中小企業存貨管理中存在的問題及對策

梁曉娟

摘要：中小企業是我國社會主義經濟發展的主要組成部分，它的發展潛力不可預測、生命力也較為旺盛。但是中小企業在激烈的市場競爭中往往會因忽視對存貨進行有效的管理而面臨巨大的困難。所以對大多數中小企業而言，加強對存貨的管理迫在眉睫。它不僅可以使企業的資金占用水平下降，企業的經濟效益上升，成本和效益達到最佳的權衡狀態，還可以便于會計人員核算存貨的數量和質量。現階段許多中小企業對存貨進行管理時還存在較多的缺陷，這些缺陷一方面會影響企業資產的周轉速度和獲利能力，另一方面，不利于公司的可持續發展。因此，中小企業應重視存貨管理，通過采取正確的存貨管理方法，使經濟效益提高。

關鍵詞：中小企業；存貨管理；問題；對策

一、中小企業存貨管理存在的問題

（一）內部控制制度不健全

1.存貨控制流程不規范

首先存貨采購制度的不健全，企業內部沒有規范的存貨采購的規章制度，同時缺乏嚴格的考核與監督機制，使得對存貨的監督效率低下，使存貨控制體系不能有效地運行；其次中小企業的機構設置不夠完整，其內部各部門缺乏對權限的相互制約，再加上管理責任的落實不到位，使得企業內部無法形成有效的采購監督機制與反饋體系，由采購引起的一系列的工作流程，包括保管、領用、發貨及入庫在內的工作都無章可依，造成內部資源的極大浪費，同時也增加了存貨流轉過程中出現不合法行為的可能性。

大多數中小企業存貨管理規則不規范，存貨盤點的相應制度缺乏，沒有明確崗位職責，而只注重對存貨購買環節施行的控制，而忽視了對存貨的倉儲和保管、領用和報廢環節的控制，造成大量的資源浪費。由于中小企業的規模不大，設備機構不完善，企業在存貨的采購、原材料的出庫加工、產成品的入庫以及產成品的出售等方面都沒有嚴格設置規定，往往導致有些企業在存貨管理上存在著入庫單和出庫單的填寫混亂等問題。例如：單據填寫不完整、不精確會造成日后會計核算與核查出現困難；有時因為生產任務較緊，領用材料時往往不經過正規的審批手續，造成材料領用審批制度形同虛設。

中小企業往往沒有制定嚴格的存貨領用發出制度，各部門領用存貨沒有經過統一的規劃及安排，也未限制領用發出限額。并且中小企業沒有正規的領用單據，通常在材料已發出的情況下，財務部門卻沒有做出相應的處理，由此造成賬實不符。

中小企業未嚴格分離存貨的保管和記賬職責，導致存貨保管人員監守自盜，為了掩飾舞弊行為篡改存貨的明細賬，從而存貨就有可能被高估；再者，倉庫保管員若在收到存貨時不填寫入庫通知單，而是以驗收單作為記賬的依據，這樣做則會可能導致一旦存貨數量或者質量上發生問題，無法明確是驗收部門還是倉庫保管人員的責任。存貨入庫前的驗收工作是一項重要環節，公司缺乏對存貨的較高的驗收警惕性，沒有按照購貨合同上規定的質量標準進行嚴格檢查，尤其是往往疏忽一些特殊存貨或人情交易購進的存貨的質量問題，而在采購材料和驗收保管的環節，往往是由一個人完成，缺乏必要的控制。更容易發生損公肥私的舞弊行為，由此給企業造成極大的經濟損失。

2.存貨控制缺少定期稽核制度

實物盤點是存貨稽核的唯一方式，目前財務僅核算各類存貨的總賬，由倉庫建立明細分類賬。目前倉儲管理分散，沒有完整的臺賬，而存貨盤點工作通常沒有財務部門人員的參與，使得賬實是否相符無法確定。

