基于信息化數(shù)據(jù)的油田檔案運(yùn)行管理研究

朱慧娟

摘要：在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成文字、圖表等不同形式的歷史記錄，檔案工作對(duì)于每一個(gè)行業(yè)、每一個(gè)領(lǐng)域的作用都至關(guān)重要。石油科研生產(chǎn)園區(qū)的檔案主要包括石油的勘探和開發(fā)以及科學(xué)技術(shù)研究的相關(guān)資料，本文是研究信息化數(shù)據(jù)下的油田檔案的必要性和如何進(jìn)行信息化檔案的建立，推進(jìn)石油研究的穩(wěn)步進(jìn)行，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化數(shù)據(jù)；油田檔案

社會(huì)在進(jìn)步，作為歷史的沉淀，時(shí)代的精華——檔案在現(xiàn)代應(yīng)用研究中發(fā)揮著重要的作用。檔案的管理有利于保存歷史，記錄現(xiàn)在，方便以后的人查閱過去的資料?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也為檔案工作提供了便利，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，正確利用現(xiàn)代信息化數(shù)據(jù)，減少油田檔案的厚重感。作為石油方面的檔案工作人員，更應(yīng)該學(xué)會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，促進(jìn)現(xiàn)代石油的勘探和開發(fā)，提供歷史經(jīng)驗(yàn)，引領(lǐng)石油檔案工作的先潮。

一、信息化數(shù)據(jù)的油田檔案的作用

（一）有利于提高工作效率

隨著時(shí)間的推移，油田的長期的開發(fā)也積累下了不同形式的檔案材料，現(xiàn)代化科技的發(fā)展也對(duì)檔案工作提著更高的要求，油田檔案工作的有序性和效率性，成為整個(gè)石油科研的鋪路石。傳統(tǒng)的檔案記錄工作方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需要，不利于信息的及時(shí)入庫，在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)行，所以信息化的現(xiàn)代技術(shù)是發(fā)展的必然趨勢。加強(qiáng)信息化數(shù)據(jù)的油田檔案的建設(shè)，有利于減少人力、物力等資源的浪費(fèi)，提高員工工作效率，促進(jìn)科研人員技術(shù)水平的改善，有效結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)，改善現(xiàn)代不足，促進(jìn)現(xiàn)代石油的開發(fā)和利用。

（二）有利于推動(dòng)改革創(chuàng)新

油田檔案的信息化程度的高低，會(huì)關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的框架內(nèi)的知識(shí)體系的建立，對(duì)檔案進(jìn)行信息化的收集和整理，有利于推動(dòng)企業(yè)進(jìn)行改革創(chuàng)新，建設(shè)現(xiàn)代化的管理模式，促進(jìn)整個(gè)石油的現(xiàn)代化的改革。檔案信息的落后，會(huì)制約整個(gè)企業(yè)的不斷改革創(chuàng)新，影響現(xiàn)代化管理的進(jìn)程?；谛畔⒒瘮?shù)據(jù)大力發(fā)展油田檔案的建設(shè)工作，有利于創(chuàng)新發(fā)展科學(xué)技術(shù)手段，推進(jìn)勘探和開發(fā)工作的現(xiàn)代化運(yùn)行，建立新型的管理模式，促進(jìn)整個(gè)石油開發(fā)行業(yè)的發(fā)展。

（三）有利于加強(qiáng)各部門的聯(lián)系

傳統(tǒng)的檔案在記錄、收集和查找都有不便之處，而信息化數(shù)據(jù)可以在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)，改善了傳統(tǒng)檔案的不足，加入了現(xiàn)代科技手段，成為人們工作時(shí)的各部門之間的紐帶。信息化的檔案數(shù)據(jù)，可以包含文字、影像等多種形式的內(nèi)容，主要就是在存儲(chǔ)方式上進(jìn)行了變革，由此實(shí)現(xiàn)了資源的共享。過去只能通過來到檔案中心查閱檔案，現(xiàn)在就可以利用現(xiàn)代交流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的共享，從單途徑變?yōu)槎嗤緩?，隨時(shí)隨地查閱檔案不再是遙不可及的夢想。在進(jìn)行檔案資源共享時(shí)，各個(gè)部門之間的員工進(jìn)行了及時(shí)的交流和溝通，可以彼此提出意見或建議，增強(qiáng)內(nèi)部凝聚力，推動(dòng)整體的發(fā)展。

