管理技術(shù)概述

工作流管理技術(shù)，簡而言之，就是一門以過程建模和過程管理為基礎(chǔ)的專業(yè)性技術(shù)，它不但能夠完美結(jié)合人工的行為和機(jī)器的行為，還能夠通過應(yīng)用程序以及建模工具實(shí)現(xiàn)交互行為，最后對業(yè)務(wù)的整個(gè)流程進(jìn)行自動(dòng)化處理。工作流管理技術(shù)可以應(yīng)用在其他各個(gè)系統(tǒng)中，通過二者的有機(jī)結(jié)合，為系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)流程建模、管理和控制的技術(shù)支持，以便能夠滿足組織日益增長的各種業(yè)務(wù)管理目標(biāo)的需求，比如，資源規(guī)劃系統(tǒng)、電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈管理等，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、行政辦公流程優(yōu)化重組。

如圖1所示，這是目前工作流管理系統(tǒng)的體系機(jī)構(gòu)和參考模型。該體系結(jié)構(gòu)通過依靠過程建模工具來建立過程模型，并且在對過程模型進(jìn)行解釋說明時(shí)引用了組織機(jī)構(gòu)的模型數(shù)據(jù)，工作流引擎能夠憑借發(fā)送請求消息的手段來獲取相關(guān)工作流控制數(shù)據(jù)，同時(shí)通過對其控制來辨別每個(gè)過程的狀態(tài)。

如圖2所示，接口1是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和過程定義工具之間的接口，主要的功能是解釋、讀寫以及訪問工作流模型；接口2是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和客戶應(yīng)用之間的接口，主要的作用是約定客戶應(yīng)用和工作流執(zhí)行服務(wù)之間的訪問防水；接口3是包含工作流引擎的執(zhí)行服務(wù)和直接調(diào)用程序之間的接口；接口4是包含工作流引擎的各個(gè)工作流執(zhí)行服務(wù)之間的相互操作接口；接口5則是工作流執(zhí)行服務(wù)和管理工具之間的接口。

二、工作流管理技術(shù)在高校行政管理中的應(yīng)用

如圖3所示，客戶端的界面設(shè)計(jì)在客戶應(yīng)用層進(jìn)行，同時(shí)借助可視化建模工具，設(shè)置用戶的權(quán)限管理，分別為管理員界面和普通用戶界面，顯示在Web瀏覽器下，在限制信息顯示范圍的同時(shí)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)頁面表現(xiàn)。工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層作為中間層，是能夠被客戶應(yīng)用層隨時(shí)調(diào)用的，并且能夠通過服務(wù)器端腳本來創(chuàng)建Web頁面，使用組件對象模型組件與工作流引擎交互。主要由涵蓋組件對象模型的工作流引擎和業(yè)務(wù)組件組成，保證權(quán)限工作流是依據(jù)權(quán)限來執(zhí)行服務(wù)組件對象模型的接口的，并加以協(xié)調(diào)運(yùn)用，對工作流建模工具自定義的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行解釋說明，集成工作流組件，自動(dòng)化處理業(yè)務(wù)信息。數(shù)據(jù)服務(wù)層的內(nèi)容主要有工作流數(shù)據(jù)以及應(yīng)用數(shù)據(jù)，它的主要功能是幫助工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層獲取相關(guān)的數(shù)據(jù)來源。客戶應(yīng)用層，工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層，以及數(shù)據(jù)服務(wù)層這三層結(jié)構(gòu)模型在中間層將業(yè)務(wù)組件和工作流引擎進(jìn)行整合和集中處理，在用戶界面和數(shù)據(jù)服務(wù)中將工作流執(zhí)行服務(wù)分離出來，極大地減少了系統(tǒng)維護(hù)和管理的成本以及費(fèi)用。 以工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、工作流管理參考模型、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)等為基礎(chǔ)能夠設(shè)計(jì)一套高校行政管理系統(tǒng)，如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統(tǒng)共有應(yīng)用層、基礎(chǔ)平臺以及網(wǎng)絡(luò)層三層。比如，應(yīng)用層包含了業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對外服務(wù)系統(tǒng)以及統(tǒng)計(jì)分析決策支持系統(tǒng)，同時(shí)具備了面向政務(wù)工作的基本應(yīng)用框架；對于基礎(chǔ)平臺而言，跨平臺的信息通信、時(shí)間管理以及流程控制、協(xié)同工作、智能短信、智能郵件等以及對數(shù)據(jù)資源的訪問、提取、轉(zhuǎn)換、過濾和綜合等需求的滿足是當(dāng)前主要任務(wù)；而至于網(wǎng)絡(luò)層，則主要是相關(guān)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，其中涵蓋了核心安全網(wǎng)、信息服務(wù)發(fā)布網(wǎng)以及內(nèi)部安全網(wǎng)。每個(gè)平臺除了具備各自的基本功能之外，還要有強(qiáng)大且可靠的安全體系來保駕護(hù)航。

