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簡析行政事業單位檔案管理創新思路

2017-09-20 04:16:23陳菊
未來英才 2017年14期
關鍵詞:事業單位檔案管理

陳菊

摘要:本文淺析從檔案管理制度、人事檔案管理、檔案利用、檔案保密等角度做出改進、完善、創新和提高,力求在最大程度上優化事業單位的檔案管理水平。

關鍵詞:事業單位;檔案管理;創新思路

一、行政事業單位檔案工作的現狀

1、檔案工作重視程度不夠。部分行政事業單位在檔案工作開展過程中,對其重視程度不夠。管理人員相關意識較為薄弱,監督工作不夠到位,使得檔案工作流于形式,未能充分發揮作用。同時,在檔案工作投入上較為不足。無論是人員、財力還是相關設備,均存在“捉襟見肘”的情況,無法讓檔案工作順暢進行。另外,行政事業單位內部未能形成一套標準化的檔案工作機制。

2、檔案室設備較為落后。很多行政事業單位盡管都有單獨的檔案室,但相關設施較為落后,于標準要求存在較大差距。一些單位檔案室設施十分陳舊,與現代化檔案管理要求格格不入。同時,檔案柜形式多樣,統一性較差,十分凌亂。另外,檔案室缺乏有效的管理機制,使得檔案保護工作受到影響,造成部分檔案資料受損。

3、檔案管理人員業務技能水平有待提升。行政事業單位檔案管理是一項專業性的工作。然而,很多單位檔案管理人員都是兼職,其專業技能水平不足,在歸檔、檔案文件整理、保管等工作存在缺失,并容易出現檔案移交、立卷不及時的情況。少數檔案人員對檔案工作認知不夠到位,未將責任貫徹于實際工作當中,有敷衍工作的情況,影響了檔案管理的質量及效率。

二、行政事業單位檔案制度建設原則

在行政事業單位檔案制度建設過程中,要把握一定原則,才能保證制度充分發揮效用,從而形成一個良好的檔案管理內部環境。首先,要保證制度的規范性與靈活性。行政事業單位檔案管理制度建設以國家相關標準文件為主要參考。在此基礎上,要兼顧到權益與職責,并將職責融入到崗位標準當中,將責任落實于人。與此同時,要注重檔案工作人員的合法權益保護,為其創造出一個穩定的工作環境,保證其薪酬待遇。并可通過激勵機制調動其工作積極性,使其全身心投入到具體工作當中,以保證檔案管理質量。其次,要加強制度執行力。在制定相關制度的同時,還要不斷增加制度執行力,將制度落于實處。另外,要對制度進行持續優化,做到“動靜結合”。制度形成后,可在一段時間內保持不變。但在實際工作開展過程中,要善于收集問題,發現制度漏洞,并及時完善,使制度更加合理化、科學化。

三、行政事業單位檔案管理創新策略探究

1、加強內部檔案管理制度建設。要完善行政事業單位檔案管理工作,必然需要一套健全的制度作為導向,這就要求行政事業單位內部要不斷完善檔案管理制度建設。首先,相關制度必須具備科學性、合理性的特征。制度要與單位實際情況及檔案管理實際需求相契合。其次,制度要簡明實用。制度必須具備良好的操作性,實用易行,能夠在具體工作中發揮指導作用。再者,制度要保持雙向約束性。它既要具備約束員工的功能,又要具備約束領導的功能,這樣才能構建出一個相對公正的內部管理環境。另外,制度執行時要保持嚴肅性。檔案部門是制度制定的主觀部門,也是執行部門。在制度執行工程中,要保持嚴肅性及權威性,做到“賞罰分明”。

2、完善組織領導,促使人事檔案管理水平不斷提升。行政事業單位要給予檔案管理工作足夠的重視,將其納入議事日程。一方面,要構建專門的領導機構。由領導機構作為導向,對檔案管理工作進行指導、監督。同時,結合檔案管理工作實際開展狀況,構建出檔案達標升級考核機制,從而對檔案管理進行量化考評,使其得到進一步完善。另一方面,各單位要對制定出一套與實際要求相符的檔案質量評價標準,推動檔案工作制度化、科學化、高效化建設。

3、加強檔案管理信息化建設,提升實際工作效率。要實現檔案管理現代化,就必須加強檔案管理信息化建設,通過利用信息化技術提升檔案管理效率及質量,讓檔案管理達到新的層次,使其充分發揮作用。一方面,各級行政事業單位要充分落實信息管理工作,注重檔案信息錄入,將其準確地輸入至數據庫平臺當中。同時,可利用計算機、掃描儀等設備將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據信息資料進行存儲,讓電子化檔案與傳統紙質檔案共存。另一方面,利用網絡技術及計算機技術構建出一個檔案信息管理平臺,以實現檔案信息資源共享,為社會群體提供高效、優質的檔案信息服務,促使檔案利用效率不斷提升,方便于大眾進行檔案信息查詢。

4、加強行政事業單位檔案保密工作。對于行政事業單位檔案管理而言,檔案保密工作是重要環節之一。從客觀角度來看,檔案庫房建設過程中應該按照國家相關規定執行具體事項,但不是任何辦公室都可用作檔案存儲,要進行合理篩選,保證辦公室條件符合檔案庫房要求。從保密性角度來看,檔案庫房不得建在辦公樓最底層。且庫房門、窗需要進行專門加固,以此來預防盜竊。同時,要將庫房與辦公室、閱覽室等分離,并指派專人負責監管,構建出嚴格的庫房管理制度,無關人員嚴禁入內。另外,要做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。相關管理人員要準確分析并鑒別檔案內容的歷史作用與現實作用,結合行政事業單位工作需求,全面確認檔案信息的保存價值,以判斷出檔案的合理保管期限。

四、結語

盡管行政事業單位檔案整體管理水平較以往有所提升,但部分單位依然有所欠缺,影響了檔案工作本質的經濟與社會服務功能的發揮。在新形勢下,行政事業檔案工作需要與時代發展的任務、特征及要求緊密關聯起來。通過創新服務、更新體制,讓檔案管理工作得到優化,使其達到更高的層次,從而為社會群體提供更為可靠的服務。endprint

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