提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇分析

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，時(shí)代向檔案管理提出了更高的要求，為達(dá)到這個(gè)要求，檔案管理勢(shì)必朝著科學(xué)化的方向發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)積極提升自身的專業(yè)素養(yǎng)和科學(xué)能力，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，利用新思路對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而保證工作效率和工作質(zhì)量。為此，本文首先分析了目前檔案管理中所存在的問(wèn)題，并針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理科學(xué)化水平路徑進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

1 引言

檔案是一種原始記錄，它是在人們各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，存在著一定的保存價(jià)值。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案的形式也發(fā)生了改變，不僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字檔案，信息化程度不斷上升，出現(xiàn)了音像檔案等一系列數(shù)字檔案，在這種新形勢(shì)下，人們對(duì)檔案管理工作自然而然地提出了更高的要求，科學(xué)化的檔案管理模式成了必然選擇。提高檔案管理科學(xué)化水平既能更加有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，又能利用信息化成果，對(duì)檔案進(jìn)行更加詳細(xì)的分類整理，提高查找檔案的速度，從而能夠更加充分的使用檔案，將檔案價(jià)值最大程度地發(fā)揮出來(lái)。然而在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，一些企業(yè)尚未意識(shí)到檔案管理科學(xué)化的重要性，其他一些企業(yè)雖然意識(shí)到了重要性，卻不了解提高檔案管理的科學(xué)化水平的方法，大大阻礙了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。下面本文將從檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理科學(xué)化水平路徑選擇進(jìn)行分析，希望能夠拋磚引玉，為相關(guān)工作者提供幫助。

2 檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，檔案管理方式相比傳統(tǒng)的管理方式有了一定得提高，但是管理科學(xué)化尚未達(dá)到理想水平，仍存在著一些問(wèn)題，下面將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)討論分析。

1.檔案管理方式不夠先進(jìn)

在目前的檔案管理中，大多數(shù)檔案是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案雖然存在但是仍屬于少數(shù)。作為檔案，紙質(zhì)檔案的弊端在于檔案是由紙張構(gòu)成的，在保存過(guò)程中可能出現(xiàn)發(fā)霉腐爛或者燒毀的情況；同時(shí)，在借閱檔案的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)人為的撕毀，一旦不小心損壞或者丟失，后果極為嚴(yán)重；另外，檔案在長(zhǎng)時(shí)間保管過(guò)程中，紙會(huì)發(fā)黃，質(zhì)量會(huì)變得脆弱，很容易出現(xiàn)損壞的情況；最后，相比電子檔案而言，紙質(zhì)檔案并沒(méi)有電子檔案方便查找和整理，需要大量的人力操作。大量紙質(zhì)檔案的使用必然會(huì)拉低檔案管理科學(xué)化水平并且?guī)?lái)一定的不便。

2.思想意識(shí)有待提高

盡管一些人已經(jīng)意識(shí)到檔案管理在當(dāng)今社會(huì)中的作用，可是在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，一些領(lǐng)導(dǎo)和員工意識(shí)不到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理只是一種輔助工作，而不是作為一項(xiàng)獨(dú)立的工作而存在。領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致檔案管理工作得不到支持，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理工作中投入有限，直接影響到檔案管理工作的科學(xué)化進(jìn)程。而員工的不重視就會(huì)導(dǎo)致工作的不認(rèn)真，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)不足

作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，不僅要求具有良好的職業(yè)道德，而且對(duì)他們專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)也提出了新的要求，他們綜合素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理工作的順利與否。目前，有一部分檔案管理工作人員缺少專業(yè)技能，主要是靠經(jīng)驗(yàn)來(lái)執(zhí)行檔案管理工作的。然而要想提升檔案管理科學(xué)化水平，就要利用先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)的思想來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。因此，傳統(tǒng)的管理方式已不適用于當(dāng)前的需求，必須加以改變。

4.缺少一支穩(wěn)定的科學(xué)化管理團(tuán)隊(duì)

為了推動(dòng)檔案管理科學(xué)化進(jìn)程，就需要建立起一支科學(xué)化團(tuán)隊(duì)。而在目前的工作中，一方面，缺少一個(gè)穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)。這是因?yàn)闄n案管理工作人員多屬于兼職，變動(dòng)較大，每當(dāng)老成員離開(kāi)，新成員加入，就會(huì)產(chǎn)生一筆培訓(xùn)開(kāi)銷(xiāo)，增大了檔案管理工作的不穩(wěn)定性。另一方面，檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作能力不足以滿足檔案管理科學(xué)化的需求，而團(tuán)隊(duì)的水平又直接影響到企業(yè)檔案管理的水平，因此，必須認(rèn)真對(duì)待這個(gè)問(wèn)題，并建立起一直科學(xué)化管理團(tuán)隊(duì)。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析