二、建立信息化數(shù)據(jù)下的油田檔案的措施

（一）選擇專業(yè)人才

既然要建立信息化數(shù)據(jù)的檔案，在人員選擇上，首先應(yīng)該選取專業(yè)的信息化人才，有從事檔案工作的經(jīng)歷，也有專業(yè)的信息化數(shù)據(jù)的知識(shí)，才能建立高標(biāo)準(zhǔn)的信息化檔案。對(duì)于過去的從事檔案工作的人員，應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的培訓(xùn)，讓他們盡快利用現(xiàn)代科技來完善工作，也同時(shí)對(duì)過去的檔案進(jìn)行集中整理，讓過去的檔案也可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢，這是一個(gè)長期的工作，需要檔案人員有足夠的耐心來完成這項(xiàng)繁瑣的任務(wù)。加大對(duì)技術(shù)和人員的資金投入力度，更換現(xiàn)代化信息裝配，提高檔案人員的專業(yè)能力，以滿足信息化檔案工作的需要。作為檔案管理中心的人員，我們也要意識(shí)到自身的不足，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)，隨著現(xiàn)代化信息化的改善，不斷學(xué)習(xí)，追趕上時(shí)代的步伐，提高自身工作的積極性，推動(dòng)信息化檔案的運(yùn)行和管理。

（二）建立合理制度

一個(gè)合格的制度標(biāo)準(zhǔn)，有利于規(guī)范員工工作，增強(qiáng)整體凝聚力，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。我們在進(jìn)行檔案工作時(shí)，首先要符合的是國家的有關(guān)政策和法規(guī)，在此基礎(chǔ)上我們也要結(jié)合自身的具體情況，建立嚴(yán)格的規(guī)章制度。對(duì)于石油科研生產(chǎn)園區(qū)來說，應(yīng)建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、分類標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、檔案的保管標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)則。在收集檔案時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)把握，保證數(shù)據(jù)的完整性，例如在影像的清晰度上應(yīng)選用最高清晰度的畫面這樣可以有效的提高查閱檔案人員的查找效率，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，保障其他工作的進(jìn)行，對(duì)于檔案人員也可以防止因檔案不完整或模糊而阻礙以后工作的展開。

（三）加強(qiáng)安全保障

信息化檔案工作有利于提高員工的工作效率，實(shí)現(xiàn)資源的共享，但也要小心被他人利用，對(duì)于有密級(jí)限制的檔案，應(yīng)該加強(qiáng)安全保護(hù)，防止檔案泄露，給企業(yè)帶來不必要的影響。一方面，明確每個(gè)人的職能規(guī)范，嚴(yán)格建立檔案查閱的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息中心的專業(yè)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，簽訂保密協(xié)議，確保企業(yè)檔案的完整性和私密性。普通人員有查閱基礎(chǔ)文件的權(quán)利，可以在信息平臺(tái)進(jìn)行檔案的基礎(chǔ)操作；而系統(tǒng)人員可以對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的操作設(shè)置，修改備份檔案、設(shè)立管理權(quán)限等行為。另一方面，在操作系統(tǒng)的設(shè)立中，進(jìn)行身份驗(yàn)證和防火墻保護(hù)等安全措施，對(duì)檔案工作進(jìn)行基礎(chǔ)的運(yùn)行保護(hù)。同時(shí)還要對(duì)于信息化檔案進(jìn)行不斷的檢查和更新，注意檔案文件的備份，以防因工作疏忽而帶來麻煩。

三、小結(jié)

現(xiàn)代科技的進(jìn)步給檔案工作的建立帶來了便利，也同時(shí)帶來了威脅。我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化檔案建設(shè)工作的重視，有效利用現(xiàn)代科技手段，改善檔案工作的不足，建立現(xiàn)代化信息數(shù)據(jù)下的油田檔案。同時(shí)也要注意檔案工作的安全性，保障檔案安全，為科研人員提供先進(jìn)的技術(shù)支持，促進(jìn)石油的勘探和開發(fā)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].中國檔案出版社，2001.

[2] 楊海燕.油田檔案信息化建設(shè)芻議[J].現(xiàn)代企業(yè)，2014.

[3] 王珺.企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的對(duì)策分析[J].商品與質(zhì)量·理論研究，2014.