企業檔案編研工作思考

檔案既是歷史文化資源，又是重要的信息資源。“企業檔案編研工作”是指以企業檔案為主要研究對象，以滿足企業領導經營決策利用檔案信息的需要為主要目的，圍繞選題有針對性地對檔案信息進行采集、研究加工，使之成為編研成果的過程。

檔案編研工作是檔案信息資源開發利用的一種重要形式，是檔案工作服務企業中心工作和行業熱點的重要途徑，是展示檔案工作價值和魅力的一個重要方式。通過檔案的編研，既保護檔案原件，更提升了檔案業務建設，也擴大檔案部門在企業中的影響，提高檔案工作地位。所以檔案編研的重要性、研究性已被愈來愈多的人們所認同。隨著社會主義市場經濟的建立，企業間的競爭愈加激烈，作為企業檔案工作的指導思想，如何拓展檔案工作思路，加大編研工作力度，已成為關系到企業檔案發展必須解決的課題之一。因此，僅僅將編研工作看作是具體的檔案工作業務環節，以此來布置安排工作，那是遠遠不夠的。筆者僅從企業檔案工作人員的角度出發，就目前編研工作現狀、工作中存在的問題、解決的對策，談一些想法。

1 企業編研工作現狀

上世紀八十年代后期，伴隨著公司企業檔案工作的發展，檔案編研工作也開始起步，從編寫參考資料做起，也陸續匯編了一些編研資料，主要有：宣傳和介紹本檔案室的工具書。如《檔案室指南》、《全宗介紹》等；各類基礎數據的統計和專題匯編如公司每年的各種制度匯編、技術運行經濟活動分析匯編、生產經營活動分析匯編、財務指標情況分析匯編、組織機構沿革、中級以上領導及高級職稱人員匯編、獎狀匯編等；利用館藏檔案編寫了《大事記》、《年鑒》、企業畫冊、項目簡介、產品簡介、成果簡介等。為企業各項工作的查考提供了可直接利用的信息，也起到了一定作用。但總體講，編研工作仍停留在基礎性材料的編寫上，精品成果不多，效用性、針對性、新穎性不強，知識含金量不高，“編”而少“研”，“編”而無“研”現象比較突出。顯然編研工作沒能跟上檔案管理信息化的腳步，落后于企業日益發展的需求。

2 企業檔案編研工作存在的問題分析

1、對企業檔案編研工作的認識不足，深度不夠。

目前企業檔案部門也在進行檔案信息資源開發和檔案利用工作，但對于如何適應信息時代的客觀要求，有效地服務于企業發展的需求，目前編研工作的狀況存在著偏差。這里既有理論方面的問題，更有認識上的不足。以我企業的編研成果為例，與許多企業一樣，大多為匯編和選編之類的初級產品，如文件匯編、大事記、組織機構沿革等基礎性材料，即使深度大一點的，也不過是一些產品目錄、工程項目簡介等介紹性材料。“編”的成份大量存在，而“研”的成果卻很少，編研工作過于簡單化，僅僅將其視為對檔案資料、檢索工具的簡單匯編。盡管編研業務有所開展，由于沒有詳細的編研計劃，工作中盲目性比較大，在選題上不是根據企業決策和生產經營活動的需要確定編什么，而是看手里的材料能編什么，就編什么，因而編研成果質量不高，編研工作難以承擔大力開發檔案資源的主體任務，檔案編研工作滯后于企業發展，不能滿足企業發展的需要。

2、檔案編研人員配備不足，人才匱乏。

沒有人才，就談不上編研工作。檔案編研人員素質的高低，很大程度上決定著編研成果的數量和質量。檔案編研的專業性與知識性特征，要求擁有能夠勝任此項工作的各類專業人才，這是提高編研工作水平的前提和基礎。但是，目前檔案部門大多沒有專職檔案編研人員，常常是檔案人員在做完日常的檔案工作后，抽空利用室藏的檔案開展檔案編研，導致檔案編研工作數量和質量差別較大。而檔案人員的培訓學習，往往側重于檔案管理業務的培訓， 檔案編研方面的學習培訓較少。另外檔案部門人員專業過于單一，知識結構不夠合理，以我企業為例：目前專職從事檔案工作的有12人，所學有檔案管理、計算機管理、企業管理、中文、秘書圖書管理等專業，缺乏企業主營業務人員。這在具體工作中由于缺乏企業相關專業知識和編研人員，面對大量的檔案信息，往往不知如何精選和利用，不能很好地對文件材料進行縮編、刪節、分析、綜合，編出來的材料其深度、廣度也無法保障，編研出來的資料實用性不強，難以形成高質量的編研成果。