（二）管理人員意識不強，第三方物流使用水平不高

市場經濟的快速發展，經濟社會化的不斷加強，信息化程度的逐步提高，都是導致企業組織模式和經營管理形式發生改變的因素。經濟和科技的快速發展和進步促進了第三方物流的發展，使其在存貨管理方面顯示出重要的作用。但是多數中小企業的第三方物流的使用水平不高，主要表現在以下幾點：

1.抵制方式轉變。很多中小企業不愿通過物流外包的方式對現行模式進行改變。尤其是一些國有企業，物流業務外包還將意味著解雇大批員工，這對于國有企業的經營管理者來說無疑是一個非常大的風險。

2.缺乏足夠認識。企業對于第三方物流公司的缺乏足夠的認識，沒有意識到供應鏈管理在企業競爭發展過程中的巨大作用。

3.害怕失去控制力。從提高公司競爭力方面來說，供應鏈的實施發揮著重要作用，但許多公司管理人員因擔心失去內部物流能力會在客戶交往和其他方面過度依賴第三方物流公司，所以并未采取第三方物流的管理方法。

4.物流業務外包本身具有一定復雜性。供應鏈物流業務通常和公司財務、營銷或生產集成在一起，物流業務外包本身就具有復雜性。對一些包括運輸和倉儲在內的實際業務，可能會帶來組織、行政和實施方面的一系列問題。此外，具有集成性的公司內部信息系統，使得將物流業務交給第三方物流公司來運作變得很困難。

5.衡量物流外包的效果會受諸多因素的影響。準確地衡量物流成本對信息技術和人力資源的影響比較困難，也很難確定物流業務外包到底能夠給企業帶來多少潛在的成本好處。

因此，利用第三方物流確實可以給企業帶來諸多好處，盡管許多企業已經意識到了這一點，但是在應用于公司存貨管理時往往會同時選擇數個物流服務提供商作為企業合作伙伴，以避免業務由一個物流服務提供商來負責而帶來一定的依賴性。

（三）采購計劃不夠合理，存貨量缺乏有效控制

現如今先進的存貨管理模式得不到管理者的認可，傳統的存貨管理思想和方法仍束縛著企業的管理思維，也將企業的存貨水平引向一個越來越居高不下的局面。這種存貨水平居高不下的局面，歸根結底是由于企業沒有去制定合理的采購計劃來控制庫存量造成的。探究其根本原因，我們不難發現是“以產定銷”等諸多計劃經濟為特色的思想和方法在作怪。這些傳統的存貨管理思想和方法嚴重束縛著管理人員的思想，使得他們在沒有對市場進行相關的調研情況做出的相關的產品生產或銷售商品組合，進行大量的采購和生產商品，這樣做的結果必然是背離市場的真正需求，后果自然可想而知。endprint

二、優化中小企業存貨管理的對策

1.規范存貨控制流程

企業應對采購業務進行授權審批，購貨之前必須對購貨按照正常的級別審批，即請購單上必須有相關主管人員簽名，采購部門才能受理；付款時，付款憑單上必須有被授權人員的簽名，會計部門據此付款。

對相容職責實行分離，合理分配采購業務所涉及的各項經濟職責，以便預防和及時發現執行職責權力過程中的舞弊行為。采購部的人員應當簽發采購單，會計部門應對已收到的貨物進行記錄，倉庫人員應該負責妥善保管入庫的貨物。

嚴格憑證的記錄工作，控制采購業務的憑證在采購業務的不同階段各自發揮不同作用。

嚴格存貨的驗收工作，到貨后，倉儲部驗收人員對實物進行計量，并與運貨單和訂貨單相互核對，必要時由質檢部對實物做檢驗，確保準確后填制收料單。已驗收完畢的存貨，由可勝任的職工管理，并限制與存貨無關的人員接近，保護存貨資產的安全。

