淺析信息時代下檔案數(shù)字化的建設(shè)

戚穎欣

摘要：當(dāng)前信息時代之下，檔案數(shù)字化是一項關(guān)系檔案事業(yè)能否持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要舉措，其作用也日益突顯出來。由此，傳統(tǒng)檔案館的建設(shè)已轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案館的建設(shè)。這項工作是循序漸進(jìn)的，對檔案數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行深入的分析、研究就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化

信息時代之下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐步發(fā)達(dá)以及數(shù)字化技術(shù)的深入應(yīng)用，推動著各個領(lǐng)域的工作呈現(xiàn)出新的特征。而檔案管理系統(tǒng)，作為對檔案資料展開有效有序保管，以及優(yōu)化利用工作的基礎(chǔ)所在，本身的工作對象并不是書面檔案資料本身，而是其中的信息。因此在當(dāng)前信息環(huán)境之下，檔案數(shù)字化呈現(xiàn)出不容忽視的新型發(fā)展趨勢。

一、背景意義

數(shù)字技術(shù)就是把任何形式的原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號、電視信號、錄音機(jī)和錄像帶上錄制的節(jié)目統(tǒng)統(tǒng)數(shù)字化，使一切存儲裝置、信息網(wǎng)絡(luò)、信息處理設(shè)施上的信息全部成為數(shù)字化信息。今時代是一個數(shù)字化信息時代，數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用成為信息化和知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要標(biāo)志。1998年1月美國副總統(tǒng)戈爾提出了“數(shù)字地球”的概念。同年6月，當(dāng)時的國家江澤民在兩院院士大會上講話時也提到了“數(shù)字地球”問題，強(qiáng)調(diào)要抓緊制定面向新世紀(jì)的發(fā)展戰(zhàn)略.爭先搶占科技、產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)的制高點。

傳統(tǒng)的檔案管理主要是一種物理管理，而數(shù)字化檔案的管理則主要是一種邏輯管理。在傳統(tǒng)檔案工作中我們一般以一種或很少的幾種角度來顯示檔案信息的有序化，而在數(shù)字化檔案工作中，我們可以從任意一種角度來顯示檔案信息的有序化。當(dāng)檔案管理工作的最終目的，一方面在于讓檔案信息能夠更為完整的留存，但另一個更為重要的方面則在于，讓這些檔案信息能夠成為未來工作的一種指導(dǎo)。檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案工作的主題，而檔案數(shù)字化建設(shè)則成了檔案信息化建設(shè)中一個重要的內(nèi)容，是檔案管理過程中一場深刻的革命。因此對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行研究具有十分重要的意義。

二、應(yīng)用分析

由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)還處于初期階段，，故在現(xiàn)階段， 檔案數(shù)字化建設(shè)還存在不少問題： 如技術(shù)上的問題、合作問題、數(shù)字化對象問題、標(biāo)準(zhǔn)化問題等。因此， 檔案部門在積極推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中， 不能不顧實際條件， 一哄而上， 必須進(jìn)行可行性分析， 通過分析數(shù)字化建設(shè)的可行性， 結(jié)合本部門的實際，提出可行性方案， 只有這樣， 檔案數(shù)字化建設(shè)才能健康發(fā)展。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)具備的基本條件

檔案數(shù)字化建設(shè)的健康、順利進(jìn)行， 離不開基本條件的支持和保證， 其中要著重考慮以下幾個方面：

1.技術(shù)條件

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項技術(shù)性很強(qiáng)的工程， 涉及計算機(jī)技術(shù)、信息存貯技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、安全技術(shù)等許多高新技術(shù)， 技術(shù)是檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行的保證。

2.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用就需要一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為前提， 如局域網(wǎng)的建設(shè)、信息資源網(wǎng)站的建設(shè)等。而網(wǎng)站建設(shè)一般包括域名申請、服務(wù)器配置、網(wǎng)站規(guī)劃、網(wǎng)頁設(shè)計、系統(tǒng)配置、主頁發(fā)布、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)、網(wǎng)站宣傳等內(nèi)容。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況關(guān)系著能否把數(shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布。

3.資金條件

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用， 其中需用投入大量的資金， 檔案部門有沒有進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)實力， 這是在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時必須要考慮的。

（二）數(shù)字化檔案信息的利用

促進(jìn)檔案信息的充分利用是數(shù)字化建設(shè)的根本目的所在。而現(xiàn)階段我國對數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用， 還存在不少問題， 如信息資源的數(shù)字化程度低， 現(xiàn)代化的信息采集手段缺乏， 沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、格式共享機(jī)制等。因此亟待加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息利用問題的研究。

由于數(shù)字化檔案的特性， 其利用與傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比， 顯示出了巨大的優(yōu)越性， 具體來說， 數(shù)字化檔案信息利用的特點主要有以下幾個方面：數(shù)字化檔案利用的共享性；數(shù)字化檔案利用的復(fù)用性；數(shù)字化檔案利用的靈活性等。

數(shù)字化檔案的特點和利用特點要求我們更新思維， 采用科學(xué)的方法， 促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的利用， 從而更好地為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。要做好數(shù)字化檔案信息的利用工作， 主要應(yīng)把握好以下幾個方面：權(quán)衡費用與價值， 做好數(shù)字化檔案的鑒定工作；加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度；加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)， 促進(jìn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用；提高檔案工作者素質(zhì)， 加強(qiáng)檔案用戶教育培訓(xùn)；建立檔案數(shù)字化建設(shè)試點， 建設(shè)數(shù)字檔案館。

三、結(jié)論

信息化時代的到來，推動了檔案管理工作的發(fā)展，尤其是對于數(shù)字化檔案資源的利用更加有不容忽視的積極價值。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的、龐大的系統(tǒng)工程， 也是一項長期的、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。因此， 對于檔案數(shù)字化建設(shè)理論的研究也是一個十分復(fù)雜的課題， 不是一篇文章的論述所能解決得了的。實際工作中應(yīng)當(dāng)注重開發(fā)數(shù)字檔案資源的利用價值，擴(kuò)大其閱讀群體，并且以不同群體受眾的行為方式作為依據(jù)展開分析，才能切實推動檔案資源的利用深化。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉春暉.淺談當(dāng)今檔案數(shù)字化建設(shè)[J].檔案管理，2007（20）.