關于檔案管理問題及對策分析

蘭建超

【摘 要】檔案管理工作作為一項政策性、專業(yè)性、機密性較強的管理工作，相對單位的其他工作而言有著更加重要的經(jīng)濟地位。特別是近些年來，我國經(jīng)濟業(yè)務日益呈現(xiàn)多演化、復雜化發(fā)展趨勢，市場競爭壓力日益增大，檔案早已成為各級管理部門進行經(jīng)濟分析、決策的重要依據(jù)，在市場經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位。因此，加強檔案管理工作人力、物力、財力等方面的投入，早已成為我國社會各界高度關注的重要問題。以下筆者就檔案管理工作存在的問題及對策進行粗淺的探討，以供參考。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

1. 導言

隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷改革與發(fā)展，人們對檔案信息的需求日益增多。而檔案管理工作作為一項政策性、專業(yè)性、機密性較強的管理工作，早已受到社會各界的高度重視，在市場經(jīng)濟發(fā)展的作用下得到了長足的發(fā)展。然而目前大多數(shù)單位在實際檔案管理工作中仍存在許多問題，嚴重遏制了我國檔案管理工作的有效發(fā)展，解決工作刻不容緩。本文筆者就檔案管理工作存在的問題進行粗淺的探討，并提出幾點解決對策，以供參考。

2. 檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個人經(jīng)歷、德才等方面的情況，并按照相關規(guī)則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會經(jīng)濟發(fā)展過程，檔案管理可以有效性的針對每一種活動，可以對這些活動進行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規(guī)范整理與檔案建立，這些是對歷史負責的表現(xiàn)，也是對工作有效地指導。因此檔案管理是一項很重要的基礎工作，也是個人經(jīng)歷與社會實踐上的真實記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務能力與工作實績的真實性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時，作為檔案管理與服務中心，對于檔案管理工作的有效與否，可以影響當?shù)氐恼巍⒔?jīng)濟生活的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當?shù)厣鐣?jīng)濟的發(fā)展。

3 .檔案管理存在的問題

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構造的時候?qū)φ麄€社會科學制度的應用有著不可忽視的作用，更是信息技術在企業(yè)發(fā)展應用中的主要支持模式。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，更是對整個社會發(fā)展提供了良好的發(fā)展依據(jù)，不僅僅是在當前和現(xiàn)實應用中存在的相關意義模式，更是針對檔案管理工作中的各種數(shù)據(jù)應用方式進行統(tǒng)一分析。在進行檔案管理工作中，由于檔案管理人員對管理模式和管理要求的不足，其中存在著諸多的問題和制約因素，是保證檔案工作在管理過程中存在著諸多缺陷的基礎，其主要的問題形式有以下幾點：①檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在管理中管理人員不夠重視。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，使得其數(shù)量上的不夠齊全和在質(zhì)量上的不夠達標。集中統(tǒng)一將國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。②管理人員的素質(zhì)較低，導致管理力量薄弱。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，但涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的管理制度和檢查、考核方案。③檔案管理中配套設施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命和保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

4 .檔案管理工作的對策

4.1 重視檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在企業(yè)人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入微機辦公系統(tǒng)方便檢查、借閱。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍；加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

4.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

4.3 采用信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

4.4 做好檔案管理工作，強化服務意識

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

5. 結(jié)論

綜上所述，我們可以了解到檔案作為社會信息的重要載體，經(jīng)濟發(fā)展的主要依據(jù)，對社會資源的進一步開發(fā)有著極其重要的作用，其在單位中，無疑也發(fā)揮著協(xié)調(diào)單位發(fā)展、有序運行經(jīng)濟活動的重要使命，特別是在新的歷史條件下，檔案工作更需要緊跟時代發(fā)展，從檔案工作人員的觀念上進行更新，并積極采取有效措施，積極探索現(xiàn)代化檔案管理模式，進而促進我國社會主義和諧社會的建立。

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