后大眾化階段學(xué)校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀與對策

趙忠國

摘 要：我國的高等教育已經(jīng)從過去的精英化開始轉(zhuǎn)向大眾化，高校畢業(yè)生在數(shù)量上正在不斷增加，給就業(yè)形勢帶來了很大的壓力。畢業(yè)生檔案本身存在著不可替代的作用，是對畢業(yè)生進(jìn)行考察和評估的重要依據(jù)。本文首先分析當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理方面的問題，進(jìn)而提出了相應(yīng)的對策，希望可以給相關(guān)工作人員帶來借鑒，建立完善的高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，給畢業(yè)生提供有效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：后大眾化；畢業(yè)生；檔案管理

當(dāng)前我國的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了后大眾化階段，這個階段一方面出現(xiàn)了規(guī)模的擴張情況，另一方面高等教育的結(jié)構(gòu)也在進(jìn)行改變。高校畢業(yè)生有了更為多樣化的就業(yè)形勢，這也給檔案管理工作提出了新的要求。畢業(yè)生檔案對于學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況和獎懲情況等等個人信息進(jìn)行了詳細(xì)記載，反映了學(xué)生在校期間的成長情況。當(dāng)前企業(yè)和用人單位對于學(xué)生的檔案管理已經(jīng)越來越重視了，所以應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)前的就業(yè)形勢來對檔案管理工作做出改進(jìn)和完善。

1 當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理工作中的問題

對于當(dāng)前的畢業(yè)生檔案管理工作，最重要的問題就是被忽視的狀況十分嚴(yán)重，甚至缺乏意識，與此同時，也欠缺一個有效的管理團隊和管理手段，這些現(xiàn)狀都導(dǎo)致了高校畢業(yè)生檔案的工作質(zhì)量無法符合當(dāng)前的需要。

（一）缺乏管理意識

對于當(dāng)前的形式來說，高校畢業(yè)生在就業(yè)途徑上大多選擇非正規(guī)就業(yè)的形式，這種形式帶來的情況就是對畢業(yè)生檔案管理工作不夠重視了，具體可以在以下兩個方面得到體現(xiàn)。

（1）學(xué)生自身對檔案管理工作的忽視

在臨近畢業(yè)的階段，學(xué)生往往面對著自身和家庭方面的壓力，忙于找工作，所以對于自己的檔案是無暇顧及的。而主觀上，很多單位和崗位沒有明確的對于檔案方面的要求，這就導(dǎo)致了畢業(yè)生對于自己檔案管理的工作更為忽視，如果沒有注意保管自己的檔案，一定會給日后的工作和生活中添加不必要的麻煩。

（2）高校本身疏于管理

當(dāng)前很多高校仍然把大量的時間和精力花費在教學(xué)工作中，對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，造成了畢業(yè)生檔案管理混亂的現(xiàn)狀。很多學(xué)校把畢業(yè)生檔案分散在各個部門進(jìn)行分別保管，而沒有在檔案館進(jìn)行統(tǒng)一保管。而具體的外在表現(xiàn)包括，高校檔案管理部門沒有進(jìn)行必要的宣傳，而很多檔案工作管理人員都缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，還有的學(xué)校在檔案管理方面存在體制上的問題。

（二）落后的管理模式和管理技術(shù)

現(xiàn)在社會已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作提供了很多新的成果可以使用，所以檔案管理工作應(yīng)該不斷進(jìn)行革新和完善才能夠滿足相應(yīng)的需求。但是很多學(xué)校在檔案管理方面仍然采用紙質(zhì)的方式來進(jìn)行檔案管理，通過復(fù)印和郵寄這種落后的處理方式來進(jìn)行處理，這種落后的手段一方面無法對學(xué)生的材料進(jìn)行更新，而另一方面特別容易在工作中出現(xiàn)疏漏的情況，相關(guān)單位在進(jìn)行招聘的時候會受到這些錯誤的影響。