2.建立與健全內部稽核審查制度

采購、保管、記賬應按部門分工進行，部門之間互相監督稽核。財務部只能通過實物盤點對倉庫稽核，以此確保賬實相符，若賬實不符，應及時查找原因，并進行相應的賬務處理，制定會計盤點制度，至少每季度盤點一次，但有財務部門人員參加的實物抽查盤點，至少每年度終了后進行一次全面的存貨盤點。財務部也應對銷售部進行稽核，核查銷售部從倉儲部領貨發貨后是否已開票，款項是否收回，領貨至開票給客戶之間存在著時間差，此時間差內容易出現賬賬不符的現象。所以財務賬上應專門設立存貨賬戶用以對存貨進行核算并稽核，確保企業資產的安全性。

3.充分利用第三方物流

我國的中小企業受發展規模所限制，基本沒有屬于自己的物流部門，所以應積極地利用第三方物流企業，以服務于企業自身的產-供-銷過程。這有助于降低本企業的倉儲、運輸、推銷和采購差旅等各類支出，從而降低企業生產成本，提高產品市場競爭力；可以減少存貨儲備資金的占用，提高資金的利用效率；同時憑借專業的物流企業所擁有的豐富經驗，有助于提升企業的物流水平，加速企業產品的流轉，有利于企業產品占領市場并提升其服務形象。

企業應為存貨管理業務配備合格的人員。高素質的管理人員應當具備良好的知識水平和職業道德素養，遵紀守法，客觀公正。而且，企業應定期對相關管理人員進行包括法律、法規、存貨管理理論及業務方面在內的不同層面的培訓，不斷提高他們的專業水準和職業道德水平。

4.訂立合理的采購計劃、控制庫存量

企業必須制定科學的采購計劃。企業的存貨量必須要控制在一個適當的范圍之內，若逾越所規定范圍，則會造成產品庫存的積壓，融資困難；存貨不充足，則會影響企業正常的生產經營活動。面對這些問題，企業可以采用以下幾種方式：

（1）經濟進貨批量模式。經濟進貨批量是指使存貨的儲存成本和訂貨成本二者之和最小時的進貨批量。公式如下：

存貨相關成本=相關進貨費用+相關存儲成本。

即：T=K·D/Q+C·Q/2

其中：D為全年需用量；Q為每次訂貨量，即批量；

K為每次訂貨的費用，即單位變動訂貨成本；

C為單位存的貨年平均儲存費用，即單位變動儲存成本；

T為全年存貨相關總成本。

這個公式中，當相關進貨費用和相關儲存成本相等時總成本最低，這時的進貨批量即為經濟進貨批量。企業采用經濟訂貨批量法可以節約成本，這樣現金占用量就會減少，更有利于公司的發展。

（2）經濟儲存成本。儲存成本是指為存儲存貨而發生的成本，包括存貨占用的資金、應支付的利息、存貨在貯藏中的一些損失、存貨的保險費以及庫房建筑物和倉庫機械設備的折舊費、修理費、倉庫職工的工資及福利費用、管理部門的辦公費等成本。如何做到既能滿足生產銷售的需要，又能滿足庫存控制的要求，使得庫存費用和采購費用的總和最低，最大限度地堵塞漏洞，降低庫存水平，是確定存貨的最優水平、進行存貨有效管理的關鍵。

5.建立科學的存貨管理信息系統

（1）建立適合企業自身發展的存貨管理信息系統。單純利用人工處理與存貨相關信息的巨大信息量，其速度及正確率都難以得到保證，因此會降低存貨管理的效率，影響存貨的周轉速度。因此，企業應當結合自身的業務特點，使用適當的庫存管理軟件，建立合理科學的企業的存貨管理信息系統，以便企業內部各部門之間，以及企業與供銷商之間實現存貨信息的共享，從而提升企業的存貨管理效率。

（2）整合企業內部資源，鼓勵全員參與。企業的存貨管理是具有系統性的管理活動。因此，優化存貨管理除了要求企業管理層的經營理念的改變以及對存貨控制和管理加強重視之外，還應該讓企業的采購、生產和銷售等各部門人員都積極參與到存貨的管理之中，使存貨管理的相關信息在企業內得到共享，通過整合內部資源來提高存貨管理的效率。企業應當在資源整合過程中將存貨管理的理念灌輸至每一名員工，強調企業全員參與存貨管理，為存貨的管理創造良好的氛圍。

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