人事制度改革對人事檔案管理的影響

張立勇

摘要：人事檔案能反映出職工的個性特點(diǎn)、思想品德以及個人經(jīng)歷等情況，是個人在某社會組織中工作表現(xiàn)等歷史記錄。人力資源管理與人事檔案的支持和配合有著密切的聯(lián)系。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的以計劃經(jīng)濟(jì)為主體的人事管理制度已不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。因此，政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位應(yīng)重視人事管理制度的改革工作，并優(yōu)化其人事檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：人事；改革；檔案管理

對于人力資源管理來說，人事檔案管理是較重要管理制度和方法，能實(shí)現(xiàn)對人才的客觀與全面的評價。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的人事檔案管理制度與現(xiàn)實(shí)需求之間的矛盾愈加明顯，現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)對人才有較高地渴求度，企業(yè)又是通過人事檔案來了解人才具體情況的，因此，要改善傳統(tǒng)的人事檔案管理，優(yōu)化人事制度，使得機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，保證我國人事資源管理實(shí)現(xiàn)整體發(fā)展。

一、計劃經(jīng)濟(jì)體制下人事檔案管理制度的特點(diǎn)

（一）作為員工身份證的人事檔案，關(guān)乎著員工的切身利益

在以往的計劃經(jīng)濟(jì)體制背景下，發(fā)展人力資源管理會產(chǎn)生相應(yīng)的人事檔案管理制度。結(jié)合對檔案管理情況的不同認(rèn)識，可將檔案分為工人檔案與干部檔案兩類，在職工的工作晉升與調(diào)動等都需要用到人事檔案，還有對員工的工齡等計算也是需要以人事檔案為基礎(chǔ)，因此人事檔案與員工的切身利益有著直接關(guān)系，并且關(guān)系到員工的整個家庭利益；另外，在企業(yè)招聘時，人事檔案管理就是一項(xiàng)十分重要的工作。在以往的計劃經(jīng)濟(jì)背景下，父母的人事檔案會直接到子女的工作調(diào)動。

（二）人事檔案是控制員工的有力工具

傳統(tǒng)的人事檔案一般是由單位進(jìn)行管理的，記錄著某個人的全部經(jīng)歷。由此，單位就具備人才的調(diào)配權(quán)，檔案本人與其他的單位都沒有檔案的管理權(quán)。一直以來。我國實(shí)行的都是人檔合一、人走檔隨的檔案管理制度，檔案對檔案本人有著十分重要的影響，也對職工有一定的控制作用。而且檔案個人必須要隨從單位的想法，一旦離開單位，就會由限制人員流動變成其他狀態(tài)，對整體人員的流動具有相當(dāng)?shù)南拗谱饔谩?/p>

二、目前人事檔案管理存在的弊端

（一）人事檔案信息量小，反映不夠全面

受到歷史因素的影響，在人事檔案管理中，通常比較重視記載個體政治行為作風(fēng)，詳細(xì)的記錄個體政治歷史，還有社會關(guān)系等方面的內(nèi)容，針對個人的現(xiàn)實(shí)能力以及業(yè)務(wù)成績等方面很少記錄，由于缺乏這些方面的信息記錄，致使人事檔案管理難以全面反饋個人信息，不符合用人單位的發(fā)展要求，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理的工作效率偏低。

（二）缺乏完善的人事檔案管理機(jī)制

在現(xiàn)有的人事檔桿管理制度上，有一項(xiàng)內(nèi)容要求任何人不能查閱自身或其直系親屬的資料。該項(xiàng)檔案規(guī)定制度事實(shí)上侵犯了人民的知情權(quán)。目前我國針對該項(xiàng)規(guī)范。并沒有明確的法律處理手段，往往相悖于現(xiàn)代化民主制度。所以說，我國缺乏完善的人事檔案管理機(jī)制。

（三）服務(wù)意識及進(jìn)取精神不足

據(jù)調(diào)查，在檔案管理工作中，工程量較大，檔案管理?xiàng)l件存在缺陷。部分實(shí)際檔案管理細(xì)節(jié)工作亟待完善，致使檔案管理工作應(yīng)對極大的挑戰(zhàn)。雖然我國逐步實(shí)施信息化管理目的，但是依然沒有達(dá)到統(tǒng)一化信息管理的目標(biāo)，諸多信息資源難以進(jìn)行共享。此外，因?yàn)楣芾砣藛T的素質(zhì)參差不齊，缺乏承受工作壓力的能力。大部分管理人員僅是注重對檔案進(jìn)行保存好，而針對要求查閱的用戶人置之門外，缺乏服務(wù)及奮進(jìn)的精神，無法端正自己的工作態(tài)度。

三、關(guān)于人事檔案管理革新措施

針對以往人事檔案管理制度中存在的弊端，始終都在探討相關(guān)的解決措施。筆者認(rèn)為要想對人事檔案管理進(jìn)行改革創(chuàng)新，首要接觸人事檔案給公民帶來的限制。其次，結(jié)合不同層次不同人群，對檔案進(jìn)行平等化管理，不斷逐步健全人事檔案信息，推動人事檔案信息的整體升級。再次，從國家及社會的實(shí)際發(fā)展要求出發(fā)，設(shè)立專業(yè)化的人事檔案管理部門，保證公民的檔案得到嚴(yán)格有效的管理。

（一）減弱對員工的約束力

當(dāng)前，我國的人事制度主要通過合同形式來進(jìn)行，以往的人事制度以及難以符合社會的發(fā)展要求。因此，只有優(yōu)化分配人力資源，革新以往聘請人才的機(jī)制，及時更新思想觀念，才能發(fā)揮職員的主觀能動性，來自主選擇就業(yè)企業(yè)，進(jìn)而有助于構(gòu)建高效靈活性的用人系統(tǒng)。例如，2003年我國頒發(fā)的有關(guān)用人企業(yè)聘請機(jī)制通告中，有效削弱了用人企業(yè)和職員之間的束縛，從而體現(xiàn)了人事檔案管理“以人為本”的思想理念。

（二）在人事檔案建立的時候要消除身份觀念

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，在人事檔案管理的方面其要求越來越高，特別是關(guān)于人事檔案的公開性。這時候就需要相關(guān)的工作人員努力的收集和整個各種人事檔案的信息，對每個的人事信息都要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄和入檔。從而便利于用人單位從中獲得相關(guān)的認(rèn)識信息，在用人的時候更加看重個人的實(shí)力，而不是身份關(guān)系，使人們在競爭和工作中享受到公平的待遇。

（三）人事檔案管理應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)

在現(xiàn)代的社會發(fā)展中，因?yàn)樯鐣蓡T的流動性比較大，所以像傳統(tǒng)的用人單位對人事檔案進(jìn)行管理的方法已經(jīng)不能跟上時代發(fā)展的步伐，所以這時候地方政府可以設(shè)立一個專門的機(jī)構(gòu)來對人事檔案進(jìn)行管理，然后設(shè)立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制，從而保證其管理的質(zhì)量。

四、總結(jié)

人事檔案管理本身就是一個復(fù)雜的工程，要想對人事檔案管理制度做到很好的改革和完善，就必須要從多方面進(jìn)行考慮和分析，只有這樣按照現(xiàn)代社會發(fā)展的要求對人事檔案管理制度進(jìn)行有效的改革，才能真正的促進(jìn)其發(fā)展，從而優(yōu)化現(xiàn)代社會人才資源的優(yōu)化配置。

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