信息化條件下會計檔案電子化的管理

張臘臘

摘要：隨著互聯網、大數據、云計算、區塊鏈接等信息技術的應用和電子商務的快速發展，信息化、電子化已經成為時代發展的主要趨勢。會計檔案電子化的實施極大地改善了信息管理的水平，提高了檔案信息的利用率和共享率，因此如何推動會計檔案電子化的進程，不斷創新管理辦法變得尤其重要。本文主要介紹了會計檔案電子'IZ的概念、背景、意義，分析了會計檔案電子化管理現狀，并提出了原則、對策建議。

關鍵詞：信息化 會計檔案 電子化 創新

一、概念和背景

會計檔案電子化是以電子形式產生、傳輸、保管的會計憑證、會計賬簿和財務報表等會計核算專業資料。是記錄和反映企事業單位經濟業務發生情況的重要史料和證據，屬于單位的重要經濟檔案，是檢查企事業單位過去經濟活動的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。由于電子會計數據的使用與會計軟件系統緊密相關，不像紙質會計檔案那樣直觀，必須在特定的計算機操作系統中才能使用，不同的財務軟件或同一軟件的不同版本生成的電子會計檔案具有不同的格式，因此，財務軟件及相關資料要作為會計檔案管理。

2014年，國家發展和改革委員會聯合財政部、國家稅務總局、國家檔案局在中國電信、中國聯通、中國人保3家企業開展了電子會計檔案管理和電子發票歸檔管理的試點，取得階段性成果。

2015年12月財政部、國家檔案發布了新的《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號），已于2016年1月1日起施行。新《會計檔案管理辦法》指出會計檔案的獲得、報銷、入賬、歸檔、保管均可以通過電子化形式管理。新《管理辦法》推出，肯定了電子會計檔案的法律效率。這將極大推動電子會計檔案的網絡傳遞和線上應用，企業會計檔案電子化管理勢在必行。

二、會計檔案電子化的現狀

會計檔案電子化雖然已經法制化和普及化，但是因為時間不長，再加上很多企業由于自身原因，缺乏會計檔案電子化管理經驗，很多企業處于觀望態度，延續以往的會計檔案紙質存檔現象普遍存在。

會計檔案電子化管理中技術環境的復雜性，制度建設的滯后性，軟件環境和硬件設備的不穩定性，會計檔案電子化管理存在許多問題，主要表現以下：一是會計檔案查閱不便。二是安全存在隱患。三是真實性面臨挑戰。四是會計檔案電子化完整性不夠。原始憑證和會計檔案管理這兩個環節還處于半紙質化半電子化的狀態。五是會計信息在使用的過程中存在問題。六是制度建設迫在眉睫。七是檔案管理人員的素質有待提高。

三、會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化具有廣泛性、統一性、多樣性、數字化、虛擬化和電子化等特點。會計檔案電子化可以降低管理成本，減少資源浪費，提升財務管理效率，弱化財務人員勞動強度，同時還可以實現信息共享。

（一）有利于節約管理成上本、減少資源浪費，提高財務管理效率

例如中國電信廣東分公司，每年節約紙張和打印耗材費300余萬元，每年可節省庫房約400萬平方米，每年為廣東分公司節省成本1000萬。會計檔案電子化后將節約大量的辦公紙質和辦公消耗，減少了成本費用負擔，特別是幫助財務人員從瑣碎的檔案管理工作中抽離出來，集中精力處理會計核算和財務管理工作，提高工作效率。

（二）查詢便捷，實現數據共享

從會計記賬憑證到原始憑證，再到會計賬簿，最后到財務報告，將整個財務核算過程進行融合處理，對原有分散化的檔案信息進行再加工處理，建立數據庫結構，所需信息可以直接讀取。同時，打破查檔地域限制，通過“互聯網+”方式實施查詢信息。在合理地授權下，會計檔案管理人員或監督人員可在計算機設備上對歸檔后的電子會計檔案進行靈活方便的查閱。

（三）簡化和規范會計檔案建立和歸檔的流程

通過ERP等各類會計系統對憑證或報表等會計資料進行匯總、查詢和導出的功能，實現通過掃描儀等影像采集設備對大多數紙質原始憑證進行電子化采集技術的應用。大量以往需要手工編制或打印的會計資料現在可以直接在各類會計系統中生成并以電子化形式進行保存，使得電子化的會計檔案資料的建立和歸檔流程更為簡便高效。

