淺談人事檔案在人力資源管理中的探索和意義

逯蕾

摘 要：在現代企業管理下，人力資源管理成為企業發展的核心力量。人事檔案管理又作為企業人力資源管理中的一個重要組成部分，在人力資源管理過程中占有非常重要的作用和地位，是企業在選拔人才、使用人才工作上的重要基礎和依據。隨著科技時代的迅速發展，人事檔案管理必須適應企業現代化的管理模式要求，才能更好的為企業發展和開發提供有力的保障和作用，因此，企業必須重視人事檔案管理的體制改革工作。

關鍵詞：人事檔案；探索；意義

一、人事檔案在企業人力資源管理中的重要意義

目前，人才作為企業穩定長期發展中的中堅力量和核心力量，人才的合理配置關系到企業的穩定、健康和可持續的發展。有效的人事檔案管理對企業人力資源管理的應用和發展起到一定的重要意義：

一是，為企業人力資源管理工作提供真實可靠的信息和依據

人事檔案記載著人一生的軌跡和經歷，全面的、系統的記錄著和反映著人員的身份、出生年月、學習經歷、職業經歷、獎罰情況及業務技能等方面的信息和內容，這些都是與人員的切身利益息息相關的。利用人事檔案中的信息材料有助于企業在識別人才、選拔人才的過程中，充分了解人員的過去和現在的信息，為企業在正確使用人才方面起到重要的保障作用。

二是，為企業在人員合理配置工作上提供可靠依據

在企業中，不完善的人力資源配置，會導致企業擔負無形的成本。充分發揮人事檔案中的信息資源，使企業了解和掌握人員的自身的情況信息，根據不同人員的能力和性格特征，把人員配置在企業最適合的崗位上，使各類人才最大限度的發揮自己的能力和才能，為促進企業的迅速發展發揮自己應有的價值。

三是，為企業人力資源績效考核管理工作提供重要依據

現目前，績效考核制度作為督促企業發展的促進作用，在各個企業管理和發展的過程中廣泛應用和實施。企業實行對人員進行月度、季度、年度績效考核，有助于提高企業員工的工作效率和工作積極性，有利于企業的長期高效發展，同時對不上進的員工造成一種威脅和督促。人事檔案中的信息資料成為企業發展中的最寶貴的信息資源，為企業在考核工作中對人員業務能力和職業道德方面提供重要的參考依據，在一定程度上影響著企業人員的素質水平質量和發展。

二、人事檔案對企業人力資源管理開發的促進作用

人事檔案管理工作對于企業人力資源開發的促進作用是顯而易見的。只有加強和完善企業人事檔案管理的創新體制，發揮人事檔案的資源優勢，使檔案管理適應現代企業的發展，從而推動企業的可持續發展。

三、改革人事檔案管理機制，提高人事檔案的利用價值

一直以來，人事檔案實行以：“人人建檔、分類歸檔、集中統一”的管理機制。人事檔案作為人的一生的記載憑證，在薪酬待遇、組織關系、職稱評定、勞動保障及退休等方面，都具有一定的法律效用。充分發揮人事檔案的資源優勢，形成一套完整的、易于查詢的檔案體系顯得尤為重要。

一是推行人事檔案的電子信息化管理模式，實現人事檔案管理的信息化和方便性。

隨著信息技術的廣泛應用，對于枯燥的、循環的人事檔案收集和歸檔工作，是一次重要的改革。人事檔案管理工作逐漸形成電子檔案信息化的管理系統模式，成為必然的趨勢。我們充分利用WORD、EXCEL、PPT、VF等電子技術軟件，把企業人員的人事檔案信息資料進行了統一整理，形成了電子人事檔案信息形式，形成了檔案、資料、信息、統計等一體的“企業檔案信息中心”，做到了人事檔案紙質和電子檔案信息并存的管理機制，保障了人事檔案信息數據的安全性。同時，能夠快速有效的對人員的信息和情況進行動態的更新和完善，提高了人事檔案資料的有效利用性。

二是擴寬人事檔案資料的收集范圍，為企業最大限度的發揮人才效力。

為使人事檔案管理工作更好的為企業發展服務，我們采取了擴寬人事檔案項目收集范圍，統一按類別、專項進行收集和歸檔。通過不定期的收集人員的工作業務總結報告和特長、愛好等個性化的資料，隨時掌握著每一階段員工的思想波動、工作作風、業務能力及個人性格的特征變化、興趣愛好的發展程度，建立起各項人才的數據信息庫，使人事檔案內容更加的與時俱進，幫助企業去及時發展人才，預測人才的發展潛力，為企業開展多元化的發展計劃，提供了第一手的參考資料。

三是加強人事檔案管理工作隊伍的建設，維護人事檔案資料的準確性和時效性，保障人事檔案管理的高利用率。

人事檔案資料中顯示的人員的工作時間、工齡時間和崗位性質直接影響著人員的工作晉升、勞動保障和退休等方面的利益。如果人事檔案資料有缺失或信息不準確，會對人員的切身利益造成很大的影響，同時也會產生人員和企業之間的糾紛矛盾。為了避免這樣情況的發生，我們嚴格按照人事檔案管理制度實行專人、專室管理，在現有的人事檔案資料的基礎上進行嚴密的審核和核對，對人事檔案進行動態管理，及時補充和更新完善人事檔案的信息資料。保證人事檔案資料的完整性、真實性和時效性。只有不斷提高人事檔案管理的工作質量，才能在人力資源管理工作中提高人事檔案管理的高利益率，維護人員和企業的切身利益。

四、結論

人事檔案它具備全面性、真實性和時效性，能夠準確地反映出人員的一生的軌跡和全貌情況。正確發揮使用人才的實際性作用，對于企業的發展具有一定的促進作用。人事檔案作為企業管理中的中堅力量，在企業人才資源配置和規劃、人才選拔和使用及人才隊伍建設上，起到重要的作用，只有充分發揮人事檔案的資源優勢，加強企業人事檔案管理工作的改革和創新，使人事檔案管理與時俱進，才能推動企業的持續發展。

參考文獻：

[1]張娜.淺談人力資源中人事檔案管理的作用[J].經濟，2016（08）：177.endprint