PDCA在提高圖書館數據庫利用率中的應用分析

摘要：隨著科學技術的不斷發展，大數據技術和信息技術也在不斷進步與革新，醫院圖書館作為醫院的傳統資源信息部門，面對網絡數據的沖擊，也在不斷的思考著怎么提升自身的服務質量，為醫院的廣大員工提供更為優質的資源信息。針對我院圖書館配置的數據庫的利用率不高的問題，我館工作人員運用PDCA方法，對圖書館數據庫利用的各方面進行全方面的質量管理，在提高圖書館數據庫利用率上取得了較好的效果，也推進了圖書館的建設與發展。

關鍵詞：圖書館；PDCA；數據庫利用率

中圖分類號：G250 文獻標識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）20-0018-02

1問題聚焦

圖書館服務的主體是讀者，圖書館價值體現在館藏資源是否被讀者充分使用。隨著信息化的日益發展， 大數據時代的來臨，圖書館的館藏資源越來越不僅僅局限于傳統的紙質圖書與期刊，更多的是一些電子信息，電子數據庫館藏資源越來越受到讀者的喜愛。因此，面對日益豐富的各類數據庫資源，如何不斷優化和提升資源配置，提高電子資源使用率，使其在科研、臨床、教學中充分發揮作用，是我館工作的重點和需要不斷探索的工作方向。

2 現狀和原因

我院圖書館占地約360 m2，環境寬敞明亮、舒適、整潔、安靜，能夠為讀者提供了一個良好的學習環境。我院圖書館現有數據庫如下：有外文生物醫學期刊數據庫（外文生物醫學期刊數據庫是方便國人使用的一站式檢索服務平臺，收錄了全部的Pubmed文摘數據和部分重要的OA期刊文摘數據，期刊總量達31291種，文摘數據總量超過2300萬條）、中國醫院知識總庫（簡稱CHKD，是目前全球最大的、連續動態更新的、中文生物醫學類專業期刊全文數據庫）、萬方數據庫（包括中華醫學會、中國醫師協會等獨家期刊在內的中文期刊、外文期刊、學位、會議論文、醫學視頻、國醫知識集成系統、mesh主題檢索、期刊評價）、Springer醫學全文數據庫（德國Springer Science+Business Media是全球領先的第二大科學出版商，其通過創新型信息產品和服務，為學術界、科研機構和企業研發部門的研究人員提供優質內容）、OVID（Ovid隸屬于全球五大出版集團之一威科集團的健康出版事業集團。它已成為全球最受歡迎的醫學信息平臺，通過資源間的鏈接實現數據庫、期刊及其它多種資源在同一平臺OvidSP上檢索及瀏覽）等數據庫。但是根據醫院計算機中心后臺的數據統計，各個數據庫的點擊數量不是很高，圖書館的文獻參考咨詢服務的咨詢數量也不多。

3 PDCA循環

3.1 PDCA循環介紹

PDCA循環最開始是由Walter Shewhart在1924年提出，之后在1950年由戴明博士發表而著名。戴明博士（W. Edwards Deming）在20世紀50年代受邀日本講習時，介紹了“戴明循環”的概念。最初應用于質量管理，再逐步地被推廣到各行各業組織及各階層的管理理念與行動上，日本人將其中的改善觀念與管理功能的觀念相結合，經由不斷的改進而成現在的PDCA循環模型。

PDCA由P計劃（Plan）、D執行（Do）、C確認（Check）及A處置（Action）等四個字所構成，取其4個英文字第一個字母即組成眾所周知的PDCA循環。Plan是建立一個與期望結果一致的目標或流程；或者是建立一項改進目標與流程完整性與正確性的計劃。Do是施行新的流程或對策。Check是檢查新的程序和達到的成效與預期目標的差距。Action是分析達到目標與預定目標不同的原因。每一個原因都可能是P-D-C-A中的一個步驟或多個步驟，并決定出在哪一個環節可進行修正；可以縮小達到目標與預期目標的差距。并針對其變更的部分去修正Plan，直到所有的成效都達到改善為止。

3.2計劃（Plan）

為了使圖書館的各種資源能夠更好的為廣大讀者服務，我院圖書館在館長廖鏡云的領導下，于2015年8月啟動了“提高圖書館數據庫利用率”的質量改進項目。我們首先成立了質量改進小組，小組由館長廖鏡云擔任組長，小組成員有盧萍、趙毅、馮秀香、王小丹4人。小組成員首先在網上查找了一些相關文獻資料以便能夠借鑒各個圖書館的經驗方法，然后質量小組的各個成員針對這些資料先分別各自進行研究，以便自己能有更好的想法，然后很快的召開了小組會議，利用頭腦風暴的方法大家討論圖書館數據庫現階段使用率不高的原因，根據討論，我們認為圖書館數據庫使用率不高的原因有很多醫務人員對圖書館的數據庫資源不了解、對各個數據庫的檢索方法不熟悉以及圖書館數據庫只能在院內網使用給大家帶來了使用上的不便。然后大家針對各個問題大家集思廣益，思考解決這些問題的方法。

