試論群眾文化藝術檔案的管理特性

張蕓蕓+陳雪

群文藝術檔案，是文化藝術管理事業的重要組成部分。隨著文化事業的快速發展，建立健全的群眾文化藝術檔案，是文化藝術單位由待解決的一個課題。我們文化單位的藝術工作者，生活在最基層，最熟悉群眾，因此創作出了十分豐富的各類藝術作品。把他們的創作過程和藝術成果記載、保存下來，是我們文化單位檔案人員的一項重要任務。

做好這一項工作可以為后來開展各項文化活動提供依據；可以使文化事業獲得有序的延伸、遞進；可以使我們的傳統文化得到繼承、發展；可以為將來的群文工作奠定良好的基礎，以更好地為兩個文明建設服務。所以，研討藝術檔案的內涵，高質量的做好藝術檔案地收集和管理，也就具有了一定的必要性。

一、藝術檔案的收集與收集內容

簡歷藝術檔案，可能大城市的文化單位已經形成規模，但縣級市的文化單位，卻還需要進一步加強和完善。國家檔案局，文化部早在1983年就發布了《藝術檔案工作暫行辦法》，為加強藝術檔案的管理工作，提供了法規依據。按照“集中、統一”管理檔案的基本原則，檔案的收集工作是一個重要的中心環節，又是檔案工作的起點和基礎。沒有收集，就沒有檔案的形成。與此同時，收集質量的高低，直接關系到檔案工作的其他環節。因此，收集及時，材料完整、系統，鑒定得當，就可以為下一步的科學管理，創造良好條件。檔案人員首先應明確收集的目標，把應收的材料收集齊全。同時還須積極收集、督促收集。譬如把領導開會帶回的有關文件、材料、上級下發的文化藝術方面的通知、文件等。都應及時督促收集。由于材料來源渠道多、內容廣，涉及面大，管理人員稍不留意，就會造成散失。對于散失的材料，日后欲要彌補，就會十分困難。所以需要檔案管理人員主動、及時的督促和收集。三是發動群眾幫助收集。管理人員須是有心人，平時多向有關人員宣傳檔案工作的重要性，向他們講清，已取得大家的支持，四是收集來的材料，要隨時分類存放。隨時發現哪些部分欠缺，哪些需要進一步充實，哪些可以刪除，這樣就會及時發現問題，加快收集速度，提高立卷的質量。

二、藝術檔案的收集內容大致可分三類

1、館務類：包括上級機關下發的各類文化藝術活動的有關文件、通知等；文化藝術活動的計劃、方案、總結等；節目匯演、調演的場次，演員、觀眾及獲獎情況等；本單位籌辦的各類學術研討會，各類學習班的教學計劃，輔導老師、學員名單、成績及演出或展出的作品，有關單位的歷史沿革、大事記、概況、簡介等；業務人員考核、評比等。

各藝術門類作品的創作，改編的手稿、修改稿、演出稿、演奏總譜；導演計劃、構思、舞臺調度圖、場記；各劇目的排練本、出版本，舞美設計圖、道具、服裝設計、制作圖、化妝造型、燈光設計、音響效果設計；劇照、人物照、演出活動照、說明書、節目單、音響材料；本單位舉辦組織的各類展覽活動中的廣告。

2、專題類：包括本市重大文化藝術活動中形成的策劃、方案、實施意見、調度會情況、節目單、演員、觀眾等材料；傳統劇目、劇本等。專題類內，應設個人卷宗，內容包括業務人員個人專業技術檔案；藝術家個人的各種手跡、文稿、歌曲樂譜、美術、攝影作品，個人參加藝術活動的記錄、榮譽證書等。

3、實物類：包括各門類文化藝術活動中形成的錄音、錄像、演出照、人物照、文化藝術活動中獲得的獎旗、獎杯、獎品、證書、紀念品等。

三、 藝術檔案的整理、立卷、保管

藝術檔案是藝術活動的真實記錄，是廣大藝術工作者辛勤勞動的結晶，是寶貴的文化財富。為使有價值的檔案更好的流傳后世，為社會服務，首先應對檔案材料進行科學的整理，而且要整理系統化、排列整齊化、分類科學化、編目格式化。否則，要查找一份文件，就像“大海撈針”一樣困難，以便及時做出調整。在材料整理過程中，應注意三個原則：一是保持材料的原始性，保留歷史的真實面貌。二是保持文件之間的歷史聯系。這種聯系，主要表現在來源、時間、內容、形式等方面。三是便于保管和使用。在此基礎上，將材料歸檔、立卷。這些材料，要根據藝術活動的特點，擬出確切的標題。而且卷內材料排列要系統，卷內目錄填寫要清楚。凡是活動和劇目涉及到的時間、地點、人物、場次、角色及扮演者，應標寫清楚。歸檔的材料，要用鋼筆或碳素筆書寫，以利長期保存。再根據工作需要，編制各種檢索目錄，便于查找和利用。與之相適用的，還應制定嚴格的借閱制度，以保證檔案材料不致散失和合理有效的開發利用。

四、藝術檔案管理人員應具備的素質

文化部《關于藝術檔案工作暫行辦法》中規定：“藝術檔案管理人員是業務人員，各單位應選調政治表現好，有一定文化水平和業務能力的同志擔任”。文化藝術事業的迅速發展，為檔案管理人員提出了更新更高的要求。藝術檔案管理人員應具有良好的政治素質和較高的業務水平，熱愛藝術檔案管理工作。檔案工作默默無聞，不為人知，是一項既具體又繁瑣的工作。需要付出艱苦的勞動。從事藝術檔案工作，須有良好的心理素質，需要不怕麻煩、嚴謹認真和任勞任怨的工作態度；需要不為名、不為利、熱愛本職工作，埋頭苦干的奉獻精神；需要熱心主動，一絲不茍的思維方式。在業務方面，應積極學習業務知識，不斷提高業務水平。

藝術檔案管理工作，是一門科學，只有加強資金投入，提高業務水平，才能逐步實現藝術檔案管理的規模化、標準化、現代化。這是一項被稱為“千秋大業，百年大計”的事業。它將為群眾文化工作起到承上啟下、繼往開來的作用，為社會主義精神文明建設增磚添瓦，并稱為珍貴的精神寶庫，為我們民族文化的積累和發展，發揮難以替代的重要作用。endprint