簡析行政事業單位檔案管理創新思路

陳菊

摘要：本文淺析從檔案管理制度、人事檔案管理、檔案利用、檔案保密等角度做出改進、完善、創新和提高，力求在最大程度上優化事業單位的檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新思路

一、行政事業單位檔案工作的現狀

1、檔案工作重視程度不夠。部分行政事業單位在檔案工作開展過程中，對其重視程度不夠。管理人員相關意識較為薄弱，監督工作不夠到位，使得檔案工作流于形式，未能充分發揮作用。同時，在檔案工作投入上較為不足。無論是人員、財力還是相關設備，均存在“捉襟見肘”的情況，無法讓檔案工作順暢進行。另外，行政事業單位內部未能形成一套標準化的檔案工作機制。

2、檔案室設備較為落后。很多行政事業單位盡管都有單獨的檔案室，但相關設施較為落后，于標準要求存在較大差距。一些單位檔案室設施十分陳舊，與現代化檔案管理要求格格不入。同時，檔案柜形式多樣，統一性較差，十分凌亂。另外，檔案室缺乏有效的管理機制，使得檔案保護工作受到影響，造成部分檔案資料受損。

3、檔案管理人員業務技能水平有待提升。行政事業單位檔案管理是一項專業性的工作。然而，很多單位檔案管理人員都是兼職，其專業技能水平不足，在歸檔、檔案文件整理、保管等工作存在缺失，并容易出現檔案移交、立卷不及時的情況。少數檔案人員對檔案工作認知不夠到位，未將責任貫徹于實際工作當中，有敷衍工作的情況，影響了檔案管理的質量及效率。

二、行政事業單位檔案制度建設原則

在行政事業單位檔案制度建設過程中，要把握一定原則，才能保證制度充分發揮效用，從而形成一個良好的檔案管理內部環境。首先，要保證制度的規范性與靈活性。行政事業單位檔案管理制度建設以國家相關標準文件為主要參考。在此基礎上，要兼顧到權益與職責，并將職責融入到崗位標準當中，將責任落實于人。與此同時，要注重檔案工作人員的合法權益保護，為其創造出一個穩定的工作環境，保證其薪酬待遇。并可通過激勵機制調動其工作積極性，使其全身心投入到具體工作當中，以保證檔案管理質量。其次，要加強制度執行力。在制定相關制度的同時，還要不斷增加制度執行力，將制度落于實處。另外，要對制度進行持續優化，做到“動靜結合”。制度形成后，可在一段時間內保持不變。但在實際工作開展過程中，要善于收集問題，發現制度漏洞，并及時完善，使制度更加合理化、科學化。

三、行政事業單位檔案管理創新策略探究

1、加強內部檔案管理制度建設。要完善行政事業單位檔案管理工作，必然需要一套健全的制度作為導向，這就要求行政事業單位內部要不斷完善檔案管理制度建設。首先，相關制度必須具備科學性、合理性的特征。制度要與單位實際情況及檔案管理實際需求相契合。其次，制度要簡明實用。制度必須具備良好的操作性，實用易行，能夠在具體工作中發揮指導作用。再者，制度要保持雙向約束性。它既要具備約束員工的功能，又要具備約束領導的功能，這樣才能構建出一個相對公正的內部管理環境。另外，制度執行時要保持嚴肅性。檔案部門是制度制定的主觀部門，也是執行部門。在制度執行工程中，要保持嚴肅性及權威性，做到“賞罰分明”。

2、完善組織領導，促使人事檔案管理水平不斷提升。行政事業單位要給予檔案管理工作足夠的重視，將其納入議事日程。一方面，要構建專門的領導機構。由領導機構作為導向，對檔案管理工作進行指導、監督。同時，結合檔案管理工作實際開展狀況，構建出檔案達標升級考核機制，從而對檔案管理進行量化考評，使其得到進一步完善。另一方面，各單位要對制定出一套與實際要求相符的檔案質量評價標準，推動檔案工作制度化、科學化、高效化建設。

3、加強檔案管理信息化建設，提升實際工作效率。要實現檔案管理現代化，就必須加強檔案管理信息化建設，通過利用信息化技術提升檔案管理效率及質量，讓檔案管理達到新的層次，使其充分發揮作用。一方面，各級行政事業單位要充分落實信息管理工作，注重檔案信息錄入，將其準確地輸入至數據庫平臺當中。同時，可利用計算機、掃描儀等設備將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據信息資料進行存儲，讓電子化檔案與傳統紙質檔案共存。另一方面，利用網絡技術及計算機技術構建出一個檔案信息管理平臺，以實現檔案信息資源共享，為社會群體提供高效、優質的檔案信息服務，促使檔案利用效率不斷提升，方便于大眾進行檔案信息查詢。

4、加強行政事業單位檔案保密工作。對于行政事業單位檔案管理而言，檔案保密工作是重要環節之一。從客觀角度來看，檔案庫房建設過程中應該按照國家相關規定執行具體事項，但不是任何辦公室都可用作檔案存儲，要進行合理篩選，保證辦公室條件符合檔案庫房要求。從保密性角度來看，檔案庫房不得建在辦公樓最底層。且庫房門、窗需要進行專門加固，以此來預防盜竊。同時，要將庫房與辦公室、閱覽室等分離，并指派專人負責監管，構建出嚴格的庫房管理制度，無關人員嚴禁入內。另外，要做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作。相關管理人員要準確分析并鑒別檔案內容的歷史作用與現實作用，結合行政事業單位工作需求，全面確認檔案信息的保存價值，以判斷出檔案的合理保管期限。

四、結語

盡管行政事業單位檔案整體管理水平較以往有所提升，但部分單位依然有所欠缺，影響了檔案工作本質的經濟與社會服務功能的發揮。在新形勢下，行政事業檔案工作需要與時代發展的任務、特征及要求緊密關聯起來。通過創新服務、更新體制，讓檔案管理工作得到優化，使其達到更高的層次，從而為社會群體提供更為可靠的服務。endprint