1.培養(yǎng)科學(xué)化管理意識(shí)

為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，首先就要加快檔案管理工作者的思想轉(zhuǎn)變，有了科學(xué)化思想，檔案管理工作人員的工作才會(huì)時(shí)時(shí)朝著科學(xué)化方向上靠攏。與傳統(tǒng)手工操作的檔案管理不同的是，新形勢(shì)下檔案管理工作主要是以信息化為主，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，從而在保證檔案管理質(zhì)量的同時(shí)提高檔案管理效率。檔案管理人員應(yīng)充分接受科學(xué)化的時(shí)代潮流，轉(zhuǎn)變墨守成規(guī)的觀念，從而推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)化進(jìn)程，更好地利用檔案資源的價(jià)值。

2.學(xué)習(xí)利用科學(xué)化檔案管理方式

一直以來(lái)，我國(guó)檔案管理都是以館藏這一種形式為主，而館藏主要是以收藏保管為主的。這種方式也正因其優(yōu)越性而存在了一千多年之久。盡管如此，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案數(shù)量爆炸式提升，若不變更管理方式，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，因此必須采取新的管理方式，與時(shí)俱進(jìn)。首先，應(yīng)充分利用信息化成果，加快檔案管理由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變，將檔案資源共享化，方便人們查找和使用檔案，用科技手段提供便捷的服務(wù)。要注意這里并沒(méi)有完全拋棄傳統(tǒng)的管理模式，而是要結(jié)合兩者的優(yōu)點(diǎn)，取其精華去其糟粕。另外，檔案管理在提高數(shù)量的同時(shí)，還要保證收集到的檔案的質(zhì)量。

3.加強(qiáng)科學(xué)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

作為一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，在新形勢(shì)下，又對(duì)檔案管理專業(yè)性知識(shí)提出了更高的要求。一方面，檔案管理工作人員要了解并熟練掌握文書(shū)立卷、整理編目、鑒定錄著等多種基本專業(yè)操作，還要了解信息化檔案管理，對(duì)計(jì)算機(jī)熟練地掌握，能夠使用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化設(shè)備和操作技術(shù)。為了建立一直科學(xué)化團(tuán)隊(duì)，就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視起來(lái)，定期對(duì)本企業(yè)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并抓住交流機(jī)會(huì)，與其他企業(yè)間建立檔案管理交流關(guān)系，為檔案管理科學(xué)化做出貢獻(xiàn)。

4.建立并完善檔案管理體系

完善的檔案管理制度是檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵一步。如果說(shuō)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想是檔案管理科學(xué)化的前提，那么建立完善的檔案管理體系就是提升檔案管理科學(xué)化水平的重要方式。為建立完善的檔案管理體系，首先要分工明確，做好自己的工作。同時(shí)，在崗位出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，仍然能夠保證檔案管理工作順利進(jìn)行。檔案管理體系的制定要從大局出發(fā)，以調(diào)動(dòng)員工積極性，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化為目標(biāo)，并建立與規(guī)章制度相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度。另外，還應(yīng)建立起檔案管理行業(yè)間的相關(guān)制度，為檔案管理行業(yè)樹(shù)立規(guī)范，防止違規(guī)行為的出現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在各行各業(yè)都推崇科學(xué)化的今天，檔案管理工作不能繼續(xù)堅(jiān)持傳統(tǒng)的老路，而要跟隨潮流，勇于創(chuàng)新，選擇科學(xué)化管理的新路。雖然現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作存在著一些問(wèn)題，與西方國(guó)家的檔案管理科學(xué)化水平相比仍有一定差距。但是要想走上科學(xué)化管理的道路，就要認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，樹(shù)立檔案管理科學(xué)化意識(shí)，學(xué)習(xí)利用科學(xué)化管理方式，加強(qiáng)科學(xué)化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，建立完善的檔案管理體系。只有從多方面來(lái)緊抓檔案管理科學(xué)化工作，才能使檔案的價(jià)值得以體現(xiàn)，推動(dòng)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

羅萬(wàn)容（1971-），女，四川成都，滿族，四川省疾病預(yù)防控制中心，本科，助理館員，研究方向，檔案管理。endprint