3、企業檔案編研工作為企業服務方面，差距明顯。

企業檔案編研工作是一種主動服務形式，是直接為企業領導和企業建設服務的。如果不管企業需要，編研成果與企業需求脫離或相關很遠，對企業的決策、生產經營、技術改造和重大活動等工作沒有作用或作用不大，就失去了編研的意義。目前，檔案部門的這種潛能尚未充分發揮出來，究其原因，檔案編研方面長期形成了依賴性、被動性，不能密切跟蹤企業中心工作，主動服務意識差；在編研工作考核內容上，“求量不求質”，致使編研工作簡單化、任務化，缺乏對檔案資源的深入研究，編制出的成果不能滿足企業需求；業務開放性差，與其它業務部門、專業部門溝通不夠，沒有建立起協作關系。 由此出現了目的上的盲目性、選題上的局限性、研究上的低層次、應用上的不適應等弊端。

4、編后工作相對乏力造成編研成果實用性較差。

編研工作完成后，常常有這樣的現象：一種編研資料的印刷完畢后，或是被收入庫房，坐等利用者上門；或是檔案人員“近親”傳送，一切似乎都在悄無聲息進行，沒有宣傳，很少調查利用效果，更談不上收集反饋意見，以致編研材料“待字閨中”坐等上門求助，使檔案編研工作很難得到領導的重視、企業的認可，進而使得這項工作步入越做越難、越走越疲的“怪圈”，造成了編研成果的浪費。

3 加強企業檔案編研工作的建議

新時期企業檔案工作創新發展和檔案編研自身發展的必然要求：是檔案信息資源要從封閉走向開放，成為企業生產經營各個鏈條、各個環節共享的公共財富，編研工作水準的高低，不僅關系到檔案工作為企業各項工作服務的質量，而且還會直接影響到企業檔案工作自身的發展。筆者認為：當我們對編研工作發展態勢有一定的理解和要求時，十分重要的就是要看我們如何開拓編研工作的思路，加大編研工作的力度，為企業的現實工作和持續發展服務。endprint

1、編研工作應注重研究，編、研結合。

編研工作的主要內容與任務就是對檔案原始信息進行一次文獻編研、對各種原始文獻信息要素進行濃縮提煉和對有關文獻信息進行綜合、分析。因此，必須改變以往只編無研或重編輕研的傾向，加強對檔案內容與選題等的研究使編與研相輔相成、相得益彰。及時、有效地實施開發，突出時效性，體現檔案信息的現實作用。同時，加強企業各職能部門的聯系、交流、合作，做到互通有無，發現和捕捉對企業有用的信息，在處理好保密和利用的前提條件下，積極開發檔案信息，加強編研信息的交流，走出一條檔案資源共享，銳意開拓編制研工作的新路。

2、編研工作須規范化、制度化。

在管理體制上，企業檔案工作要尋求企業領導的支持、重視。應努力學習先進的檔案管理經驗，在檔案管理現代化、信息化、開放性、服務化上下大力氣，建立管理科學、運行靈活的管理體系。目前，編研工作已不再是起步階段，為了加強檔案編研工作的管理，規范編研工作流程，提高編研水平，企業應制定“檔案編研工作管理制度”、“檔案編研寫作要求與方法”、“檔案編研工作計劃”等制度 ，給從事檔案編研的人員提供相應的依據和操作規范。如我館2011年牽頭制定的企業檔案管理一體化制度對檔案編研就提出了明確要求；今年初又以公司名義下發了“公司檔案編研工作計劃”，要求各二級單位、各企業檔案業務、黨群部門結合各自職能，做好檔案編研選題和檔案材料的編纂工作，并把此項工作列入檔案專業季度績效考核，從目前看檔案編研工作正在有條不紊地進行。