三、高校行政管理創(chuàng)新對策

（一）更新高校行政管理理念，創(chuàng)建服務(wù)型行政管理模式

早在1938年，德國的著名行政法學(xué)家厄斯特.福斯多夫就已經(jīng)提出了“服務(wù)行政”的先進(jìn)理念，從那以后，相關(guān)學(xué)者、行政管理人的研究重點(diǎn)便逐漸轉(zhuǎn)移到建立服務(wù)行政中來。重點(diǎn)建立服務(wù)行政的具體表現(xiàn)分別是：對行政管理體制不斷創(chuàng)新完善，提高行政體制的適應(yīng)性、可調(diào)節(jié)性，保證行政管理體制不斷滿足組織對行政服務(wù)功能的不斷變化的要求和目標(biāo)；組織依法行使自己的權(quán)利，最大限度的履行為群體利益服務(wù)的義務(wù)；將原本作為權(quán)利的載體的行政逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闉槿后w組織提供服務(wù)的實(shí)體，實(shí)現(xiàn)“管理型行政”向“服務(wù)型行政”的過渡。明確高校行政部門的工作職能，加強(qiáng)行政部門的服務(wù)能力，可以依靠下放高校行政管理自主權(quán)、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度以及分配制度、建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度等方向來實(shí)現(xiàn)。

（二）構(gòu)建基于知識管理的高校行政管理模式

20世紀(jì)80年代，彼得.德魯克率先提出了知識管理理論。知識管理理論具有豐富的內(nèi)涵，涵蓋了如何管理知識、如何管理與知識相關(guān)聯(lián)的各種無形資產(chǎn)以及有形資源、涉及包含知識開發(fā)、分類、加工與共享等內(nèi)容的資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、人員、知識組織與服務(wù)的全過程、全方位、多層次的管理。知識管理理論作為一種全新的管理理念，以人本思想為基本立足點(diǎn)，全方位的改造創(chuàng)新知識的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，對知識的發(fā)掘和共享給予高度的重視和關(guān)注，對人才的儲備和知識運(yùn)用，深入發(fā)展組織文化，旨在建設(shè)具有高度凝聚力的團(tuán)隊(duì)，將工作重點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)方式的改革和發(fā)展，創(chuàng)新領(lǐng)導(dǎo)方式和工作模式。高校行政管理的工作模式應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮相關(guān)技術(shù)手段的優(yōu)勢，致力于促進(jìn)知識的交流與共享，推動(dòng)文化的發(fā)展，同時(shí)將學(xué)習(xí)型組織理論很好的與高校行政管理體系相結(jié)合。

（三）加強(qiáng)質(zhì)量管理意識，提升辦學(xué)效率

朱蘭和費(fèi)根堡姆率先對全面質(zhì)量管理理念做出了解釋。他們提出，在當(dāng)前的大市場環(huán)境下，為了提高適應(yīng)性，不能單純的強(qiáng)調(diào)個(gè)別部門的活動(dòng)，要注意全部職能部門覆蓋的質(zhì)量活動(dòng)同時(shí)加以策劃。簡而言之，質(zhì)量管理的主要任務(wù)就是在工作過程中確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)和職權(quán)，對質(zhì)量體系中的策劃、控制、保障以及改進(jìn)工作進(jìn)行管理，從而保證全面管理活動(dòng)的順利開展和進(jìn)行。我國在1978年開始實(shí)施全面質(zhì)量管理工作，如今我國的全面質(zhì)量管理工作無論是在理論還是實(shí)踐都取得了長足的進(jìn)步，具有良好的發(fā)展空間，但是對全面質(zhì)量管理的深層次的研究和探索仍然是不可缺少的，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從而提升全面質(zhì)量管理。

高校應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮現(xiàn)代質(zhì)量管理理念的優(yōu)勢，增強(qiáng)對現(xiàn)代質(zhì)量管理理念的認(rèn)識和理解，強(qiáng)化意識，并且不斷學(xué)習(xí)、借鑒和吸收西方的經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)技術(shù)，有意識的培養(yǎng)高校行政管理人員的質(zhì)量管理觀念，大力推進(jìn)“質(zhì)量工程”，同時(shí)在實(shí)踐中形成具有高校自身特色的核心價(jià)值觀，高校要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是，建立高質(zhì)量、高層次的質(zhì)量文化，同時(shí)在高校的行政管理業(yè)務(wù)中運(yùn)用部分能夠提供借鑒可行性的質(zhì)量管理體系，建立科學(xué)合理的評定標(biāo)準(zhǔn)和行之有效的控制措施，從而提高高校行政管理的工作效率。只有這樣，高校行政管理才能夠最大限度的提高自身的核心競爭力，在當(dāng)今世界激烈的競爭環(huán)境中保持自己應(yīng)有的地位和競爭力。

四、結(jié)語

高校行政管理，顧名思義，就是整合集中高校的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間以及信息等各方面的資源，并且對整合后的信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理、優(yōu)中擇優(yōu)的高質(zhì)量配置，明確學(xué)校的建設(shè)初衷，把握學(xué)校的發(fā)展方向，維護(hù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本文簡單地介紹了工作流管理技術(shù)的基本情況以及其在高校行政管理中的具體應(yīng)用，同時(shí)針對性的提出了高校行政管理的創(chuàng)新性對策，旨在為基于工作流管理的高校行政管理自動(dòng)化的研究與探索工作貢獻(xiàn)一份力量。

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