（三）棄檔死檔的現(xiàn)象

由于每年的畢業(yè)季工作量巨大，所以當(dāng)前我國高校對于畢業(yè)生檔案的管理工作還特別不完善，又因為很多高校畢業(yè)生在校期間就沒有養(yǎng)成良好的檔案管理意識。有的學(xué)生把檔案放在學(xué)校所在地當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌觯缶瓦z忘了，還有很多學(xué)生甚至不知道自己檔案的去向，有很多個可能，例如返回原籍、留在學(xué)校、轉(zhuǎn)到用人單位等等，這就造成了棄檔和死檔的狀況。根據(jù)相關(guān)的統(tǒng)計，近兩年來人才市場關(guān)于檔案丟失的問題已經(jīng)高達(dá)60%，其中很大一部分檔案被閑置了三年以上，甚至有的被閑置了十年之久。沒有對自己的檔案進(jìn)行有效管理，對于高校畢業(yè)生自身的就業(yè)和戶口方面也帶來了很大的困擾。

2 完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的對策在后大眾化階段

完善高校畢業(yè)生檔案管理工作的對策在后大眾化階段，高校畢業(yè)生就業(yè)壓力越來越大，自主創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)等多樣化的就業(yè)方式對高校畢業(yè)生檔案管理和服務(wù)工作提出新的要求，需要高校及畢業(yè)生更加樹立檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理模式，做好檔案服務(wù)工作，促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)。

（一）加大宣傳力度，樹立檔案管理意識。加大檔案管理工作的宣傳力度，樹立檔案管理意識，提高高校、用人單位、畢業(yè)生對檔案管理的認(rèn)識，使他們了解檔案管理工作的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)必須重視畢業(yè)生檔案管理工作，高校領(lǐng)導(dǎo)自身要樹立好榜樣作用，把學(xué)生檔案管理這一工作作為一個管理目標(biāo)。高校檔案管理部門應(yīng)該通過定期開展講座來加強高校畢業(yè)生檔案管理的宣傳力度。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予充足的經(jīng)費來支持檔案管理工作所需要的軟件及硬件設(shè)施，使其適應(yīng)新形勢。其次，用人單位也需要正確認(rèn)識到高校畢業(yè)生檔案的重要性，因為一份真實完整的檔案材料不僅可以給用人單位在招聘人才時節(jié)約招聘時間，而且也是用人單位招聘人才的佐證材料。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，推進(jìn)檔案管理信息化。隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。可充分利用先進(jìn)的計算機技術(shù)記錄學(xué)生在校期間的各方面的情況，使檔案管理規(guī)范化，完善檔案管理手段，準(zhǔn)確、迅速地為用人單位提供畢業(yè)生檔案信息。信息化是推動高校畢業(yè)生檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，借用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一方面可以規(guī)范畢業(yè)生檔案材料，避免檔案材料的缺失，便于相關(guān)數(shù)據(jù)的采集和查詢，提高檔案管理的工作效率。通過高校畢業(yè)生檔案管理的信息化，可以打破檔案管理的部門隔閡，促進(jìn)信息共建共享。

（三）做好監(jiān)督審查，嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞。嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案運轉(zhuǎn)安全及材料完整。學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時間集中且短、流量大、涉及面廣、參與的人員多，要設(shè)置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴(yán)格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失[5]。具體工作如下：首先，明確檔案轉(zhuǎn)遞的內(nèi)容。在轉(zhuǎn)遞高校畢業(yè)生檔案前，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督審查檔案內(nèi)容，對于那些不滿足條件的材料要及時整理出來，對于部分檔案內(nèi)容不完整的要及時填補，對那些檔案材料遭到損壞的要立即修補。其次，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞的程序。轉(zhuǎn)出方要嚴(yán)格按照規(guī)定填寫轉(zhuǎn)遞通知，轉(zhuǎn)入方在收到檔案后應(yīng)對檔案材料認(rèn)真檢查核實，對接受的檔案進(jìn)行登記，確保沒有誤差后在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上蓋章，然后寄給轉(zhuǎn)出方。

3 結(jié)語

隨著社會的飛速發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化時代，在這個時期，畢業(yè)生檔案管理的工作正在面對前所有為的機遇和挑戰(zhàn)，針對當(dāng)前存在的一系列檔案管理工作中的現(xiàn)狀，校方只有憑借著對畢業(yè)生和企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度來進(jìn)行服務(wù)，提高工作效率、借用科技發(fā)展的成果，才能夠讓畢業(yè)生檔案管理工作走上正軌。

參考文獻(xiàn)

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