3、多渠道培養合格的檔案編研人員。

編研工作的主體是編研人員，檔案編研的專業性與知識性要求擁有能夠勝任此項工作的各類專業人才，這是提高編研工作的前提和基礎。因而我們要結合本企業實際，盡可能配備各類知識層次的檔案人員，改變檔案人員知識單一的局面。目前我館已設專職檔案編研人員，對現有人員分別制訂了短、中、長期培訓計劃，利用脫產和半脫產、集中學習和自學相結合等多種手段進行編研業務技能的系統化培訓以及主營業務等知識的學習、吸收，提升檔案編研人員的綜合能力；建立考核、激勵機制，通過對非檔案部門職能人員的宣傳和培養，讓他們參與到編研工作中來，形成一個良性氛圍，保證企業檔案編研工作持續健康地發展。

4、編研工作要堅持以企業特色為主，注重需求，突出服務。

企業檔案編研工作要針對需求開展檔案信息咨詢服務，使編研工作直接與各部門接觸，通過具體的交流來確定課題及編研方向，以更好地為企業生產、經營等各項管理決策進行檔案編研信息的專題服務，大大增強編研成果的時效性和針對性。首先企業檔案編研要根據企業生產決策、經營管理、技術改造等中心工作的需要確定編研計劃，擬定編研題目，由企業領導和業務部門審查把關，以保證編研工作的針對性和它的使用價值，在這個過程中檔案部門要密切注意企業信息的需求，提高編研的水平和質量。其次應講究方式和方法，注重編研的科學性。根據企業編研的現狀，從某個局部、某個側面進行縱向研究，遵循“科學規劃，量力而行，寧缺勿濫，去粗取精”的原則，緊密圍繞企業生產經營、改造發展的中心工作，組織和發動企業各部門，結合技術改造、生產經營、工程建設、科研開發等工作的各自特點，采取合編的形式開展編研工作，如公司2016年編研了《上海市藥材有限公司成立60周年大事記〈六十征程〉》（1955-2015年）、上海藥材60周年發展簡史《輝映甲子》（1955-2015年）、《上海藥材在前進展覽》。

5、編研工作需豐富載體，改進做法。

隨著檔案室室藏的不斷豐富，使編研工作的創作空間愈加廣闊。檔案編研工作不僅僅是對文字檔案進行編輯研究，編研成果由向文字材料編輯發展到結合照片圖冊出版。這類編研成果在文字材料編輯基礎上，輔之以照片為主，配上簡潔明了、生動形象的文字說明，具有很強的視覺沖擊力，利用者可直接獲取更多信息。在當今信息化高速發展的時代，還應推進檔案編研工作向數字化、信息化方向邁進，利用多媒體技術，將分散在各單位、各全宗、各案卷中的某一專題或內容的檔案資料，進行收集、加工、編排、編輯組合和深層次研究，并通過網絡進行快速、準確的傳遞，實現信息資源共享。如公司編制的“上海藥材成立60周年—上海藥材在前進走廊展覽”、“2016藥材嘉年華”等。這樣的編研成果讓人耳目一新。

6、在信息化條件下的檔案編研工作新特點。

在信息化時代，信息呈爆炸式迅速發展，網絡現已成為信息的海洋。編研人員可在網絡中所需信息，進一步拓展選題范圍、豐富編研內涵，促進檔案編研全面發展。提升檔案編研人員的綜合能力，檔案編研人員必須與時倶進，積極轉變思想觀念，真正認識到信息傳播在檔案編研中的重要作用，更好地為社會信息需求服務。充分利用互聯網平臺，最大限度發現、挖掘企業檔案需求信息，利用先進科學技術，緊跟時代潮流，全面提高編研效率，更好地為檔案信息工作服務。

毋庸置疑，我們只有加大檔案編研工作的力度，牢固樹立“用服務體現價值”的工作觀念，通過對檔案資源的深度利用，實現“用服務創造價值”，才能為企業的各項工作服務，使檔案工作在企業處有應有的地位。

作者簡介

朱海嬪，女，上海市藥材有限公司檔案室。endprint