3.3執行（Do）

3.3.1 開展期刊檢索培訓 我館準備開展一個關于數據庫使用的檢索培訓，在開展之前，我們和各個臨床科室電話聯系，盡量了解他們在這方面的實際需求，以便后期開展檢索培訓活動。我們和科教科，計算機網絡中心提前聯系，準備了投影儀等工具，完備了我館開展數據庫檢索培訓活動的各種硬件設施。然后我館邀請了深圳市邁特思創科技有限公司的數據庫使用培訓講師來我院進行數據庫使用方法的培訓，培訓共分為兩種形式，一種是個人形式，有興趣的醫務人員可以報名來圖書館電子閱覽室進行檢索培訓，一種是科室形式。為了使得培訓更加的方便醫務人員與臨床科室，我們提供嵌入式的培訓服務，有需要的科室進行報名，約定好時間后，就到各個科室進行培訓。通過這兩種模式的數據庫檢索培訓，我館一共開展檢索講座19場，培訓人數達200余人。我們還對醫院的實習生進行培訓，使他們更加清楚的了解圖書館的數據庫資源以及這些資源的使用方法。

3.3.2提升圖書館工作人員的檢索咨詢服務質量 我館工作人員定期的進行科室內部業務學習，努力提升各個員工的專業技能，加強與別的圖書館的業務和學術交流，完善館員知識結構，強化創新意識。只有提高館員素質，才能提高管理和服務效率，從而提高圖書館資源利用率。更加細心、耐心的對待每一位讀者的檢索咨詢，并且不單單是給出檢索咨詢的結果，更加重要的是指導讀者獨立操作，使讀者最大限度地利用數據庫資源，將所獲得的知識、信息應用到醫教研工作中，為醫學科研做貢獻。endprint

3.3.3加強對我院圖書館數據庫的優化管理 通過與提供數據庫的公司的多次洽談，爭取到了常用數據庫在外網的使用權限，然后檢索使用的方法與技巧在醫院院內網上公布，為廣大醫務人員在家使用各種數據庫資源提供了方便。每日都對各個數據庫進行檢查維護，以使得廣大醫務人員使用的時候數據庫保持正常運行。注意數據庫的更新，以便能給廣大醫務人員提供最新的醫學信息。

3.4檢查（Check）

通過各種檢索培訓，大大的增強了醫務人員對我館數據庫資源的了解與文獻檢索方法與技巧的掌握，但是，還是有相當一部分的醫務人員沒有被我們檢索培訓服務覆蓋，還處于不知道有什么資源和不知道怎么使用資源的狀態，我們應該加大普及宣傳，使我們的檢索培訓服務真正的服務到更多的人。部分工作人員對實踐操作還不盡熟悉，偶爾有出錯現象，我們通過館員幫扶計劃，更加強化大家的專業素質培養，超出個人能力的咨詢，大家一起集思廣益，務必給予咨詢的讀者一個滿意的咨詢結果。

在公布數據庫院外網絡使用方法之后，數據庫的使用量有了明顯的增加，對于文獻檢索方法的咨詢也有了一定的增加。根據統計各個數據庫的瀏覽總數可知，從2014年7月～2015年6月有30002次瀏覽，從2015年7月～2016年6月有40366次瀏覽，增長了約25.70%。

3.5處理（Action）

在這次質量改進項目的最后階段，全體組員回顧總結了項目實施過程中的心得和感受，對存在的問題進行了檢討并提出了相應的改進措施。在全程一些資料收集中，大家還是存在資料收集的齊全度不夠，分析資料時挖掘深度不夠的缺點，今后大家對資料收集和分析方法的運用要進一步熟練并且需要學習相關的統計方法。在擬定對策時，大家的思維還是有很多不足的地方，很多東西沒有事先考慮到，雖然事后有更正好，但還是要求大家要進一步開拓思維。溝通和解決問題的能力需要加強，宣傳力度和手段還需要進一步加強，在確認效果時要以數據說明獲得的實際改善結果，要逐漸完善各項工作。

此外，隨著這個項目的進行，員工對圖書館的了解更加深入，對圖書館的技術性服務更熟悉，對圖書館工作的重要性有了充分認識。隨著數據庫使用人數的不斷上升，各部門和圖書館的聯系更緊密，從而提高了對圖書館工作的滿意度。

這次質量改進項目的進行，不但強調質量改進小組的組員要有更高的自主性、參與性、發揮各自潛能，更注重全員參加，群策群力，通過團體協作，各自分工合作的完成。因此，此次活動更加強了整個圖書館工作員工的凝聚力。

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編輯/王海靜endprint