論信息系統項目的范圍管理

張峰

【摘 要】論文以作者主持完成的國家某部天津局信息安全系統平臺建設項目為例，結合PMBOK描述的項目管理的良好實踐，討論了扎實做好范圍管理的每一個過程，杜絕鍍金與蔓延是完成項目工作，確保順利驗收的關鍵保證。

【Abstract】This paper taking the project hosted by the author as an example， the project is the construction of information security system platform of Tianjian Bureau of a national sector， combining the good practice of project management described by PMBOK， paper discusses the processes of scale management. The key ensure of completing the project and smoothly acceptance check is to eradicate additional workload and project scope creep.

【關鍵詞】信息安全系統；項目管理；范圍管理

【Keywords】information security system； project management； scope management

【中圖分類號】TP39 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）09-0027-02

1 引言

項目范圍管理是通過完成一系列過程實現的，它關注的是項目工作內容的定義與控制，即包括什么，不包括什么。本文以我主持完成的國家某部天津局信息安全系統平臺建設項目為例，用項目管理協會PMBOK所描述的“良好實踐”為理論依據，深入討論，扎實做好項目范圍管理的每一個過程，杜絕項目鍍金與范圍蔓延，是完成項目獲得驗收，順利收回投資的重要保證[1]。

該信息安全系統平臺項目的建設，旨在通過該系統平臺的建設，保護國家資產和信息資源的安全和有效利用。在雙方高層共同簽署建設合同和《項目章程》中，任命我為該項目的項目經理，全程負責該項目的管理工作。

項目啟動，組織項目管理團隊，經調閱該項目的招標文件、投標文件、合同書和《項目章程》等文卷，了解該項目的基本信息。該項目由以下五大系統構成：

①園區信息化基礎建設，包括：基礎管道開挖、埋設，建筑子系統綜合布線等。

②園區監控、樓宇門禁，重點部門入侵報警聯動系統。

③中心機房及各設備間裝修，裝修分項工作由分包單位負責完成。

④信息安全核心系統及設備的安裝、配置、調試和運行。

⑤工作流及授權應用系統軟件的開發、部署和運維。

該項目工程量清單為一千余項，合同400余萬元，工期5個月。規劃好這個項目的工作界面，把規定的項目工作范圍控制好，厘清甲方在每一個專業界面上的清晰需求，維護項目范圍基準，是做好這個項目的關鍵。

2 規劃范圍管理

規劃范圍管理是創建范圍管理計劃，書面描述將如何定義、確認和控制項目范圍的過程。在項目部進場之前，已經組織成員一起檢索查閱了招標文件，投標文件，合同書以及會議紀要等相關文件。通過對這些文件的匯集與整理，通過幾輪的討論會議，形成了《弱電及系統集成項目工作說明書》。據此，我們編制出一份項目范圍管理計劃和項目需求管理計劃書。

3 收集需求

收集需求是定義實現項目目標而確定、記錄并管理干系人的需要和要求的過程。本過程的作用是為定義和管理項目范圍奠定基礎，主要是針對設計文件過于粗略的地方以及用戶不清楚的地方進行深化設計，得到一份需求文件和需求跟蹤矩陣。經指派需求工程師依據之前制定的需求管理計劃書，采用重點客戶訪談和需求說明會議等方式，確定該項目的重點工作范圍，進行需求挖掘。通過向原設計人員追索工程設計書面交底等文件，進一步明確了建設單位通過該項目想要實現的戰略意圖和真實想法。例如，在原工程量清單中，一共又增加出80個信息點，其中重要的被遺漏的點數竟然達到30個之多。這為項目工作的開展提供了極大的幫助，無論是在采購過程還是在施工過程對于優化施工方案，制定施工進度計劃，節約人力資源和資金等方面都起到積極作用。

4 定義范圍

定義范圍是控制項目詳細描述的過程。本過程的主要作用是明確所收集的需求哪些將包含在項目范圍內，哪些排除在項目范圍外，從而明確項目的邊界，輸出一份項目范圍說明書，用于更新需求文件。通過規劃范圍管理和收集需求兩個過程的工作，項目組整理出一份《各專業工作范圍說明書》，經報告于建設單位和我單位計劃管理部，經雙方單位負責人批準，形成一份能夠指導全部項目工作開展的整體文件，并逐層向下交底，直至作業班組，并要求每層每組工作人員交底要有書面簽署的交底文件留檔。至此，整個項目組成員，全部明確了各專業的工作明細和范圍。該文件一經批準即宣告該項目基準確立，為順利開展各級項目工作開辟出通暢的路徑。