（四）有利于財務大數據的發展

新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。

（五）有利于會計監督和檢查

電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。

四、會計檔案電子化管理應堅持的原則

1.安全性：會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需要在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范；二電子檔則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。

2.保密性：會計檔案資料泄密會給公司帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，從而提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規范性：會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。

4.可靠性：會計檔案的保密管理務必保證其真實性和可靠性，尤其電子檔案，應及時做好加密和備份工作，設定相應的訪問修改權限，避免關鍵數據和核心信息被篡改。

5.兼容性：會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。endprint

6.智能性：一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱借閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。

五、會計檔案電子化管理的對策建議

（一）完善會計檔案管理制度

企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，要制訂詳細的執行方案，建立和整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。除根據《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案收集、歸檔的范圍，對本單位產生的會計檔案加以規范。重點應完善信息化會計檔案歸檔制度、保管制度、借閱制度、服務利用制度；完善考核機制、獎懲分明；明確會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序。

（二）加強領導重視，加強組織領導

領導重視是搞好企業會計檔案管理工作的重要前提和關鍵。各級領導應加大人力、財力、物力的投入，使會計檔案管理制度化、科學化、常規化。建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確職責，使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。

（三）注重培養復合型人才

會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能，既需要懂相應會計專業知識，又需要懂檔案專業知識和運用現代化各種管理軟件系統。信息技術的高速發展，科技手段的不斷提高，及時充電是檔案管理人員不可少的工作。企業可以通過每年的輪訓l學習、繼續教育、業務進修、定期與其它企業相互溝通交流，多管齊下培養合格的會計檔案管理人員。

（四）加強會計檔案信息網絡設施建設

建立安全高效的檔案信息系統建設，加強硬件設施建設，及時配備檔案現代化管理所需的計算機、掃描儀、互聯網設備等現代化設備，將財務系統與檔案存放地點有機結合，可以更加高效快捷的使用會計的電子檔案。如企業選擇具有檔案管理輔助功能的電算化軟件，建立會計檔案信息系統，使用戶足不出戶就能進行檔案咨詢查閱、利用。

（五）安全保障系統建設

（1）檔案使用安全。一是對所有會計檔案建立安全保密等級，并設置相應的權限。企業可以為會計電子化檔案建立三到五級的保密等級，規定相關人員只能使用與自己身份相符的等級權限。在進行權限設置時，如果想控制用戶修改權限（防止篡改），可以在用戶打開查閱時，系統自動將各類會計檔案電子文件轉換成SWF文件，這樣的設置可以使用戶只能瀏覽而不能修改會計檔案電子文件。另外，對外源文件必須設置防篡改校驗，并且要定期檢查和更改校驗碼，以保證源文件的安全性。二是從源頭保證歸檔數據的安全性。企業可以利用影像電子化技術（例如ORC應用技術），針對外部取得的相關憑證掃描和驗證，并進行多層管理復合，在源頭上保證歸檔的會計電子檔案的真實性。三是保證會計電子檔案的長期有效性。

（2）IT系統安全。一是保證計算機硬件和備份管理方面的安全性。例如，可以采用目前流行的雙熱設備、負載均衡、安全控制列表、冗余存儲、組合數據備份等計算機系統安全保密技術來保證系統的安全性。二是保證系統的業務安全安全性和應用安全性。在業務安全性方面，系統應設置完善的控制標準，每一項業務的流程都要進行仔細規劃，在系統里面進行確認，對于一些不可以反向操作的地方，要進行嚴格的控制。在應用安全性方面，企業可以參照ERP系統的設計思路，將用戶管理、認證管理等權限進行統一，并且在登錄方面也可以實現實時統一單點登錄，更加保證授權用戶的規范化操作。

（3）內網信息安全。企業應建立強大的內網信息安全管理體系和技術體系，為會計檔案電子化工作奠定了良好的信息安全基礎，為會計檔案電子化工作提供有力的網絡信息安全基礎。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，實現了對會計檔案信息的實時更新、實時查詢、信息共享等功能，滿足了新形式下企業信息化水平和精細化管理需要，為公司提供多維度決策信息，將會帶來一次企業管理和財務工作的變革和提升。endprint