淺談高校檔案管理信息化建設(shè)

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，數(shù)字化和信息化的運(yùn)用范圍越來越廣，在高校的檔案管理事業(yè)中完成檔案信息數(shù)字化和信息化的建設(shè)更有利于提高高校檔案管理的服務(wù)水平，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。本文將就高校是否有實(shí)行檔案數(shù)字化建設(shè)的必要以及如何建設(shè)高校檔案的信息化做討論，得出相應(yīng)的具體措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案信息 數(shù)字化和信息化建設(shè)必要性 具體措施

二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，社會的發(fā)展也特別迅速，所以為了能夠跟上社會發(fā)展的腳步，各個(gè)高校都應(yīng)該重視本校信息化檔案管理的建設(shè)工作，將信息技術(shù)在檔案管理中的作用完全發(fā)揮出來，提高檔案管理的服務(wù)水平。而如何將數(shù)字化、信息化的技術(shù)與實(shí)際的檔案管理工作相結(jié)合，使數(shù)字化、信息化技術(shù)能夠更好地為高校的教學(xué)和管理工作服務(wù)，成為了當(dāng)前高校檔案管理者們關(guān)注的問題。

一、建設(shè)信息化檔案管理的重要性

能滿足高校發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，是數(shù)字化和信息化技術(shù)將高校的檔案管理事業(yè)推向了一個(gè)全新的時(shí)期。為了滿足各個(gè)高校在發(fā)展期間的需求，在面對一些與以往完全不同的新事物時(shí)仍然能夠保證對高校檔案管理開發(fā)利用的效率和速度，學(xué)校應(yīng)該重視本校的檔案管理信息化建設(shè)。

隨著高校進(jìn)一步的深化改革和發(fā)展壯大，高校的檔案中涉及的檔案主體種類就會變多。這樣一來，如果按照傳統(tǒng)的管理方式，檔案的管理工作就會變得很困難。但是如果運(yùn)用檔案管理的數(shù)字化、信息化技術(shù)，將所有的檔案信息大都以數(shù)據(jù)或圖片的形式錄入電腦，一來便于高校的檔案管理工作者的管理，二來也能便于人們查詢檔案信息。

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會的發(fā)展需求，管理觀念較為落后，無法適應(yīng)這一系列的新變化，嚴(yán)重制約了高校的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。所以為了讓高校檔案管理工作在未來得到更好的發(fā)展，就要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，建設(shè)高校檔案管理工作的信息化。

能滿足提高高校檔案服務(wù)水平的需要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式之下，檔案的管理工作主要是以手工操作為主，例如檔案管理的裝訂立卷工作，在過去檔案少的時(shí)候這種手工操作方法還算適用，但是隨著各大高校的發(fā)展壯大，檔案的數(shù)量已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過過去的量，所以以前傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求了。除了傳統(tǒng)的手工操作無法滿足量的需求之外，還無法保證檔案的質(zhì)量。在檢索檔案的時(shí)候，傳統(tǒng)的管理模式也是以人工尋找的方式為主，在一大堆的檔案中尋找一份檔案，這無異于大海撈針，所以工作的效率一般都較低，這樣一來就無法提升高校的檔案管理工作水平。為了趕上當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的更好更快發(fā)展，就要進(jìn)行創(chuàng)新，將信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作的提升中去，為高校檔案管理工作服務(wù)水平的提升提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。

信息化建設(shè)完善之后不僅便于查詢、分類和管理，并且與傳統(tǒng)的人工操作管理檔案相比，還節(jié)約了大量的人力和物力資源。

二、高校信息化檔案管理模式建設(shè)的具體措施

要想實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)，就要首先實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息的數(shù)字化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)的安全化建設(shè)以及全面化培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，建設(shè)高校的檔案數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，更便于檔案管理者的管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用的空間太大，查閱起來不方便，比較困難。此外，紙質(zhì)檔案不便于保存，時(shí)間一長，紙張就容易泛黃、被蟲蛀，最終使得檔案數(shù)據(jù)被破壞。但是建設(shè)數(shù)據(jù)庫就能彌補(bǔ)這一缺陷，還能節(jié)約人力、物力和財(cái)力。通過互聯(lián)網(wǎng)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，更有利于對檔案進(jìn)行開發(fā)和利用。

如今是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的時(shí)代，我們在享受網(wǎng)絡(luò)帶來的便捷的同時(shí)，也要注意網(wǎng)絡(luò)可能帶來的一系列安全問題。所以高校在實(shí)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，要注意建設(shè)一套完善的網(wǎng)絡(luò)安全體系，針對高校檔案信息的保密等級采取相應(yīng)的防范措施。為了保障高校檔案管理信息化建設(shè)工作的安全展開，除了要有嚴(yán)格的保密安全制度之外，還要不斷和檔案管理人員強(qiáng)調(diào)安全防護(hù)的重要性，培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案管理者的安保意識。

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低與他們工作效果的好壞之間有明顯的關(guān)聯(lián)，因?yàn)樵跈n案管理工作中，任何一個(gè)小的部分都是以人為工作的主體的。所以說，要想高質(zhì)量地完成檔案信息化建設(shè)，就要著重培養(yǎng)檔案管理人員的道德修養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)與技能，提升他們整體的管理業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)語

現(xiàn)今的社會，科技發(fā)展十分迅速，信息化建設(shè)更是遍布社會的每個(gè)領(lǐng)域，它時(shí)時(shí)刻刻都在影響著我們的生活。所以，為了更好地完成高校檔案管理的信息化建設(shè)，讓高速發(fā)展的信息化科技服務(wù)于我們。我們可以通過培養(yǎng)能熟練運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才幫助我們更好地完成檔案管理工作，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化。

參考文獻(xiàn)：

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[2]段紅艷.高校檔案管理中存在的問題及對策研究[J].才智，2014（27）.

（作者簡介：閔斌，男，研究生， 西安科技大學(xué)，講師，研究方向：大學(xué)生思想政治教育）（責(zé)任編輯 劉冬楊）