5 創建WBS

創建工作分解結構（WBS）是把項目可交付成果和項目工作分解成較小的更易于管理的組件的過程。這一過程的作用是對所要交付的內容提供一個結構化的視圖。WBS組織并定義了項目的總范圍，代表著經批準的當前項目范圍說明書中所規定的工作。在我的帶領下，組織項目計劃人員，特別邀請到公司富有多年相關經驗的技術總監一起，依據已經得到批準的《項目范圍說明書》，將各專業按項目分解規則，逐層分解至工作包。我采用的是樹狀圖和工作資源列表相結合嵌套的方式進行分解和編排。經過分解，將每一個工作包落實到每一個或每一組工作人員，工作交接界面清晰，責任分工明確，工作清晰明了，同時便于我據此編制施工組織設計方案和網絡進度計劃，加強網絡進程的控制。endprint

6 確認范圍

確認范圍是正式驗收已完成的項目可交付的過程。該過程屬于控制過程組，主要作用是，使驗收過程具有客觀性。工程在我和項目管理團隊成員的帶領下順利開工，按照制定的項目管理計劃和范圍管理計劃，順利實施[2]。我要求的做法是甲方現場人員和我方質量員，在每一項活動作業完成后均應當書面簽署施工記錄和初驗備忘錄。

7 控制范圍

控制范圍是監督項目的范圍狀態，管理范圍基準變更的過程。作用是在整個項目期間保持對范圍基準的維護。在一次項目例會上，我的一位工程師突然提出了一句話“目前市場上的視頻專用硬盤價格下降幅度很大，主流的4TB硬盤和我們清單上要求的2TB硬盤價格差不多，是不是把視頻陣列存儲都改為4T的呢……”他無心說的一句話，反倒引起了在場的建設單位項目負責人的極大興趣，當場表示“趕緊給我換！”在這樣的情況下，作為項目經理除了要保持一個工程人員的冷靜，還應該具有一定專業素養，審慎處理。我既不能當眾訓斥我方技術人員，也不能斷然拒絕甲方的要求。于是，我提出，需要認真評估這一項技術變更，還要深入了解市場的行情和其他技術條件是否成熟，能不能滿足這一需求，等我們了解掌握全面情況后，可以再組織一個專門的會議商討這件事。會后，經過了解，這一款設備市場采購價還是有差別的，另外，設計方給定的磁盤陣列對于支持大容量存儲設備的穩定性也是有待考證的。于是在下一次的會議上，承建雙方一致否決了這項變更，維護了項目范圍基準。即便是在技術上經濟上這項變更方案均可行，類似于這些“項目鍍金”的范圍，我們在工程實踐中也是要慎重對待的。

在控制范圍過程組中，使用偏差分析這一工具方法，對變更請求予以全面評估是有效的，有利于維護范圍基準，保證項目工作順利推進。

8 結語

在每一個過程中，每一項工作任務，事前均有依據、有方案，且方案是經批準的；進程中施工有記錄，完成有確認，結束有專項驗收，項目文件齊全。歷經五個月時間，全部完工，獲得建設、監理和設計單位一致同意的驗收。這得益于團隊的努力，當然也包括甲方干系人一起制定的項目范圍。只做“范圍”之內的事，只做好“范圍”之內的事。在管理收尾過程中，總結經驗。比如，作為項目經理應盡早介入項目工作，熟悉項目情況，對把握項目范圍、識別項目風險，是有很大益處的；在收集需求和進行范圍確認的過程中，與甲方的溝通方式的選用，需要講究一些方法和策略，理清關系，把工作做細，對于驗收和審計結算有幫助。此外，對項目范圍監控是否存在盲區，作為項目經理也是要時刻注意的。項目范圍直接影響著項目質量，往往項目質量問題就是在項目經理疏忽的一瞬間而發生的。這些心得，作為項目經理應及時記錄在案，形成組織過程資產，為今后項目工作開展提供有力保障。

【參考文獻】

【1】[美]項目管理協會，許江林等譯.項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第五版）[M].北京：電子工業出版社，2013.

【2】中國（雙法）項目管理研究委員會.中國項目管理知識體系（C-PMBOK2006）（修訂版）[M].北京：電子工業出版社，2012.endprint